Wie man ein hybrides Onboarding-Programm für Mitarbeiter entwickelt: 5 Tipps und Strategien

Wie man ein hybrides Onboarding-Programm für Mitarbeiter entwickelt: 5 Tipps und Strategien

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie ein hybrides Onboarding-Programm entwickeln können. Angefangen bei der Bedeutung eines guten Onboarding-Erlebnisses bis hin zu der Frage, wie Ihr Programm aussehen sollte, finden Sie hier 5 Tipps und Strategien, wie Sie neuen Mitarbeitern das nötige Engagement und Vertrauen vermitteln können.

Tipps und Strategien für hybrides Onboarding

Die Rekrutierung von Spitzenkräften ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensentwicklung. Sie müssen aber auch einen effektiven Onboarding-Prozess haben, um den maximalen Nutzen aus Ihren Rekrutierungsmaßnahmen ziehen zu können. Zahlen belegen, dass die Verbesserung des Onboarding-Erlebnisses zu einer höheren Mitarbeiterbindung, einem besseren Engagement und einer geringeren Zeitspanne bis zur Erlangung von Fachkenntnissen führt.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung darstellen – dies gilt insbesondere für hybride Arbeitsumgebungen. Da Unternehmen mittlerweile immer häufiger auf hybride Arbeitsumgebungen umsteigen, müssen L&D- und HR-Teams neue und konsequente Wege finden, um sowohl Mitarbeiter, die im Büro arbeiten, als auch solche, die von zu Hause aus arbeiten, in das Unternehmen zu integrieren.

Gleichzeitig muss Ihr Onboarding-Prozess flexibel und anpassungsfähig sein und sollte sich an die derzeitigen und zukünftigen Veränderungen in der Arbeitsweise anpassen.

Warum ein gutes Onboarding-Erlebnis für hybride Teams wichtig ist

Der Start in einen neuen Job ist immer etwas anstrengend, ganz gleich, ob man in einem Büro vor Ort oder in einem Remote-Team arbeitet. Es gibt so viele neue Dinge zu lernen und sich daran zu gewöhnen, und es kann eine Weile dauern, bis man sich zurechtfindet. Deshalb ist ein gutes Onboarding-Erlebnis so wichtig. Sie kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter sofort zurechtfinden, sich schnell als Teil des Teams fühlen und vom ersten Tag an produktiv sind.

Ein gutes Onboarding-Erlebnis sollte den neuen Mitarbeitern nicht nur die Grundlagen ihres neuen Arbeitsplatzes vermitteln. Es sollte ihnen auch helfen, die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens zu verstehen und zu wissen, wie sie mit ihren neuen Kollegen zusammenarbeiten können.

Für Mitarbeiter, die in einem Remote-Team arbeiten, ist dies besonders wichtig. Remote-Mitarbeiter haben möglicherweise nicht die Möglichkeit, ihre neuen Kollegen sofort persönlich kennenzulernen, daher müssen Sie dafür sorgen, dass sie sich bei der Kommunikation und der virtuellen Zusammenarbeit mit ihnen wohl fühlen.

Für ein gutes Onboarding-Erlebnis für hybride Teams gibt es einige wichtige Faktoren:

1. Kommunikation: Sorgen Sie von Anfang an für eine klare Kommunikation. Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen, bei denen Sie Fragen stellen und Feedback einholen können, und achten Sie darauf, dass jeder weiß, wie er den anderen erreichen kann (und wann dies angebracht ist).
2. Sozialisierung: Zweitens können die Mitarbeiter sich auch außerhalb der Arbeit kennen lernen. Das kann so einfach sein wie regelmäßige Telefonate oder virtuelle Kaffeekränzchen.
3. Unterstützung und Betreuung: Stellen Sie Ressourcen zur Verfügung, die den Mitarbeitern den Einstieg erleichtern. Dazu könnten ein Überblick über die Systeme, Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen, Schulungsmaterial und Kontaktlisten für wichtige Personen in verschiedenen Abteilungen gehören.

