Wie Sie Ihr Schulungsprogramm für Compliance aufbauen

Wie Sie Ihr Schulungsprogramm für Compliance aufbauen

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Schulungen zugänglich und einheitlich sind, besteht darin, sie über ein stabiles LMS bereitzustellen. Mit einem guten System können Sie nicht nur die Inhalte präsentieren, sondern auch den Fortschritt verfolgen und die Wirksamkeit des Kurses ermitteln.

Aufbau eines Schulungsprogramms zur Compliance von der Pike auf

Sobald Sie die Bedeutung von Compliance-Schulungen erkannt haben und wissen, welche Arten von Schulungen für Ihre Mitarbeiter in Frage kommen, besteht der nächste Schritt darin, sie durchzuführen. Standardschulungen zu Compliance können in einigen Bereichen eine gute Option für Sie sein, aber Sie sollten sich auch überlegen, ob Sie nicht eine individuelle Schulung erstellen wollen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens am besten gerecht wird.

Wenn Sie bereit sind, Ihre eigene Schulung zu erstellen, sollten Sie drei Dinge beachten:

1. Was in die Schulung aufgenommen werden soll.
2. Wie Sie Ihre Schulung durchführen wollen.
3. Wie Sie die Wirksamkeit der Schulung ermitteln können.

Was in die Compliance-Schulung gehören sollte

Einiges von dem, was Sie in die Schulung einbauen, wird selbstverständlich sein. Es gibt Regeln und Vorschriften sowie bewährte Verfahren, die durch Compliance-Gesetze vorgeschrieben sind. Zusätzlich zu den vorgeschriebenen Inhalten sollten Sie aber auch Elemente einbeziehen, die den Mitarbeitern helfen, Informationen zu lernen und zu verinnerlichen. Denken Sie an Folgendes:

Der Kontext

Geben Sie den Kontext an, damit die Lernenden verstehen, wie und warum der Inhalt ihre Arbeit betrifft. Zum Beispiel:

• Greifen Sie auf Beispiele aus der Praxis zurück, um Richtlinien und Verfahren zu veranschaulichen.
• Veranschaulichen Sie Grundsätze anhand von Fallbeispielen oder Szenarien, die den Lernenden vertraut sind.
• Lassen Sie die Mitarbeiter in Rollenspielen üben, Probleme im Zusammenhang mit Vorschriften zu erkennen und darauf zu reagieren, indem sie Situationen nachspielen, in die sie tatsächlich geraten könnten.

Diese Art von Kontext trägt dazu bei, die Bedeutung des Inhalts zu verdeutlichen. Außerdem werden die Inhalte dadurch einprägsamer, da die Lernenden sie in konkreten Anwendungsfällen sehen können.

Besonderheiten

Die Mitarbeiter müssen für die Einhaltung von Vorschriften motiviert werden. Aber sie müssen auch wissen, wie sie dies tun können. Der Kontext ist eine gute Grundlage, um die Mitarbeiter für Ihre Schulung zu begeistern. Aber Sie müssen auch das Wesentliche vermitteln. Decken Sie die Grundlagen ab, indem Sie Fragen beantworten wie:

• Wie lauten die Regeln?
• Wie sehen Verstöße aus?
• Wie sollten die Mitarbeiter reagieren, wenn sie einen Verstoß sehen?

Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie sie Probleme beheben und ordnungsgemäß melden können.

Beispiele

Oft lassen sich schwierige Inhalte leichter vermitteln, wenn man sich an den Grundsatz „show don’t tell“ hält, der für gutes Schreiben steht. Wenn Sie die Verfahren für den sicheren Umgang mit gefährlichen Stoffen oder den Betrieb von Maschinen im Text darlegen, kann dies Raum für Interpretationen oder Missverständnisse lassen. Zeigen Sie die Verfahren stattdessen in einem hilfreichen Video.

In ähnlicher Weise können schwierige Themen wie die Reaktion auf Datenschutzverletzungen oder die Navigation in HR-Systemen in schriftlichen Form flach oder unklar wirken. Wenn Sie sie jedoch mit einem Video oder einer lehrreichen Animation zum Leben erwecken, können die Lernenden die entsprechenden Verbindungen herstellen.

Übungen

Die Umsetzung von Fähigkeiten und Ansätzen in die Praxis hilft den Lernenden nachweislich dabei, Schulungsinhalte zu verstehen und zu verinnerlichen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, den Inhalt wirklich zu vertiefen, indem Sie ihnen Gelegenheiten bieten, ihr Verständnis zu testen.

Bei Compliance-Schulungen wird häufig eine Art Test verlangt, um nachzuweisen, dass die Schulung abgeschlossen wurde. Aber Sie können über die einfachen Highlights hinausgehen, die die Erinnerung um den Inhalt testen. Bieten Sie Bewertungen oder Rollenspiele an, die auch die Anwendung testen. Ein Beispiel: „Ein Kunde hat sich gerade an Sie gewandt, weil er befürchtet, dass seine Kontodaten missbraucht worden sind. Sie überprüfen das und stellen fest, dass sich jemand angemeldet hat, der nicht der Kunde war. Was tun Sie als nächstes?“

Wenn Mitarbeiter auf bestimmte Szenarien mit den richtigen Informationen reagieren, geht es um mehr als nur um das Erinnern. Sie nutzen tiefere Denkfähigkeiten, die das Gedächtnis und ein umfassenderes Verständnis auslösen.

