8 Tipps zum Erstellen eines RFP für VR-Anbieter

8 Tipps zum Erstellen eines RFP für VR-Anbieter

Woran erkennt man, dass eine RFP zum Erfolg führt? In diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie eine überzeugende Anfrage für Ihr nächstes VR-Schulungsprojekt schreiben können.

Wie Sie eine qualitativ hochwertige RFP für VR-Anbieter schreiben können

Sie haben wochenlang Anbieter unter die Lupe genommen und ihre Online-Portfolios und Landing Pages durchforstet. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich bemerkbar machen. Das ist vielleicht etwas übertrieben, aber die Auswahl der Anbieter erfordert viel Arbeit hinter den Kulissen, und RFPs sind Ihr erster Kontakt mit VR-Anbieter. Während der Anbieter Sie mit seinen Qualifikationen und fairen Preisen beeindrucken muss, müssen Sie auch sein Interesse wecken. Schließlich können Entwickler bei Projekten durchaus wählerisch sein, vor allem wenn sie sehr gefragt sind. Hier finden Sie 8 Tipps, wie Sie eine erstklassige Anfrage an Anbieter von VR-Schulungsinhalten verfassen können. Genauer gesagt, eine RFP, die Ihnen hilft, den perfekten Outsourcing-Partner zu finden.

8 Bestandteile einer erfolgreichen RFP für VR-Schulungen

1. Beginnen Sie mit einem allgemeinen Überblick

Sie müssen nicht alle Ihre Karten auf den Tisch legen. Aber Sie sollten mit einem groben Überblick über das Projekt beginnen. Was sind zum Beispiel Ihre größten Herausforderungen im Bereich der Schulung? Welche Themen müssen Sie in Ihrer VR-Schulungsstrategie abdecken? Diese Einleitung muss auch einige Hintergrundinformationen über Ihr Unternehmen enthalten. Manche Anbieter entscheiden bereits anhand des ersten Absatzes, ob das Projekt für sie geeignet ist. Sprechen Sie also offen über Ihre Erwartungen und den Projektumfang.

2. Nennen Sie Budget- und Zeitvorgaben

Wie viel können Sie tatsächlich für das Outsourcing von VR-Schulungen ausgeben? Gibt es außerdem irgendwelche Deadlines, die der Anbieter kennen sollte? Ihre RFP sollte immer das Budget und den Zeitrahmen enthalten, damit die Anbieter die Rahmenbedingungen kennen. Außerdem können sie ihre Zeitpläne überprüfen, um zu sehen, ob sie Platz für Ihr Projekt haben. Vielleicht sind sie in diesem Monat bereits ausgebucht, aber Sie brauchen die Arbeit so schnell wie möglich. Ein zusätzlicher Tipp: Geben Sie Ihre maximale Ausgabenobergrenze nicht sofort preis, denn Sie brauchen einen gewissen Verhandlungsspielraum.

3. Formulieren Sie die Ziele, Vorgaben und gewünschten Ergebnisse

Legen Sie die Ziele für ihr VR-Programm am Arbeitsplatz fest. Sie sollten auch die gewünschten Ergebnisse, das Leistungsverhalten und die betreffenden Schwachstellen darlegen. Zum Beispiel geht es bei der Schulung im Bereich Kundenservice um zwischenmenschliche Fähigkeiten und entsprechende Aufgaben. Geben Sie außerdem konkrete Ziele an, damit die Anbieter feststellen können, ob das Programm angesichts des Budgets, der verfügbaren Ressourcen und des Zeitrahmens überhaupt durchführbar ist.

4. Klären Sie die technischen Erwartungen

Wahrscheinlich beauftragen Sie ein VR-Anbieter, weil Sie dessen technisches Know-how wünschen. Dennoch müssen Sie Ihre Hausaufgaben in Bezug auf Software und VR-Trends machen. Zum Beispiel müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, die Inhalte auf diesen Geräten abzurufen. Diesen Abschnitt können Sie auch umfangreich beschreiben und den Anbieter zu einem späteren Zeitpunkt um Rat fragen.

