Wie Sie erfolgreich einen Zeitplan für Ihren Onboarding-Prozess erstellen können

Wie Sie erfolgreich einen Zeitplan für Ihren Onboarding-Prozess erstellen können

Ganz gleich, ob Sie Inhalte outsourcen oder intern entwickeln – das Timing ist entscheidend. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen genauen Zeitplan für den Onboarding-Prozess in Ihrer L&D-Abteilung erstellen können.

Setzen Sie einen realistischen Zeitplan für Ihren Onboarding-Prozess

Jeder spricht über Budgets und Ziele, aber einer der wichtigsten Aspekte des Onboarding-Prozesses ist die Zeit. Wie lange braucht Ihr L&D-Team, um Inhalte zu erstellen und zur Verfügung zu stellen sowie die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen? Dieser Zeitplan muss auch die Front-End-Benutzer berücksichtigen. Brauchen sie eine Woche, um sich an die Schulungsplattform zu gewöhnen und grundlegende Zertifizierungen zu absolvieren? Der Zeitplan für den Onboarding-Prozess wirkt sich auf alle anderen L&D-Aktivitäten aus. Längere Zeitfenster bedeuten zum Beispiel mehr Arbeitsstunden und zusätzliche Ressourcen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie dabei helfen, einen realistischen Zeitplan für die Schulung neuer Mitarbeiter zu erstellen.

Tipps zum Festlegen eines Zeitplans für den Onboarding-Prozess

1. Holen Sie Feedback vom Team ein

Wenn Sie nicht an jeder einzelnen Aufgabe selbst beteiligt sind, benötigen Sie das Feedback Ihres Teams, um einen genauen Zeitplan für den Onboarding-Prozess zu erstellen. Sie können Ihnen sagen, wie viel Zeit jede Phase des Projekts in Anspruch nehmen wird (geschätzte Zeit) und welche Ressourcen sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Auf diese Weise können sie auch die Outsourcing-Ziele und -Leistungen präzisieren. Es kann zum Beispiel sein, dass sie nicht in der Lage sind, zusätzliche Arbeit zu übernehmen. In diesem Fall müssen Sie den Umfang des Outsourcings um die Aktivitäten erweitern, die der Anbieter von benutzerdefinierten Inhalten übernehmen muss.

2. Ziele und Ergebnisse neu bewerten

Einige Ihrer derzeitigen Ziele sind möglicherweise nicht mehr relevant, während andere in den Lehrplan für das Onboarding aufgenommen werden müssen. Bewerten Sie Ihre Strategie neu, um sicherzugehen, dass die Ergebnisse immer noch dieselben sind, und passen Sie sie auf der Grundlage neuer Richtlinien, Protokolle usw. an. Auf diese Weise ersparen Sie sich den Ärger, den Zeitplan für den Onboarding-Prozess mitten in der Entwicklung oder Implementierung ändern zu müssen. Sie optimieren auch Ihr L&D-Budget, indem Sie Ihren Schulungsbedarf nach Prioritäten ordnen. Möglicherweise können Sie bestimmte Schulungsthemen auslassen und sich auf diejenigen konzentrieren, die sich direkt auf Ihre Gewinnspanne auswirken.

3. Planen Sie die einzelnen Schritte

Legen Sie alle Schritte fest und unterteilen Sie sie in einzelne Zeitblöcke. Sie können sogar noch weiter gehen und jede Phase des Projekts in einzelne Komponenten unterteilen. Zum Beispiel muss Ihr L&D-Team ein Modul zum Thema Compliance erstellen. Alternativ können Sie ein Storyboard entwickeln, um einen visuellen Fahrplan für den gesamten Prozess zu erhalten. Dieser Zeitplan sollte alles von der ersten Phase bis zur Weiterbetreuung nach der Veröffentlichung enthalten. Dazu gehört z. B. auch das Analysieren von Nutzerdaten und Assessment-Ergebnissen. Je detaillierter die Schritte sind, desto besser. So können Sie jeden Teilschritt des Prozesses einschätzen und wissen, welche Tools/Teammitglieder erforderlich sind.

4. Ermitteln Sie potenzielle Verzögerungen

Es besteht immer das Risiko von Verzögerungen bei Projekten. Das Geheimnis besteht darin, diese zu erkennen, damit Sie im Voraus planen und lange Verzögerungen vermeiden können. Natürlich können Sie nicht in die Zukunft blicken und jeden einzelnen Stolperstein aufdecken. Aber Sie können Feedback von Ihrem L&D-Team einholen, um mögliche Risiken in Bezug auf den Zeitplan für das Onboarding Ihrer Mitarbeiter aufzudecken.

