Wie schult man Mitarbeiter für ein neues System?

Young businessman working on computer in the office
03
Nov

Wie schult man Mitarbeiter für ein neues System?

5 grundlegende Strategien, die beim Aufbau eines effektiven Software-Schulungsprogramms helfen können.

Wie schult man Mitarbeiter für ein neues System?
Wie schult man Mitarbeiter für ein neues System?

Effektive Software-Schulung

Haben Sie in in letzter Zeit in ein neues ERP- oder CRM-System oder in eine einfache HR- oder Lohnbuchhaltungslösung investiert? Unternehmen investieren heute zunehmend in neue Systeme und Technologien. Die Pandemie scheint die Einführung von Technologien, insbesondere von Cloud-Technologien, weiter beschleunigt zu haben. Und das ist definitiv spannend.

Die Kehrseite der Medaille ist jedoch, dass die Unternehmen weltweit eine schlechte Akzeptanz von Technologien aufweisen. Doch warum ist das ein Problem? Wenn Unternehmen nicht das volle Potenzial des neuen Systems ausschöpfen, führt dies zu einem schlechten ROI. Die neuen Systeme, die vielleicht nach reiflicher Überlegung und mit großem Eifer eingeführt wurden, bringen einfach nicht den erwarteten Nutzen. Eine unzureichende Akzeptanz wird zu einem Hindernis für eine erfolgreiche Umstellung und hält nicht, was sie verspricht, nämlich verbesserte Arbeitsabläufe zu liefern.

Eine unzureichende Akzeptanz oder ineffiziente Nutzung neuer Systeme ist mit hohen Kosten verbunden. Die unmittelbarsten und direktesten Kosten sind die Kosten für den Betrieb des Systems selbst. Hinzu kommen die Kosten für Anpassung, Implementierung und Konfiguration, Wartung, Support und Schulung, was die Gesamtkosten jeder neuen Systemimplementierung in die Höhe treibt.

Wenn diese Kosten in Ihrer Kostenbilanz auftauchen, können Unternehmen nicht das volle Potenzial der Umstellung oder Veränderung ausschöpfen, was die Gesamtkosten und Ausgaben in die Höhe treibt. Denken Sie an die Kosten, die mit einer nicht optimalen Nutzung neuer Systeme, Verfahrensfehlern und Ineffizienzen verbunden sind, die sich in der Lernphase der Mitarbeiter zeigen. Einiges davon ließe sich unmöglich kalkulieren. Wenn man also die fiktiven Kosten hinzurechnet, kommt man auf die immensen Kosten der Einführung eines neuen Systems. Die erfolgreiche Einführung eines neuen Systems zu gewährleisten, ist daher für ein Unternehmen ein offensichtliches Gebot. Wie kann also ein besserer ROI gewährleistet werden?

Herausforderungen und Hindernisse

2 Herausforderungen und Hindernissen, mit denen Unternehmen bei der Systemeinführung konfrontiert werden:

1. Fehlende Überlegungen, Strukturen und Investitionen in den Einführungsprozess

Ein technologischer Wandel ist mehr als nur die Installation von Software und die Erwartung, dass die Mitarbeiter sie annehmen und verinnerlichen; es ist ein Wandel. Unternehmen versäumen es oft, der „mentalen“ Veränderung, die stattfinden muss, die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken. Menschen sind Gewohnheitstiere. Um sie dazu zu bringen, neue Technologien anzunehmen, obwohl sie mit den bestehenden Methoden vertraut sind, bedarf es einer sorgfältigen und aufmerksamen Planung.

2. Mangel an angemessener und geeigneter Schulung und Unterstützung

Schulungen können oft über Erfolg oder Misserfolg einer Umstellungsinitiative entscheiden. Wenn die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, die neue Technologie in vollem Umfang zu nutzen, können Unternehme nicht den gewünschten Nutzen aus den neuen Systemen ziehen.

Kombinieren Sie es mit dem Bedarf

Heutzutage ist das Tempo des digitalen Wandels enorm. Ob es sich um neue Systeme oder Software, Upgrades oder Release-Zyklen handelt, der digitale Wandel ist unvermeidlich und in die heutigen Geschäftsabläufe integriert. Das bedeutet, dass Effizienz und Kompetenz gefragt sind. Die Mitarbeiter müssen kompetent und schnell sein, um das Beste aus den digitalen Initiativen herauszuholen. Unternehmen müssen versuchen, eine Kultur der Akzeptanz zu schaffen, wenn neuere Systeme zur Norm werden.

Wie also schult man Mitarbeiter für ein neues System?

5 Strategien, die beim Aufbau eines effektiven Systemschulungsprogramms helfen können

1. Den Wandel einleiten

Jede Einführung geht Hand in Hand mit einer kulturellen und organisatorischen Umstellung. Die Mitarbeiter müssen das Gesamtbild sehen und die geschäftlichen Faktoren verstehen. Erklären Sie ihnen, wie die Technologie ihnen und dem Unternehmen insgesamt helfen kann. Führen Sie Ihre Mitarbeiter kulturell an die Umstellung heran, lange bevor Sie sie mit der Technologie vertraut machen. Informieren Sie die Mitarbeiter über den Prozess und sorgen Sie für eine frühzeitige Beteiligung, damit die Bereitschaft gewährleistet ist.

