Was ist Preboarding und warum ist es so wichtig?

Was ist Preboarding und warum ist es so wichtig?

Das Preboarding ist ein wichtiger Bestandteil eines modernen Einstellungsprozesses. Entdecken Sie, wie Sie den Engagement-Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnen und neuen Mitarbeitern dabei helfen können, sich sicher und unterstützt zu fühlen.

Warum Ihr Unternehmen Preboarding braucht

Wenn Sie neue Mitarbeiter willkommen heißen, beginnt ein guter erster Eindruck schon lange vor ihrem ersten Arbeitstag. Traditionell beginnt das Onboarding, sobald ein neuer Mitarbeiter die Türschwelle überschreitet. Viele Unternehmen haben jedoch erkannt, wie wichtig es ist, diesen Prozess schon früher zu beginnen. Diese frühe Phase wird als Preboarding bezeichnet und spielt eine entscheidende Rolle dabei, wie neue Mitarbeiter Ihr Unternehmen vom Moment ihrer Zusage an wahrnehmen.

Preboarding bietet die Gelegenheit, mit dem neuen Mitarbeiter in Kontakt zu treten, seine Ängste abzubauen und ihm zu zeigen, dass Ihr Unternehmen auf seinen Erfolg vorbereitet ist und in ihn investiert. Dieser Prozess kann zu einer reibungsloseren und effektiveren Onboarding-Erfahrung führen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über den Preboarding-Prozess, seine Unterschiede zum Onboarding und warum er ein wichtiger Bestandteil Ihrer Personalstrategie sein sollte.

Was ist Preboarding?

Das Preboarding, auch als Pre-Onboarding bekannt, findet statt, nachdem ein neuer Mitarbeiter ein Stellenangebot angenommen hat, aber noch vor seinem offiziellen Arbeitsbeginn. Dieser Prozess hilft, die Lücke zwischen der Annahme des Angebots und dem ersten Arbeitstag zu überbrücken, sodass sich neue Mitarbeiter sofort willkommen und eingebunden fühlen. Anstatt bis zum ersten Arbeitstag zu warten, um mit dem Onboarding zu beginnen, ermöglicht das Preboarding einen Vorsprung bei wichtigen Aufgaben und beim Aufbau von Beziehungen.

Zu den Preboarding-Aufgaben können das Versenden der erforderlichen Unterlagen, die Bereitstellung des Zugangs zu Unternehmensportalen, die Weitergabe von Mitarbeiterhandbüchern und die Vorstellung der Teammitglieder gehören. Einige Unternehmen bieten auch Willkommenspakete an, vereinbaren Telefonate mit Vorgesetzten und gewähren neuen Mitarbeitern frühzeitig Zugang zu Schulungsmaterialien. Das Ziel ist es, die Angst vor dem ersten Arbeitstag zu nehmen und neuen Mitarbeitern schon vor ihrem Eintritt das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein.

Letztendlich sollte das Preboarding die gesamte Onboarding-Erfahrung verbessern. Ein starker Preboarding-Prozess zeigt, dass Ihr Unternehmen organisiert und umsichtig ist und sich bereits vor dem ersten Arbeitstag ernsthaft für den Erfolg seiner Mitarbeiter einsetzt.

Preboarding vs. Onboarding: Die wichtigsten Unterschiede

Preboarding und Onboarding sind verwandte Konzepte, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken und werden manchmal synonym verwendet. Während das Preboarding nach der Annahme eines Stellenangebots durch den Bewerber beginnt und bis zum ersten Arbeitstag andauert, beginnt das Onboarding in der Regel erst am oder nach dem ersten Arbeitstag und dauert je nach den spezifischen Abläufen des Unternehmens einige Wochen oder Monate.

Das Preboarding konzentriert sich in erster Linie auf die Vorbereitung. Es umfasst logistische und administrative Aufgaben, die neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Start ermöglichen. Zu diesen Aufgaben können das Ausfüllen von Formularen, das Einrichten von Konten und die Klärung von Fragen gehören, die neue Mitarbeiter möglicherweise haben. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, neuen Mitarbeitern durch E-Mails, Begrüßungsvideos oder geplante Treffen mit Teammitgliedern das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und ihre Unsicherheit abzubauen. Das Onboarding hingegen ist die Phase, in der die Mitarbeiter offiziell ihre Tätigkeit aufnehmen, ihre Kollegen kennenlernen und beginnen, sich in Projekte einzubringen. Dieser Prozess legt den Schwerpunkt auf Produktivität, Leistungserwartungen und langfristiges Engagement.