Es ist unmöglich, jedes Risiko vorherzusagen, also halten Sie sich an realistische Verzögerungen, die vermeidbar sind. Ihr Team braucht zum Beispiel ein paar Tage, um sich an das neue LMS oder Authoring-Tool zu gewöhnen. Anstatt sie zu zwingen, die Funktionen in zwei Tagen zu beherrschen, geben Sie ihnen eine gute Woche Zeit, um sich daran zu gewöhnen. Erstellen Sie dann eine Backup-Strategie für die naheliegendsten Hindernisse. Dazu sollten sowohl Verzögerungen bei der Backend-Entwicklung als auch solche gehören, die bei der Front-End-Implementierung auftreten.

5. Planen Sie häufige Fortschrittskontrollen

Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen, bei denen Sie die Fortschritte des Teams beurteilen und/oder Ihren Onboarding-Prozess als Ganzes neu bewerten können. Sie könnten sich einmal pro Woche mit Ihrem L&D-Team zusammensetzen und nachfragen, ob mehr Ressourcen benötigt werden oder ob der aktuelle Zeitplan geändert werden muss. Das Gleiche können Sie auch für die Schulungsteilnehmer tun. Melden Sie sich regelmäßig bei ihnen, um ihr Feedback einzuholen. Deckt das Onboarding-Programm alle Defizite der Mitarbeiter ab? Müssen Sie mehr JIT-Unterstützung anbieten? Ist das LMS für sie einfach zu bedienen? Ein Zeitplan für den Onboarding-Prozess sollte sich an neu auftretende Defizite und Schulungsherausforderungen anpassen lassen.

6. Kalkulieren Sie Outsourcing-Aufgaben mit ein

Der Zeitplan für das Onboarding Ihrer Mitarbeiter muss auch Outsourcing-Aufgaben umfassen. Das sind Aufgaben, die der eLearning-Anbieter eigenständig erledigen wird. Wie viel Zeit sollten Sie für jede Phase einplanen? Gibt es Meilensteine, die Sie berücksichtigen müssen, und sind diese flexibel oder in Stein gemeißelt? Ist Ihr Zeitplan in Anbetracht der aktuellen Arbeitsbelastung des Anbieters realistisch? Möglicherweise arbeiten sie gerade an anderen Projekten und brauchen 2 Wochen länger, um Ihre erste Aufgabe zu erledigen. In diesem Fall müssen Sie sich einen anderen Anbieter suchen, falls Sie unter Zeitdruck stehen, oder Ihren Zeitplan an die Verfügbarkeit des Anbieters anpassen.

7. Stimmen Sie die Teams aufeinander ab

Wenn Sie einen Teil Ihrer Mitarbeiterschulungen outsourcen, empfiehlt es sich, zu überprüfen, ob die Teams aufeinander abgestimmt sind. Das heißt, deren Team und Ihre L&D-Abteilung. Sind sich alle über ihre Rollen im Klaren? Wissen sie, welche Aufgaben im Onboarding-Prozess vor und nach ihren Aufgaben kommen? Was passiert, wenn sich ein Auftrag verzögert, was sich auf den Workflow des Outsourcing-Partners auswirkt? Und andersherum? Die Bedingungen sollten schriftlich festgehalten werden, aber es ist auch von Vorteil, ein gemeinsames Meeting abzuhalten. Nur so sind alle auf einer Wellenlänge und verstehen die Kommunikations- und Kooperationsrichtlinien.

Zusammenfassung

Denken Sie daran, dass Ihr Onboarding-Zeitplan flexibel, aber nicht chaotisch sein sollte. Bewerten Sie die damit verbundenen Risiken, damit Sie einen Notfallplan haben, und halten Sie Meetings ab, um die Fortschritte des Teams zu bewerten. Lassen Sie im Zeitplan etwas Spielraum für unerwartete Verzögerungen, aber sorgen Sie auch für Maßnahmen, um diese zu verhindern. Außerdem sollte es einen Projektleiter geben, der das Projekt überwacht und dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Kurs bleiben. Er sollte sich beispielsweise an Teammitglieder wenden, die zusätzliche Ressourcen benötigen, oder die Meilensteine anpassen, wenn sie auf ein Problem stoßen.

Unser Team an E-Learning Experten bietet Ihnen zuerst eine umfassende Beratung und konzeptionelle Schritte für Ihre E-Learning-Plattform.

Unser Ziel: Ihnen das beste Resultat zu liefern, von Anfang an.
Ihre Lernenden zu begeistern und zu engagieren. Lösungen zu entwickeln die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen.

Wir sind Experten für E-Learning Technologie. Wählen Sie uns, um Ihre kundenspezifische LMS Lösungen anzubieten.