Unterstützung durch die Geschäftsführung, E-Mails, Veranstaltungen, Videos und Umfragen sind hervorragende Instrumente für das Onboarding. Setzen Sie den richtigen Zeitpunkt und bauen Sie die Dynamik auf. Vermeiden Sie Stress und Frustration, indem Sie den Prozess reibungslos und transparent gestalten.

Denken Sie daran, dass die Entscheidung über den Kauf eines Systems zwar von den Geschäftsführern getroffen wird und den Beginn einer Reise markiert, der Erfolg der Einführung jedoch von den Endbenutzern abhängt.

2. Bieten Sie die richtige Schulung zur richtigen Zeit an

Die Software wird zwar immer intuitiver und benutzerfreundlicher, und die Benutzer sind heute digital bewandert und technisch versiert, aber dennoch hängt viel vom richtigen Schulungsprogramm ab.

Sie sollte von Anfang an einen klaren, ganzheitlichen Schulungsplan und eine entsprechende Strategie haben. Verwenden Sie für Ihre System- oder Softwareschulungen einen strukturierten, sorgfältig ausgearbeiteten Designansatz.

Effektive Software-Schulungen sind relevant und motivierend.

  • Relevanz: Mitarbeiter merken sich Informationen, wenn sie für sie von Bedeutung sind. Erwachsene lernen und merken sich am besten, wenn die Informationen von unmittelbaren Nutzen sind und die erworbenen Fähigkeiten angewendet werden können.
  • Motivierendes Format: Ein 60-seitiges Handbuch, ein dreistündiger Kurs oder eine virtuelle Sitzung, ein Chatbot, ein Coach usw. tragen nicht dazu bei, dass sich die meisten Nutzer auf eine Reise anlassen, auf die sie sich freuen würden. Erwachsene lernen am besten, wenn sie einbezogen werden; sie „sehen“ und üben. Verwenden Sie den Ansatz „Erklären – Zeigen – Tun“. Ein höherer Grad an Immersion sorgt für ein größeres Interesse der Lernenden und eine bessere Behaltensleistung.

Sorgen Sie für die Möglichkeit, Systemdemonstrationen anzusehen und bieten Sie reichlich Übungsmöglichkeiten. Die Übungsmodi können auch überwacht werden, um aufschlussreiche Analysen der Systemaspekte zu erhalten, die den Benutzern klar sind, und derjenigen, bei denen die Benutzer möglicherweise Probleme haben. Dies kann helfen, die Bemühungen in die gewünschte Richtung zu lenken.

Die Vergessenskurve legt nahe, dass Benutzer 90% des Gelernten innerhalb eines Monats vergessen. Planen Sie Ihre Schulungen also richtig. Mitarbeiter einen Monat im Voraus zu schulen, ist wahrscheinlich eine Verschwendung von Zeit und Mühe.

3. Planen Sie ausreichend Zeit ein

Da es immer mehr neue Dinge zu lernen gibt und die Arbeitszeiten immer länger werden, wird die Schulung oft zu einer lästigen Pflicht, also planen Sie ausreichend Zeit ein. Schulungen, die zu einem Zeitpunkt angesetzt werden, an dem Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich beschäftigt sind, führen dazu, dass die Mitarbeiter eher unfreiwillig teilnehmen. Ebenso erhöhen Schulungen, die kurz vor oder nach der Systemeinführung angesetzt werden, den unnötigen Druck auf die Benutzer, das System schnell zu beherrschen.

4. Sorgen Sie für die Verfügbarkeit und eine leichte Zugänglichkeit

Mitarbeiter benötigen oft die Zeit von Vorgesetzen, Kollegen oder anderen Personen, um Hilfe zu erhalten oder um im Hilfebereich des Systems nachzuschlagen. Dieser Verlust an gemeinsamer, produktiver Zeit führt zu zusätzlichen Verzögerungen und Kosten. Der Zweck der Technologie ist es, Ineffizienzen zu beseitigen, aber wenn die richtige Schulung fehlt, erreicht sie genau das Gegenteil. In-App-Schulungen oder Just-in-Time-Schulungen mit Mikro-Lernmodulen funktionieren am besten. Halten Sie die Schulung kontextbezogen und spezifisch. Einen rollen- oder funktionsbasierte Struktur überfordert den Benutzer nicht mit Informationen, die er möglicherweise nicht braucht. Wenn sie in spezielle Module mit klar definierten Lernzielen gegliedert sind, können die Benutzer leicht auf die erforderlichen Schulungen zugreifen.

5. Es ist keine einmalige Initiative

Wirksame Schulungsprogramme müssen kontinuierlich durchgeführt werden. Informationen gehen im Laufe der Zeit verloren, wenn nicht versucht wird, sie erneut zu vermitteln. Um die Nachhaltigkeit zu gewährleisten, sollte ein Schulungsplan in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Verwenden Sie dabei Methoden wie Tests, Videos, E-Mails, Q&As und Follow-up-Sitzungen. Wenn der Rhythmus richtig gewählt wird, können diese Maßnahmen eine wirksame Möglichkeit sein, Informationen zu wiederholen und zu vertiefen.



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