Mit ein wenig Planung und Sorgfalt können Sie Ihren Teams ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis bieten.

1. Sorgen Sie für einen speziellen Onboarding-Prozess

Sobald Ihr neuer Mitarbeiter zum Team stößt, ist es wichtig, einen speziellen Onboarding-Prozess einzurichten. Dies hilft ihnen, die Unternehmenskultur, die Werte und die Erwartungen des Unternehmens zu verstehen. Es ist auch eine Gelegenheit, sie mit den Tools und Ressourcen auszustatten, die sie für ihre neue Aufgabe benötigen.

Ein guter Onboarding-Prozess sollte mindestens die ersten beiden Wochen nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters andauern. Während dieser Zeit sollten Sie:

• regelmäßige Gespräche führen
• dem neuen Mitarbeiter einen Überblick über die Systeme und Abläufe des Unternehmens geben
• Schulungsmaterial und Ressourcen bereitstellen
• ihnen den Kontakt zu wichtigen Personen in verschiedenen Abteilungen herstellen
• um Feedback bitten und etwaige Bedenken ansprechen

Am Ende des Onboarding-Prozesses sollte sich Ihr neuer Mitarbeiter in seiner neuen Rolle wohl und sicher fühlen.

2. Mit Preboarding die Weichen richtig stellen

Eine der besten Möglichkeiten, Ihren neuen Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen, besteht darin, den Onboarding-Prozess noch vor dem ersten Arbeitstag zu beginnen. Dies wird als „Preboarding“ bezeichnet und ist eine gute Möglichkeit, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie gut vorbereitet sind und sich auf ihren neuen Job freuen.

Das Preboarding kann Informationen über das Unternehmen, das Team und die Stelle beinhalten. Gehen Sie dann noch einen Schritt weiter und vereinbaren Sie virtuelle Treffen mit wichtigen Personen und stellen Sie Schulungsmaterial zur Verfügung.

Wenn Ihr neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag antritt, weiß er bereits, was ihn erwartet, und ist motiviert, seinen neuen Job anzutreten.

3. Starten Sie erfolgreich in den ersten Tag des Onboardings

Der erste Tag des Onboardings ist ein wichtiger Meilenstein für jeden neuen Mitarbeiter. Es ist die Gelegenheit, einen Eindruck vom Unternehmen zu bekommen und die Unternehmenskultur und -werte zu verstehen.

Damit der erste Tag reibungslos verläuft, können Sie einige Dinge tun:

• Zeigen Sie ihnen das Büro (wenn Sie persönlich anwesend sind) oder stellen Sie ihnen das Team virtuell vor
• Besprechen Sie die Systeme und Abläufe des Unternehmens
• Richten Sie ihren Arbeitsplatz ein und sorgen Sie dafür, dass sie alle benötigten Ressourcen zur Verfügung haben
• Machen Sie sie mit ihren neuen Kollegen bekannt
• Gehen Sie die Unternehmenswerte durch
• Legen Sie die Erwartungen dar
• Erklären Sie den Ablauf der Leistungsbeurteilung
• Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie Sie erreichen können, wenn sie irgendwelche Fragen haben

Am Ende des ersten Arbeitstages sollte sich Ihr neuer Mitarbeiter willkommen fühlen und sich auf seinen neuen Arbeitsplatz freuen.

4. Individuelle Schulung für neue Mitarbeiter mit rollenspezifischem Onboarding

Neben dem allgemeinen Onboarding-Prozess ist ein rollenspezifisches Onboarding unerlässlich. Dies wird Ihrem neuen Mitarbeiter helfen, seine täglichen Aufgaben zu verstehen und zu erkennen, wie er in das Team passt.