Wie man Compliance-Schulungen durchführt

Online-Schulungen sind ein effizienter und effektiver Weg, um Ihre Lernstrategie konsequent umzusetzen und zu pflegen. Die Häufigkeit der Schulungen – einschließlich regelmäßiger Kurse und des Onboardings neuer Mitarbeiter – und die Bequemlichkeit des Lernens zu jeder Zeit und an jedem Ort für große oder Remote-Teams haben es zu einem Standard gemacht.

Die Online-Schulung erfordert ein stabiles Lernmanagementsystem (LMS), das die Durchführung, Bewertung, Verfolgung und das Follow-up unterstützt. Suchen Sie ein System, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter anmelden, ihre Interaktionen registrieren und ihren Lernfortschritt bewerten können. Ein gutes LMS hostet nicht nur Ihre Schulungsinhalte, sondern kann Ihnen auch helfen:

Zeitplan für Schulungen

Wie bereits erwähnt, sind Compliance-Schulungen keine einmalige Ereignisse. Sie benötigen ein System, das regelmäßige Termine für jährliche Schulungen anbietet und erforderliche Schulungen für neue Mitarbeiter außerhalb des Zeitplans einbezieht. Viele Lernmanagementsysteme können Zeitpläne erstellen und diese an die Lernenden weitergeben. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, sich für einen Kurs anzumelden, oder um sie zum erfolgreichen Abschluss eines Kurses zu motivieren.

Bewerten und Verbessern der Lernerfahrung

Sie können die LMS-Funktionen auch nutzen, um Tests und Umfragen zu versenden, nachdem ein Teilnehmer einen Kurs abgeschlossen hat. Durch diese Maßnahmen erfahren Sie, was in Ihrer Schulung funktioniert und was nicht, und Sie können bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Dokumentieren Sie den Abschluss der Compliance-Schulung

Die Verfolgung des Fortschritts ist für die Compliance-Schulung von entscheidender Bedeutung. Sie müssen protokollieren, dass Ihre Mitarbeiter bestimmte Kurse absolviert haben. Sie wollen wissen, dass die Mitarbeiter ihre Schulungen zum vorgesehenen Zeitpunkt absolvieren. Aber Sie wollen auch wissen, ob sie das neue Wissen verstehen und anwenden.

Die Daten, die Sie über Ihr LMS sammeln können, sind von unschätzbarem Wert für den Aufbau Ihres Schulungsprogramms. Und das bringt uns zum letzten Punkt dieses Kapitels: Wie stellen Sie sicher, dass die Schulung die gewünschte Wirkung hat.

Wie man die Effektivität von Schulungen ermittelt

Eine im Jahr 2018 durchgeführte Umfrage zum Thema Ethik und Compliance hat ergeben, dass 32% der Unternehmen nicht ermitteln, wie gut ihre Compliance-Programme funktionieren. Wenn Sie das nicht tun, überlassen Sie einen großen Teil des Erfolgs Ihres Unternehmens dem Zufall. Ihre Schulungen sollten Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen zugutekommen. Um dies zu gewährleisten, müssen Sie wissen, wie Ihre Schulungsmaßnahmen verlaufen. Sie können sich ein gutes Bild davon machen, indem Sie Ihr LMS nutzen, um einige nützliche Daten zu erfassen. Schauen Sie sich nicht nur die Abschlussquoten und die Bewertungsergebnisse an.

Überprüfen Sie beispielweise, wie schnell die Mitarbeiter ihre Schulungen abschließen und welche Inhalte am beliebtesten sind. Sie können auch ein Gefühl dafür bekommen, wie gut sich die Inhalte auf das tatsächliche Verhalten am Arbeitsplatz übertragen lassen. Führen Sie Umfragen durch, um festzustellen, ob die Mitarbeiter ihre Schulungen für nützlich halten. Wenden Sie sich an Führungskräfte und Kollegen mit Umfragen zu den von ihnen beobachteten Leistungen, die auf die Inhalte abgestimmt sind.

Zusammenfassung

Der erste Schritt zum Aufbau eines tollen Schulungsprogramms besteht darin, zu wissen, was man in das Programm packen will. Machen Sie den Inhalt durch Kontext und spezifische Anweisungen verständlich. Sorgen Sie für einen Bezug, indem Sie Ihren Mitarbeitern lebensnahen Beispiele und Gelegenheiten zum Üben geben.

Und wenn Sie wirklich wollen, dass Ihre Mitarbeiter ihr Verhalten ändern, sollten Sie sich mit den Funktionen Ihres LMS und der Gestaltung von Schulungen etwas intensiver beschäftigen. Wenn Sie Ihre Ressourcen nutzen, um Ihre Schulungen ansprechend zu gestalten, ist das ein todsicherer Weg, um die Mitarbeiter für die Einhaltung der Compliance-Bestimmungen zu gewinnen.

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