Wie wähle ich ein LMS für Compliance-Schulungen aus?
Benötigen Sie ein Lern Management System zur Durchführung von Compliance-Schulungen?
Was ist überhaupt ein Lernmanagementsystem für Compliance-Schulungen?
Welche Funktionen benötigen Sie, um sicherzustellen, dass Ihre Schulungsprogramme gut laufen? Und wie können Sie sicher sein, dass Sie über die erforderliche Aufzeichnungen verfügen, um die Folgen einer Nichteinhaltung zu vermeiden?
In diesem Beitrag gehen wir die grundlegenden Elemente eines auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichteten LMS durch und erläutern, wie Sie sich für ein solches entscheiden können.
Was ist ein LMS, dass auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet ist?
Ein Compliance-LMS ist ein LMS wie jedes andere, mit der Ausnahme, dass es über einen Funktionsumfang verfügt, der es ermöglicht, auf die Compliance ausgerichtete Schulungsprogramme durchzuführen. Durch diese Kombination von Merkmalen ist es robust genug, um eine Art von Schulung durchzuführen, die ihrem Wesen nach in ihrem Entwurfs- und Bereitstellungsprozess starr ist.
Um ein LMS zu wählen, dass diese Anforderungen erfüllt, benötigt es zwei Hauptmerkmale: automatisierte Prozesse und genaue Aufzeichnungen.
Erforderliche Merkmale für ein Compliance-LMS
Bei Compliance-Schulungen dreht sich alles um den Prozess und das Ergebnis. Der Prozess muss luftdicht sein, damit die Schulung von allen, die sie absolvieren müssen, innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens erfolgreich abgeschlossen werden kann. Die erstellten Schulungsunterlagen müssen genau und leicht zugänglich sein.
Die Folgen einer Nichteinhaltung sind unterschiedlich und können schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Deshalb ist ein LMS so wichtig. Es minimiert das Risiko menschlicher Fehler und erstellt einen Prüfpfad zum Nachweis der Einhaltung der Vorschriften. Sie können Compliance-Schulungen auch ohne Software durchführen, aber das ist zeitaufwändig und kann zu Fehlern durch menschliches Versagen führen.
Compliance-fokussierte Funktionen erklärt
Ein Compliance-LMS muss über den richtigen Funktionsumfang verfügen, um Ihren Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Hier ist eine einfache Checkliste mit Funktionen, die Ihnen bei der Auswahl eines LMS helfen soll, dass für Ihren Zweck geeignet ist.
SCORM-konformes System: SCORM ist der Industriestandard für eLearning. Das Format der Ergebnisse von SCORM-Kursen wird in der Regel von den für die Richtlinieneinhaltung zuständigen Gremien anerkannt und verstanden.
Berichterstattung: Die Fähigkeit zur Überwachung des Schulungsfortschritts, der Kursabschlüsse und der Zertifizierung ist ein Muss für alle Schulungsprogramme. Bei Compliance-Schulungen sollten Sie diesen Prozess automatisieren, so dass die Berichterstattung in regelmäßigen, festgelegten Intervallen erfolgt, um etwaige Probleme im Prozess frühzeitig zu erkennen und Risiken zu minimieren.
Planmäßige Berichte an die wichtigsten Interessengruppen und Systeme sind hier von entscheidender Bedeutung, da sie den Berichterstattungsprozess automatisieren – um sicherzustellen, dass er definitiv durchgeführt wird.
Gruppen für Abteilungen: Nicht jeder kommt für bestimmte Kurse in Frage. Machen Sie es einfacher zu erkennen, wer sich einschreiben sollte, indem Sie Gruppen auf der Grundlage von Abteilungen, Rollen usw. bilden. Die Zuweisung von Managern zur Überwachung von Gruppen fügt eine weitere Ebene der Überwachung hinzu, wenn sie überprüfen, wie ihre Teams mit den Kursen vorankommen und bevorstehende Termine einhalten.
Einzel-Anmeldung: Das Vergessen von Passwörtern ist ein Problem für diejenigen, die versuchen, Trainingsprogramme abzuschließen. Beseitigen Sie dieses Problem, indem Sie den Zugriff auf das LMS über SSO erlauben.