Das rollenspezifische Onboarding sollte auf die Bedürfnisse des Einzelnen und seine Rolle im Unternehmen zugeschnitten sein. Es könnte Folgendes beinhalten:

• ein Job-Shadowing-Programm
• Persönliche Treffen mit dem Vorgesetzten
• Schulungen zu spezifischen Systemen und Prozessen
• Ein Überblick über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens

Noch wichtiger ist es, die Aufgaben zu definieren, die in den ersten 30, 60 und 90 Tagen auf sie zukommen. Anschließend sollten Sie sie mit diesen Aufgaben beschäftigen, damit sie sich mit den Arbeitsabläufen vertraut machen können.

Durch ein rollenspezifisches Onboarding können Sie Ihren neuen Mitarbeitern helfen, sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden.

5. Schaffen Sie Raum für kontinuierliches Feedback

Sobald sich Ihr neuer Mitarbeiter in seiner neuen Rolle eingelebt hat, ist es wichtig, eine Feedbackschleife einzurichten. Dies wird ihnen helfen zu verstehen, was sie gut machen, wo sie sich verbessern können, und gibt Ihnen auch die Möglichkeit, ihnen Feedback zum Onboarding-Prozess zu geben und wie Sie ihn verbessern können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Feedback geben können:

• Persönliche Treffen: Diese Treffen sollten regelmäßig (wöchentlich oder alle zwei Wochen) stattfinden, um zu besprechen, wie sich Ihr neuer Mitarbeiter in seiner Rolle zurechtfindet.
• Leistungsbeurteilungen: Leistungsbeurteilungen sollten am Ende der Probezeit (in der Regel nach drei bis sechs Monaten) und danach vierteljährlich durchgeführt werden.
• Informelles Feedback: Zusätzlich zum formellen Feedback sollten Sie im Laufe des Jahres auch informelles Feedback geben. Dies kann per E-Mail, Chat oder sogar persönlich erfolgen.
• Kontinuierliches Feedback zu Onboarding-Kursen: Bitten Sie Ihre neuen Mitarbeiter, Ihnen Feedback zu Ihren Onboarding-Kursen zu geben. Dies kann zum Beispiel über Formulare oder Relevanzbewertungen in einem Lernmanagementsystem geschehen.

4 Schlüsselkriterien für ein optimales Hybrid-Onboarding-Erlebnis

Es gibt ein paar wichtige Kriterien, die Sie erfüllen sollten, um Ihren neuen Mitarbeitern ein optimales Hybrid-Onboarding-Erlebnis zu bieten. Dazu gehören die folgenden.

1. Asynchrones Lernen

Das Onboarding in einer hybriden Arbeitsumgebung unterscheidet sich von einem persönlichen Onboarding, daher sollten auch die von den L&D-Teams angebotenen Schulungen anders sein. Der große Fehler, den viele Arbeitgeber machen, besteht darin, dass sie versuchen, den persönlichen Onboarding-Prozess online zu wiederholen, d. h. genau das Gleiche wie früher zu tun, nur über Zoom. Leider ist das keine effektive Vorgehensweise für das Onboarding – die Zoom-Fatigue gibt es wirklich.

Stattdessen sollten Arbeitgeber die Tools nutzen, die für asynchrone Arbeit und Zusammenarbeit verwendet werden, und diese in den Onboarding-Prozess einbinden. Zum Beispiel sind Online-Kurse und Unternehmens-Wikis ideal, um neuen Mitarbeitern die Freiheit zu geben, ihre Aufgaben in ihrem eigenen Tempo zu erledigen. Dies kann dazu beitragen, dass sie sich in ihrer neuen Rolle wohler und sicherer fühlen.

Darüber hinaus können die Lernenden in Diskussionsforen in Echtzeit Fragen stellen und Feedback geben, was dem asynchronen Lernen eine soziale und kollaborative Note verleiht. Dies hilft allen Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Arbeitsort, sich mit ihren Kollegen verbunden zu fühlen.

