Warum Datenschutz beim Corporate eLearning so wichtig ist

Warum Datenschutz beim Corporate eLearning so wichtig ist

Corporate eLearning-Plattformen sammeln eine große Menge an sensiblen Mitarbeiterdaten. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Datenschutz bei der betrieblichen Weiterbildung so wichtig ist, welche Risiken ein schlechtes Datenschutzmanagement mit sich bringt und welche Grundsätze Unternehmen befolgen sollten, um die Daten ihrer Lernenden zu schützen und das Vertrauen zu wahren.

Best Practices für den Schutz von Lernerdaten

In der Zeit nach COVID hat die Zahl der eLearning-Initiativen in Unternehmen explosionsartig zugenommen. Dies ist zum Teil auf die Zunahme von Remote-Arbeit und geografisch verteilten Teams zurückzuführen. Leider gibt es jedoch immer Anlaufschwierigkeiten, wenn eine unternehmensweite Initiative schnell skaliert wird. Im Falle des eLearning ist eines dieser Probleme die Tendenz, Datenschutzstandards zu vernachlässigen. Dies ist ein erhebliches Problem, da Unternehmen versuchen, die Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus der Flut neuer Daten ergeben, die von LMS und verbundenen Analysetools gesammelt werden. Um dieser Situation Herr zu werden, müssen die betroffenen Unternehmen Ihre Anstrengungen in Bezug auf die Etablierung praktikabler Datenschutzstandards und -praktiken für eLearning verdoppeln. Im Folgenden erfahren Sie, wie Unternehmen dies erreichen können.

Der Umfang der Lernerdaten im Bereich des Corporate eLearning

Um die Daten ihrer Lernenden zu schützen, müssen Unternehmen zunächst den Umfang dessen definieren, was geschützt werden muss. Zu den offensichtlichen Daten, die in diesen Umfang fallen, gehören personenbezogene Daten, Leistungskennzahlen der Benutzer und Verhaltensdaten. Allerdings erfassen Corporate eLearning-Programme oft weitaus sensiblere Arten von Informationen, die über diese hinausgehen. Weitere Datenkategorien, die Datenschutzbedenken aufwerfen, sind die Teilnahme an DEI-Initiativen und ethikbezogene Informationen.

Es ist auch wichtig zu erkennen, dass Mitarbeiter möglicherweise unterschätzen, welche Daten ihr Arbeitgeber über eLearning-Plattformen und Kurse sammelt. Daher ist es äußerst wichtig, hinsichtlich der Datenerfassungspraktiken und der geltenden Datenschutzmaßnahmen für Transparenz zu sorgen. Dies ist der Schlüssel zum Risikomanagement und zur Haftung im Zusammenhang mit Datenverlust oder -diebstahl.

Die geschäftlichen Risiken unzureichender Datenschutzpraktiken

Eine nachlässige Datenschutzpolitik beim eLearning kann für ein Unternehmen eine Vielzahl von Risiken mit sich bringen. Das unmittelbarste Risiko besteht darin, dass Ihr LMS oder damit verbundene Systeme Opfer eines Cyberangriffs werden. Dies würde zu unmittelbaren finanziellen Verlusten und Reputationsschäden führen. Solche Systeme sind attraktive Ziele, da Angreifer wissen, dass sie in der Regel nur unzureichend geschützt sind. Darüber hinaus kann ein erfolgreicher Angriff alles Mögliche offenlegen, von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter über Leistungsdaten bis hin zu sensiblen Compliance-Informationen.

Ein noch größeres Risiko ergibt sich jedoch aus dem Vertrauensverlust der Mitarbeiter, der durch eine Datenpanne entstehen würde. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Informationen über die Leistung von Mitarbeitern – oder schlimmer noch – Daten aus psychologischen Bewertungen in die falschen Hände geraten würden. Es wäre schwierig, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, solche Informationen jemals wieder preiszugeben. Dies kann sich unmittelbar negativ auf die Wirksamkeit des gesamten eLearning-Programms des Unternehmens auswirken.

Darüber hinaus sind bestimmte Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, die Daten der Lernenden zu schützen. Unternehmen, die beispielsweise der DSGVO unterliegen, müssen strenge Datenschutzrichtlinien einhalten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen führen und dazu, dass die Aufsichtsbehörden anschließend strenge Meldepflichten auferlegen.

Die Rolle des Datenschutzes bei der Förderung einer starken Lernkultur

Die Risikominimierung ist nicht der einzige Grund für Unternehmen, ihre eLearning-Datenschutzpraktiken zu verbessern. Dies ist auch für die Schaffung einer effektiven Lernumgebung von entscheidender Bedeutung. So wie Datenverluste zu einem katastrophalen Vertrauensverlust der Mitarbeiter führen können, können starke Datenschutzpraktiken das Vertrauen der Mitarbeiter fördern. Dies führt zu einem höheren Engagement und einem ehrlicheren Mitwirken der Mitarbeiter. Strenge Datenschutzpraktiken, die öffentlich bekannt gemacht werden, schaffen die psychologische Sicherheit, die notwendig ist, damit Mitarbeiter vorbehaltlos an vertraulichen Schulungen teilnehmen können. Außerdem vermitteln sie eine unmissverständliche Botschaft darüber, wie wichtig dem Unternehmen die Privatsphäre seiner Mitarbeiter ist. In der Regel belohnen Mitarbeiter ihren Arbeitgeber dafür, indem sie sich als gute Verwalter der Unternehmensdaten erweisen.