Im Wesentlichen legt das Preboarding die Weichen für den neuen Mitarbeiter, während das Onboarding die Grundlage für seinen Erfolg schafft. Wenn beide Prozesse effektiv durchgeführt werden, sorgen sie für einen reibungsloseren und strukturierteren Einstieg für neue Mitarbeiter, was letztlich die Mitarbeiterbindung und die Arbeitszufriedenheit erhöht.

Warum ist Preboarding für die Personalabteilung wichtig?

Die Personalabteilung spielt eine entscheidende Rolle dabei, den ersten Eindruck eines Mitarbeiters von einem Unternehmen zu prägen, der oft schon lange vor dem offiziellen Eintrittstermin entsteht. Um das gesamte Onboarding-Erlebnis zu verbessern, sollten Personalabteilungen daran arbeiten, Verwirrungen und Verzögerungen zu vermeiden. Auf diese Weise können neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag erscheinen, ohne sich um wichtige Dinge kümmern zu müssen. Anstatt Papierkram zu erledigen oder nach Anmeldedaten zu suchen, können sie sich darauf konzentrieren, sich in ihre neue Rolle einzufinden.

Das Pre-Onboarding fördert auch das Engagement. Ein gut durchdachter Pre-Onboarding-Prozess sorgt für offene Kommunikationswege und schafft Dynamik, insbesondere in einem wettbewerbsintensiven Umfeld, in dem Kandidaten möglicherweise mehrere Angebote in Betracht ziehen.

Für die Personalabteilung ist das Pre-Onboarding eine Gelegenheit, interne Teams aufeinander abzustimmen, die Compliance sicherzustellen und den Onboarding-Prozess zu optimieren. Es zeigt, dass das Unternehmen gut strukturiert ist und seine Mitarbeiter schätzt. Ein gut durchgeführter Pre-Onboarding-Plan reduziert später die Arbeitsbelastung und erleichtert allen Beteiligten einen reibungslosen Übergang.

Eine Preboarding-Checkliste für Personaler

Das Preboarding ist am effektivsten, wenn es strukturiert und konsistent ist. Ein wiederholbarer Prozess ermöglicht es HR-Teams, jedem neuen Mitarbeiter ein einheitliches Erlebnis zu bieten und gleichzeitig Probleme in letzter Minute zu minimieren. Hier ist eine Checkliste mit wichtigen Aufgaben, die HR-Teams erledigen sollten, um einen reibungslosen Übergang vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters zu gewährleisten:

Willkommens-E-Mails

Der erste Schritt besteht darin, kurz nach der Annahme des Stellenangebots durch den Kandidaten eine personalisierte Willkommens-E-Mail zu versenden. In dieser Nachricht sollte man sich für die Zusage bedanken, seine Vorfreude zum Ausdruck bringen und die nächsten Schritte skizzieren. Sie kann einen Onboarding-Zeitplan, wichtige Kontakte und Links zu Mitarbeiterhandbüchern und anderen relevanten Ressourcen enthalten. Eine klare und einladende Nachricht hilft neuen Mitarbeitern, sich von Anfang an unterstützt zu fühlen, und vermittelt ihnen schon vor ihrem Eintritt ein gewisses Zugehörigkeitsgefühl.

Onboarding-Agenda

Neue Mitarbeiter fühlen sich oft überfordert, wenn sie eine neue Stelle antreten. Eine Agenda für den ersten Tag und die erste Woche kann dabei helfen, Stress zu reduzieren, indem sie für Struktur und Klarheit sorgt. Diese Agenda sollte geplante Meetings, Schulungen, Teamvorstellungen und Einführungsaktivitäten enthalten. Wenn diese Informationen im Voraus mitgeteilt werden, fühlen sich neue Mitarbeiter besser vorbereitet und können bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Fragen stellen.

Unterlagen vor der Einstellung

Einer der wichtigsten Aspekte des Preboardings ist die Erledigung aller Formalitäten vor dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters. Die Personalabteilung sollte Steuerformulare und Compliance-bezogene Unterlagen über sichere Kanäle versenden. Tools, die elektronische Signaturen ermöglichen, können diesen Prozess beschleunigen und effizienter gestalten.

Vorbereitung der Arbeitsumgebung und Geräte

Am ersten Arbeitstag sollten die Mitarbeiter über ihren Laptop oder Desktop-Computer, ihre Anmeldedaten, Zugangsberechtigungen und alle anderen für ihre Tätigkeit erforderlichen Hilfsmittel verfügen. Stellen Sie bei Remote-Mitarbeitern sicher, dass alle Geräte im Voraus versandt wurden, und bestätigen Sie, dass sie diese erhalten haben. Überprüfen Sie außerdem, ob alle Software-Konten und Berechtigungen korrekt eingerichtet wurden.