Schließlich darf man nicht vergessen, dass Lernende 65 % des Lernstoffs innerhalb einer Woche wieder vergessen. Bei so vielen Informationen, die während des Onboarding aufgenommen werden müssen, ist es für die Lernenden besser, wenn sie die Informationen dann abrufen können, wenn sie sie bei der Ausführung einer bestimmten Aufgabe benötigen. Videos und aufgezeichnete Webinare sind eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen und den Mitarbeitern die Kontrolle über ihre eigenen Zeitpläne zu geben.

Neben den asynchronen Aspekten des Onboarding ist es auch wichtig, synchrone Treffen und Sitzungen einzurichten, um dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, persönlich miteinander zu kommunizieren (sei es persönlich oder per Telefon).

2. Zugang zu einem Co-Working Space

Wenn Ihr Unternehmen über einen Co-Working-Space verfügt, sorgen Sie dafür, dass Ihr neuer Mitarbeiter Zugang zu diesem Raum hat. So haben sie einen Ort, an den sie gehen können, wenn sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren oder sich mit Kollegen austauschen möchten.

Ein Co-Working Space kann auch eine gute Möglichkeit sein, Kontakte zu knüpfen und andere Mitarbeiter des Unternehmens kennen zu lernen. Es ist eine gute Möglichkeit, Beziehungen aufzubauen und ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen.

3. Eine kollaborative Onboarding-Erfahrung

Das Onboarding ist ein kollaborativer Prozess zwischen dem neuen Mitarbeiter und den verschiedenen Teams, mit denen er tagtäglich zusammenarbeiten wird. Es ist wichtig, die neuen Mitarbeiter in jeden Schritt des Prozesses einzubeziehen, damit sie das Gefühl haben, ein Teil davon zu sein.

Einige Möglichkeiten, das Onboarding-Erlebnis kollaborativ zu gestalten, sind:

• Regelmäßig um Feedback bitten
• Fragen stellen und ermutigen
• Brainstorming-Sitzungen durchführen
• Gemeinsame Lernmöglichkeiten zu schaffen

Indem Sie das Onboarding zu einer gemeinschaftlichen Erfahrung machen, können Sie dazu beitragen, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter in seiner neuen Rolle engagierter und stärker eingebunden fühlt.

4. Setzen Sie auf die richtige Technik

Es gibt viele verschiedene technische Hilfsmittel, die den Onboarding-Prozess unterstützen. Es ist jedoch wichtig, die richtigen für Ihr Unternehmen und Ihr Team auszuwählen.

Einige beliebte technische Hilfsmittel für das Onboarding sind:

• Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter
• Lernmanagement-Systeme
• Onboarding-Software
• Tools für die Zusammenarbeit

Jedes Unternehmen ist anders, daher ist die Auswahl der für Sie am besten geeigneten Technik entscheidend. Auf diese Weise können Sie den Onboarding-Prozess effizienter und effektiver gestalten.

Zusammenfassung

Da sich Unternehmen weiterhin an die neuen Arbeitsweisen anpassen, ist eines sicher: Ihr Onboarding-Prozess muss sich ständig weiterentwickeln. Genau aus diesem Grund ist ein flexibles und hybrides Onboarding so wichtig.

Um Ihren neuen Mitarbeitern den bestmöglichen Start in das Unternehmen zu ermöglichen, sollten Sie folgende Tipps und Strategien beherzigen:

• Sorgen Sie für einen speziellen Onboarding-Prozess
• Beginnen Sie mit dem Preboarding
• Gestalten Sie den ersten Tag so, dass er in Erinnerung bleibt
• Führen Sie rollenspezifische Schulungen durch
• Schaffen Sie eine kontinuierliche Feedbackschleife
• Achten Sie auf die richtige Balance zwischen asynchronem und synchronem Lernen
• Konzentrieren Sie sich auf die Schaffung einer kollaborativen Onboarding-Erfahrung

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