Die sechs Grundsätze eines effektiven Datenschutzprogramms für Corporate eLearning

Die gute Nachricht ist, dass es für Unternehmen nicht schwierig ist, ein effektives Datenschutzprogramm für eLearning zu erstellen und umzusetzen. Die meisten erforderlichen Maßnahmen lassen sich in sechs einfache Kategorien einteilen, die zusammen die Grundsätze einer tragfähigen Datenschutzinitiative bilden. Dazu gehören:

1. Datenminimierung

Das Wichtigste, was ein Unternehmen tun kann, um seine Datenschutzbemühungen zu unterstützen, ist, so wenig Daten wie möglich zu sammeln und zu speichern. Dazu ist es wichtig, das Konzept der Datenminimierung zu verinnerlichen. Dieser Ansatz besagt, dass ein Unternehmen nur Daten sammeln sollte, die „angemessen notwendig und verhältnismäßig“ sind. Mit anderen Worten: Das Unternehmen muss einen konkreten Grund haben, bestimmte Daten aufzubewahren, und sollte den Rest löschen.

2. Festgelegter Datenzweck

Als logische Folge der Datenminimierung sollten Unternehmen ihre Gründe für die Erfassung und Speicherung der Daten aufzählen. Andernfalls ist es fast unvermeidlich, dass es zu einer schleichenden Datenausweitung kommt. Dies geschieht, wenn aufgrund unklarer Richtlinien Daten gespeichert werden, die über den ursprünglich genehmigten Umfang hinausgehen. Alle, die an der Verwaltung der eLearning-Infrastruktur des Unternehmens beteiligt sind, sollten eindeutig wissen, welche Daten dazugehören und welche nicht. Außerdem sollte es einen klar definierten Reporting- und Datenbereinigungsprozess geben, um unbeabsichtigtes Datenwachstum zu stoppen und zu korrigieren.

3. Zugriffskontrolle

Der Datenschutz erfordert eine strenge Kontrolle der Zugangsdaten. Unternehmen sollten das Konzept des Prinzips der geringsten Privilegien (POLP) in ihrer gesamten eLearning-Infrastruktur anwenden. Das bedeutet, dass es einen klaren Prozess für die Bereitstellung von Benutzerzugängen, einen Offboarding-Prozess, der die Zugangsdaten für ausscheidende Mitarbeiter löscht, und regelmäßige Überprüfungen der Zugriffsrechte für alle Benutzer geben muss.

4. Verschlüsselung und Zugriffssicherheit

Für Unternehmen mit Remote-Teams ist der sichere Zugriff auf die E-Learning-Infrastruktur des Unternehmens entscheidend für die Wahrung des Datenschutzes. Dazu sollte eine vollständige Verschlüsselung der gespeicherten Daten gehören. Dadurch wird sichergestellt, dass Unbefugte geschützte Daten nicht ohne die erforderlichen Entschlüsselungscodes kopieren und verwenden können. Darüber hinaus ist es wichtig, die Verschlüsselung während der Übertragung für jedes Remote-Teammitglied zu gewährleisten, das auf geschützte Systeme zugreift. Dies kann so einfach sein wie die Zusammenarbeit mit VPN-Anbietern und die Beschränkung des Zugriffs auf deren Endpunkte.

5. Strenge Anbieterkontrollen

Einige der größten Datenverstöße in der Geschichte ereigneten sich nicht aufgrund unzureichender primärer Sicherheitsmaßnahmen, sondern aufgrund unzureichender Sicherheitsvorkehrungen durch Dritte. Daher ist eine sorgfältige Überprüfung aller externen Anbieter, die Zugriff auf die eLearning-Infrastruktur eines Unternehmens benötigen, von entscheidender Bedeutung. Alle Dritten müssen sich an dieselben Datenschutzstandards halten wie das Unternehmen selbst. Andernfalls sollten sie niemals uneingeschränkten Zugriff auf sensible Daten erhalten.

6. Vollständige Prüfpfade

Schließlich müssen Unternehmen einen vollständigen Prüfpfad führen, der den Zugriff auf geschützte Daten dokumentiert. Dies bietet eine einfache Möglichkeit, den Verdacht auf Missbrauch sensibler Daten zu untersuchen. Der Prüfpfad sollte Zugriffszeiten, Daten, Benutzeranmeldedaten und die Zugriffsmethode enthalten. Einige LMS-Systeme verfügen über integrierte Protokollierungsfunktionen. Für Systeme ohne integrierte Protokollierung gibt es eigenständige Lösungen, mit denen der Zugriff auf fast alle Arten von Datenquellen überwacht werden kann.

Zusammenfassung

Unter dem Strich haben Unternehmen allen Grund dazu, den Datenschutz zu einem zentralen Bestandteil ihrer eLearning-Initiativen zu machen. Dies reduziert Risiken und macht Schulungsmaßnahmen effektiver. Außerdem gibt es außer den direkt anfallenden Kosten keine Nachteile, die mit Datenschutzmaßnahmen verbunden sind. Da eLearning-Initiativen in Unternehmen sowohl zahlenmäßig als auch vom Umfang her weiter zunehmen, lohnt es sich also, sich die Zeit zu nehmen, um die Datenschutzpraktiken zu evaluieren und gegebenenfalls zu verbessern.

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