Das Team über den neuen Mitarbeiter informieren

Führungskräfte sollten ihr Team über die Rolle und den Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters informieren, damit es Zeit hat, einen herzlichen Empfang vorzubereiten. Die Personalabteilung kann dies unterstützen, indem sie eine Erinnerung verschickt oder eine kurze Ankündigung verfasst, die die Führungskräfte individuell anpassen können.

30-60-90-Tage-Plan

Ein strukturierter Plan für die ersten drei Monate legt klare Ziele und Erwartungen fest. Die Personalabteilung kann gemeinsam mit dem Personalleiter einen 30-60-90-Tage-Plan erstellen, der den Erfolg in jeder Phase umreißt und wichtige Ergebnisse, Lernziele und Meilensteine enthält.

Verfügbar sein und in Kontakt bleiben

Die Personalabteilung sollte regelmäßig mit neuen Mitarbeitern in Kontakt treten, um ihre Fragen zu beantworten oder sie auf dem Laufenden zu halten. Dies kann durch eine kurze E-Mail oder einen Anruf erfolgen. Der Kontakt mit dem Mitarbeiter vor seinem ersten Arbeitstag stärkt das Gefühl der Unterstützung durch das Unternehmen.

Wie Preboarding das Onboarding erleichtert

Preboarding kann das Onboarding von Mitarbeitern verbessern, indem es Stress reduziert, Verzögerungen beseitigt und neuen Mitarbeitern das Gefühl gibt, schon vor ihrem offiziellen Arbeitsbeginn Teil des Teams zu sein. So schafft das Preboarding die Voraussetzungen für ein reibungsloseres Onboarding:

Erledigung des Papierkrams

Ein neuer Job ist oft mit einer langen Liste von Formularen verbunden, die ausgefüllt werden müssen, darunter Steuerunterlagen, Angaben zur Gehaltsüberweisung und Vertraulichkeitsvereinbarungen. Die Erledigung dieses Papierkrams kann zeitaufwändig und überwältigend sein. Wenn diese Aufgaben bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden, können neue Mitarbeiter sie in ihrem eigenen Tempo abarbeiten. Außerdem haben die Personal- und Lohnbuchhaltungsteams so Zeit, die Dokumente zu prüfen, eventuelle Probleme zu klären und sicherzustellen, dass vor dem offiziellen Arbeitsbeginn alles bereit ist.

Stressabbau für neue Mitarbeiter

Nervosität am ersten Arbeitstag ist normal, insbesondere wenn neue Mitarbeiter nicht wissen, was sie erwartet. Um diese Unsicherheit zu verringern, kann das Preboarding eine entscheidende Rolle spielen, indem es für klare Kommunikation, frühzeitige Einführungen und einen grundlegenden Zeitplan für die ersten Tage sorgt. Selbst kleine Gesten wie ein Willkommensvideo, der Zugang zum Mitarbeiterportal oder ein kurzes Telefonat mit dem Vorgesetzten können neuen Mitarbeitern erheblich dabei helfen, sich wohler zu fühlen.

Förderung von Beziehungen

Das Preboarding bietet die Möglichkeit, durch virtuelle Meet-and-Greets oder Team-Gruppenchats frühzeitig starke Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen. Diese frühe Verbindung hilft neuen Mitarbeitern dabei, sich integriert zu fühlen, und ermutigt die Teammitglieder, auf die neuen Mitarbeiter zuzugehen und sie willkommen zu heißen, wodurch ein kooperativeres Umfeld geschaffen wird.

Enthusiasmus wecken

Das Preboarding ist eine hervorragende Gelegenheit, um bei neuen Mitarbeitern Enthusiasmus zu wecken. Der Beginn einer neuen Stelle ist ein großer Schritt, und die richtigen Botschaften können diese Erfahrung noch aufregender machen. Indem Sie während der Preboarding-Phase die Unternehmenskultur und Erfolgsgeschichten vermitteln, können Sie Vorfreude wecken und neuen Mitarbeitern ein gutes Gefühl vermitteln. Wenn neue Mitarbeiter eine Verbindung zum Unternehmenszweck spüren, bleiben sie während des gesamten Onboarding-Prozesses eher engagiert und motiviert.