5. Definieren Sie die Leistungen die die VR-Schulung erbringen soll

In diesem Abschnitt beschreiben Sie alle Leistungen, die Sie vom Anbieter der VR-Schulung benötigen. Geben Sie eine kurze Erklärung über die Zielgruppe, die Dauer der Schulung und die Kostenaufstellung. Zum Beispiel sind nur 10% Ihres Budgets für diese JIT-Ressource vorgesehen. Sie können die Anbieter auch um Vorschläge bitten oder ihnen mitteilen, dass die Liste nur eine Anhaltspunkt ist und Sie Ihre Bibliothek nach und nach erweitern möchten. Im Folgenden finden Sie einige VR-Schulungsaktivitäten, die Sie für Ihr Programm in Betracht ziehen können:

• Interaktive Aufgabensimulationen
• Compliance-Tutorials
• 360-Grad-Produktdemonstrationen
• Serious Games zum Aufbau von Fertigkeiten
• Szenarien zur Entscheidungsfindung
• Virtuelle Rundgänge für neue Mitarbeiter

6. Sorgen Sie für volle Klarheit über den Entscheidungsprozess

Die Anbieter müssen über den Entscheidungsprozess und die Folgemaßnahmen informiert sein. Wann werden Sie Ihre Entscheidung treffen und wie werden Sie den Anbieter kontaktieren? Müssen sie zuerst ein Testprojekt durchführen? Sie müssen nicht Ihr gesamtes Bewertungssystem erläutern. Geben Sie den Anbietern lediglich genügend Informationen, damit sie ihre Antworten entsprechend anpassen können. Sie suchen zum Beispiel nach diesen Qualifikationen und Spezialgebieten, und so wird Ihr Team jedes Angebot beurteilen. Vergessen Sie nicht, die Deadlines für die Angebotsabgabe anzugeben. Geben Sie ihnen mindestens vier bis sechs Wochen Zeit, um ihre Angebote einzureichen.

7. Planen Sie Gespräche mit den Top-Kandidaten

Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Ihren Top-Kandidaten, wenn Sie noch Zweifel haben oder einfach nur die Entscheidung fällen wollen. Beginnen Sie mit einigen grundlegenden Fragen zum Arbeitsablauf und zum Hintergrund des Anbieters. Gehen Sie dann auf seine Ideen für die VR-Schulung ein. Sie können auch einige „typische“ Bewerbungsfragen stellen, um einen tieferen Einblick zu erhalten. Was war zum Beispiel die größte Herausforderung bei ihrem letzten Projekt und wie haben sie das Problem gelöst?

8. Schließen Sie einen Vertrag ab

Nachdem Sie die Angebote geprüft und mit den Anbietern gesprochen haben, beginnen die Vertragsverhandlungen. Idealerweise haben Sie sich bereits für einen Outsourcing-Partner entschieden. Nun müssen Sie nur noch den Vertrag prüfen und unterschreiben. Aber zuerst müssen Sie alle Bedingungen und Konditionen überprüfen. Ist der Vertrag wasserdicht formuliert? Sind Sie mit der Liste der zu erbringenden Leistungen zufrieden? Im Zweifelsfall sollten Sie einen Anwalt zu Rate ziehen und/oder um eine Überarbeitung des Vertrages bitten. Es ist auch ratsam, ein weiteres Gespräch mit dem Anbieter zu vereinbaren, um die wichtigsten Punkte zusammenzufassen. Auf diese Weise vermeiden Sie Missverständnisse und kostpielige Rechtsstreitigkeiten zu einem späteren Zeitpunkt.

Zusammenfassung

Beim Verfassen einer guten RFP für VR-Schulungen gibt es keine Zauberformel. Es ist keine präzise Wissenschaft, denn unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Fachkenntnisse. Diese Tipps können Ihnen jedoch dabei helfen, eine RFP zu verfassen, die Ihnen die Auswahl der Anbieter vereinfacht. Sie erhalten nur Antworten von qualifizierten VR-Anbietern, die in Ihrer Preisspanne liegen, da sie alle Projektspezifikationen und technischen Anforderungen in dem Dokument beschreiben haben. So können Sie direkt zum Anbietervergleich, zu Folgegesprächen und Testprojekten übergehen.

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