Mobiler Zugang: Ihr LMS sollte leicht auf mobilen Geräten genutzt werden können, so dass Compliance-Kurse jederzeit und überall absolviert werden können.
Abgabetermine: Compliance-Kurse müssen innerhalb bestimmter Zeitrahmen abgeschlossen werden. Sie müssen Fälligkeitstermine festlegen und diese an Ihre Mitarbeiter kommunizieren. Sie können die Häufigkeit der Erinnerungen abhängig davon festlegen, wie nah die „Frist“ ist.
Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatisierte Benachrichtigungen stellen sicher, dass jeder, der kontaktiert werden muss, zur richtigen Zeit erreichbar ist. Diese Funktion ist wahrscheinlicher die wichtigste, wenn es darum geht, die Lernenden durch ihre Schulung zu bringen.
Zertifizierung/Rezertifizierung: Sobald ein Lernender seine Schulung abgeschlossen hat, erhält er ein Zertifikat. Diese Zertifikate dienen als Formalisierung, dass die Ausbildung erfolgreich abgeschlossen wurde. Eine LMS sollte diese Zertifikate automatisch ausstellen und auch einen Rezertifizierungsprozess durchführen, bei dem der Lernende vor Ablauf seines Zertifikats in die Kurse eingeschrieben und über diese informiert wird.
Wie man den Auswahlprozess angeht
Um ein LMS auszuwählen, dass alle oben genannten Aufgaben erfüllt, empfehlen wir Ihnen, jedes mögliche System im Rahmen des Auswahlverfahrens einem Test zu unterziehen. Stellen Sie zu Beginn Ihre Anforderungen unter dem Gesichtspunkt der Compliance dar. Übersetzen Sie dann die Aktionen, die stattfinden müssen, in einen Workflow. In einem Pilotkurs wird getestet, ob diese effektiv und effizient durchgeführt werden kann.
Durchführung eines Pilotkurses zum Testen von Arbeitsabläufen
Die Durchführung eines Pilotversuchs ist eine gute Möglichkeit, um festzustellen, ob das betreffende LMS Ihren Anforderungen entspricht.
Wenn Sie eine Miniversion Ihres Schulungsprogramms erstellen und es auf Herz und Nieren prüfen, werden Sie genau sehen, wo der Arbeitsablauf zusammenbricht.
Achten Sie darauf, den Kurs so einzurichten, dass Benachrichtigungs- und Erinnerungs-E-Mails verschickt werden und dass Sie den gesamten Prozess – von der Anmeldung bis zur Zertifizierung – überwachen.
Die wichtigsten Schritte:
- Ein Lernender wird in den Kurs eingeschrieben.
- Eine Benachrichtigungen wird an Ihre Lernenden gesendet.
- An Lernende, die Ihre Ausbildung nur langsam abschließen, wird eine Erinnerung verschickt. Eine Erinnerung wird in einem festgelegten Zeitraum vor dem fälligen Kurs versandt.
- Benachrichtigungen über den Abschluss von Kursen werden gesendet.
- Die Lernenden erhalten Abschlusszertifikate.
- Ad-hoc/geplante Berichte werden durchgeführt.
- Die erneute Einschreibung erfolgt vor Ablauf des Zertifikats.
- Der Rezertifizierungsprozess beginnt automatisch von neuem.
- Ein Bericht wird zeigen, welche Lernenden nicht zertifiziert sind/sich dem Ablaufdatum nähern.
Ein zuverlässiger Prozess
Die Durchführung von Compliance-Schulungen sollte Ihnen nur sehr wenig manuellen Aufwand abverlangen. Das letztendliche Ziel ist die Schaffung eines Prozesses zur Verwaltung und Durchführung von Compliance-Schulungen, der frei von menschlichen Fehlern ist. Und der zusätzliche Vorteil ist ein wartungsarmer, effizienter Weg zur Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften, für Sie und Ihr Unternehmen.
Um dies zu erreichen, benötigen Sie ein LMS, dem Sie vertrauen können. Entscheiden Sie sich für ein zuverlässiges, seriöses LMS, indem Sie mehrere auf Herz und Nieren prüfen und die Arbeitsabläufe in jedem einzelnen testen, bevor Sie sich für ein LMS entscheiden.
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