11 Preboarding-Tipps für eine bessere Mitarbeitererfahrung

Das Preboarding kann die Meinung neuer Mitarbeiter über das Unternehmen positiv beeinflussen und sie auf den Erfolg vorbereiten. Hier sind 11 praktische Tipps für einen effektiveren Preboarding-Prozess:

1. Halten Sie den Prozess so einfach wie möglich

Der Preboarding-Prozess sollte für neue Mitarbeiter einfach und überschaubar sein. Überfordern Sie sie nicht mit zu vielen Informationen, unzähligen E-Mails oder einer Vielzahl von Formularen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Wesentliche: Anmeldedaten, erforderliche Dokumente zum Unterschreiben und einen kurzen Überblick darüber, was sie in den kommenden Tagen erwartet. Achten Sie außerdem auf eine klare, prägnante und zielgerichtete Kommunikation, da ein optimierter Prozess professioneller und einladender wirkt.

2. Geben Sie einen Ausblick auf die erste Woche

Neuen Mitarbeitern einen allgemeinen Überblick über ihre erste Woche zu geben, ist eine der hilfreichsten Maßnahmen, die Sie während des Preboardings ergreifen können. Dies kann in Form einer kurzen Agenda geschehen, die Schulungen, Teamvorstellungen und Onboarding-Meetings umfasst.

3. Stellen Sie die Unternehmenskultur vor

Sie sollten nicht bis zum Onboarding warten, um die Unternehmenskultur vorzustellen. Nutzen Sie das Preboarding, um neuen Mitarbeitern frühzeitig die Werte Ihres Unternehmens näherzubringen. Teilen Sie interne Newsletter, Videos oder eine Willkommensnachricht der Führungskräfte.

4. Planen Sie informelle Treffen

Neue Mitarbeiter profitieren von frühen, zwanglosen Interaktionen mit ihren Kollegen. Personalabteilungen können informelle virtuelle oder persönliche Kaffeegespräche mit Teammitgliedern, Mentoren oder Vorgesetzten planen, um eine offene Kommunikation zu fördern. Diese entspannten Gespräche ermutigen die Mitarbeiter dazu, Beziehungen aufzubauen, ermöglichen es neuen Mitarbeitern, in einer stressfreien Umgebung Fragen zu stellen, und sorgen dafür, dass offizielle Meetings vertrauter wirken.

5. Gestalten Sie den Prozess ansprechend

Nicht alles muss in Form von Papierkram und Dokumenten erfolgen. Sie können den Preboarding-Prozess durch Videos und Willkommenspakete aufwerten. Einige Unternehmen erstellen auch digitale Rundgänge durch das Büro oder Profile von Mitarbeitern, die einen Tag aus ihrem Arbeitsalltag zeigen, um die Erfahrung angenehmer zu gestalten.

6. Führen Sie regelmäßige Check-ins durch

Regelmäßige Check-ins, wie wöchentliche Anrufe oder kurze E-Mails, zeigen, dass Sie sich kümmern und vorbereitet sind. Diese müssen nicht lange sein, sollten aber zielgerichtet und unterstützend wirken. Lassen Sie den neuen Mitarbeiter wissen, dass Sie für alle Fragen zur Verfügung stehen.

7. Beginnen Sie frühzeitig mit dem Prozess

Die Personalabteilung sollte den Preboarding-Prozess beginnen, sobald der Kandidat das Angebot angenommen hat. So haben alle Beteiligten mehr Zeit für die Vorbereitung, und die Mitarbeiter können ihre Aufgaben effizient erledigen. Ein frühzeitiger Start verringert auch das Risiko von kurzfristigen Problemen, Missverständnissen zwischen den Abteilungen und übersehenen Details.

8. Beseitigen Sie Unsicherheiten

Um neuen Mitarbeitern die Angst vor ihrem ersten Arbeitstag zu nehmen, ist es wichtig, proaktiv Informationen bereitzustellen. Kommunizieren Sie klar und deutlich, wo sie hingehen sollen, was sie mitbringen müssen, wie sie sich in ihr E-Mail-Konto einloggen können und wer ihr primärer Ansprechpartner sein wird. Nehmen Sie Fragen vorweg, die ihnen vielleicht nicht in den Sinn kommen würden. Es kann auch hilfreich sein, ein FAQ oder eine Checkliste für den ersten Tag bereitzustellen.

9. Nutzen Sie Technologie

Onboarding-Plattformen für Mitarbeiter, Software zum Unterzeichnen von Dokumenten, LMS und interne Kommunikations-Tools können das Preboarding vereinfachen und verbessern. Mit ihnen können Sie administrative Aufgaben automatisieren und gleichzeitig ein Gleichgewicht mit persönlicher Interaktion herstellen.

10. Passen Sie das Preboarding individuell an

Nicht jede Rolle oder jeder Mitarbeiter erfordert denselben Preboarding-Prozess. Sie sollten Ihren Ansatz auf die Position, die Abteilung und den Standort des neuen Mitarbeiters abstimmen. Beispielsweise benötigen Remote-Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Anleitung zur Einrichtung ihres Arbeitsbereichs, während Führungskräfte von einem frühzeitigen Zugang zu Führungskräftetrainings oder Teaminformationen profitieren können.

11. Sammeln Sie Feedback und setzen Sie es um

Sobald der Mitarbeiter mit dem Onboarding-Prozess beginnt, fragen Sie ihn nach seinen Erfahrungen mit dem Preboarding. Fragen Sie insbesondere, welche Aspekte gut funktioniert haben und ob etwas einfacher oder hilfreicher hätte sein können. Sammeln Sie Feedback mithilfe von Umfragen oder informellen Gesprächen und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. Im Laufe der Zeit führen kleine Änderungen auf der Grundlage dieses Feedbacks zu kontinuierlichen Verbesserungen und einem effektiveren Preboarding-Prozess.

Häufige Fehler beim Preboarding, die es zu vermeiden gilt

Um ein erfolgreiches Preboarding zu gestalten, ist es wichtig, sich der häufigsten Fallstricke bewusst zu sein und zu wissen, wie man sie vermeidet. Ein effektives Preboarding fördert die Vorfreude und das Vertrauen, was letztlich zu einem reibungsloseren Onboarding-Prozess und einer höheren Mitarbeiterbindung führt.

Schlechte Kommunikation

Nach der Annahme eines Stellenangebots erwarten neue Mitarbeiter zeitnahe und transparente Informationen über die nächsten Schritte. Eine schlechte Kommunikation kann zu unnötiger Unsicherheit und Entfremdung führen, sodass sich die Mitarbeiter vernachlässigt fühlen oder unsicher sind, was sie erwartet. Ein regelmäßiger Kontakt, auch wenn es sich nur um kurze Check-Ins oder Erinnerungen handelt, sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter motiviert bleiben, und schafft die Grundlage für eine positive Arbeitsbeziehung. Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Termine, Anforderungen und Ansprechpartner für Fragen klar kommunizieren.

Informationsüberflutung

Das Versenden großer Mengen an Unterlagen, detaillierten Unternehmensrichtlinien oder langen E-Mails kann neue Mitarbeiter überfordern, insbesondere bevor sie ihre Arbeit aufnehmen. Dies kann zu Verwirrung und Stress führen, was die Effektivität des Preboarding beeinträchtigt. Verteilen Sie die Informationen stattdessen über einen längeren Zeitraum und konzentrieren Sie sich zunächst nur auf das Wesentliche. Stellen Sie die Informationen in überschaubaren Einheiten bereit, damit neue Mitarbeiter das Notwendige lernen können, ohne sich dabei überfordert zu fühlen.

Fehlende Personalisierung

Ein generischer Preboarding-Prozess, der alle neuen Mitarbeiter gleich behandelt, verpasst eine wertvolle Gelegenheit, um Beziehungen aufzubauen. Jede Rolle und jede Person hat einzigartige Bedürfnisse, sodass ein One-size-fits-all-Ansatz unpersönlich wirken kann. Um die Erfahrung zu verbessern, können Sie die Preboarding-Kommunikation und -Aktivitäten basierend auf der Rolle, der Abteilung oder dem Arbeitsort des Mitarbeiters personalisieren. Bieten Sie maßgeschneiderte Willkommensnachrichten und rollenspezifische Ressourcen an, um eine ansprechendere und sinnvollere Onboarding-Erfahrung zu schaffen.

Zusammenfassung

Das Preboarding ist ein wesentlicher Bestandteil eines modernen Einstellungsprozesses. Indem sie den Engagement-Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnen, können Personalabteilungen neuen Mitarbeitern dabei helfen, sich sicher und unterstützt zu fühlen.

Das Preboarding nimmt den Druck vom ersten Tag, indem grundlegende Aufgaben im Voraus erledigt werden, sodass sich die Mitarbeiter voll und ganz darauf konzentrieren können, Beziehungen aufzubauen und sich in ihre neue Rolle einzuarbeiten. Außerdem kann es dazu dienen, die Unternehmenskultur vorzustellen und das Engagement des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern zu unterstreichen, was einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Wenn das Preboarding sorgfältig konzipiert und konsequent durchgeführt wird, kann es die Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen maßgeblich verändern, indem es Unsicherheiten abbaut und den Grundstein für ein langfristiges Engagement legt. Es ist eine der einfachsten und wirkungsvollsten Methoden, um mit neuen Mitarbeitern eine Verbindung aufzubauen.

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