Von der Einstellung bis zum Ruhestand: Wie Sie Ihre HR-Prozesse automatisieren können

Von der Einstellung bis zum Ruhestand: Wie Sie Ihre HR-Prozesse automatisieren können

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Workflow als Personaler mithilfe der neuesten Automatisierungssoftware optimieren können.

Was Personaler über das Thema Automatisierung wissen sollten

Die Personalabteilung ist das Herz und die Seele eines jeden Unternehmens, denn sie ist für den wichtigsten Aspekt verantwortlich: das Personalmanagement. Dazu gehört alles, von der Einstellung, dem Onboarding und der Schulung bis hin zur Gehaltsabrechnung und dem Mitarbeiterwohlbefinden. Die manuelle Bearbeitung dieser Aufgaben führt jedoch zu einer Menge Papierkram, der die Personaler überfordern kann. Zum Glück gibt es die Automatisierung, die hier Abhilfe schaffen kann. Angesichts der Tatsache, dass täglich neue Technologien auf den Markt kommen, können HR-Abteilungen jetzt ihre Prozesse optimieren und beschleunigen, so dass mehr Zeit für personalbezogene Aufgaben wie die Unterstützung der Mitarbeiter und die Pflege der Unternehmenskultur zur Verfügung steht. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Personaler HR-Prozesse in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus

Wie Sie die HR-Prozesse während des Mitarbeiterlebenszyklus automatisieren können

Rekrutierung und Einstellung

Eine Möglichkeit, diesen Teil des Prozesses zu automatisieren, besteht darin, den Bewerbern im Rahmen ihrer Bewerbung einige vordefinierte Fragen zu stellen, z. B. ob sie bereit sind, für die Stelle zu reisen oder aus dem Homeoffice zu arbeiten. Eine weitere Möglichkeit, um Zeit zu sparen, ist die automatische Planung von Vorstellungsgesprächen, insbesondere bei einer großen Anzahl von Bewerbern. Mit dieser Funktion können Sie festlegen, wann Sie Zeit haben, und die Bewerber können einen Termin wählen, der für sie am besten geeignet ist. Mit Hilfe von Rekrutierungstools können Sie außerdem Stellenanzeigen erstellen und veröffentlichen, Lebensläufe nach relevanten Keywords filtern und fundierte Entscheidungen treffen – all das spart Ihnen wertvolle Zeit und Ressourcen.

Onboarding und Schulung

Der erste Schritt, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, besteht darin, ihnen ein optimales Onboarding-Erlebnis zu bieten. Die Automatisierung hilft Ihnen, einen zufriedenstellenden und informativen Prozess zu gestalten, während Sie gleichzeitig mehr Zeit für weniger repetitive Aufgaben haben. Nehmen wir zum Beispiel den Papierkram. Ihre neuen Mitarbeiter müssen Verträge unterschreiben, Formulare ausfüllen und sie Ihnen zur Überprüfung zusenden. Dieser Prozess lässt sich mit einem Automatisierungstool vereinfachen, das die Übersicht über die erforderlichen Dokumente behält. Auch die Schulung ist ein wichtiger Teil des Onboarding-Prozesses. Nutzen Sie ein Automatisierungstool, um eine Checkliste mit allen Themen zu erstellen, die Ihre Mitarbeiter unbedingt wissen müssen, und erhalten Sie Einblicke in ihre Leistung während der Schulung.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Nachdem Sie Ihre neuen Mitarbeiter erfolgreich eingearbeitet haben, ist es an der Zeit, ihnen Aufgaben zu übertragen und ihre Fortschritte zu überwachen. Anstatt dies manuell zu tun, sollten Sie in ein Projektmanagement-Tool investieren. Mit diesem Tool können Sie Aufgaben mit einem Klick zuweisen und sehen, woran alle Mitarbeiter arbeiten. Außerdem können alle Mitarbeiter ihre repetitiven Aufgaben automatisieren, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf die spannenderen Teile ihrer Arbeit zu konzentrieren. Die Zusammenarbeit wird dadurch viel einfacher und unkomplizierter, da die Mitarbeiter genau wissen, woran ihre Kollegen arbeiten, wodurch unnötiger E-Mail-Verkehr vermieden wird. Und da alle Mitarbeiter auf demselben Stand sind, ist es auch einfacher, sich auf Deadlines zu konzentrieren und gute Arbeit abzuliefern.

Offboarding

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters ist ein schwerer Schlag, aber auch eine wichtige Aufgabe für die Personalabteilung. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre ausscheidenden Mitarbeiter einen reibungslosen und professionellen Übergang erleben. Leider kann der Offboarding-Prozess für Personaler auf mehreren Ebenen eine Herausforderung darstellen. Die Automatisierung des Offboarding-Prozesses macht diesen Prozess jedoch einfacher und effizienter. Optimieren Sie den Prozess, indem Sie eine Checkliste für die Offboarding-Aktivitäten erstellen, jeden Schritt verfolgen und dafür sorgen, dass alles genau dokumentiert wird. Diese Dokumentation kann Ihnen dabei helfen, rechtliche Probleme zu vermeiden und alles einheitlich und konform zu halten.

Ruhestand

Mit nur wenigen Klicks können Sie dieses Verfahren einleiten, und der ausscheidende Mitarbeiter kann alle erforderlichen Dokumente digital unterzeichnen. Die Tools können auch Unterstützung und Beratung bieten. Dank der KI-Assistenten erhalten die Mitarbeiter personalisierte Empfehlungen für ihre Ruhestandspläne und können ihre finanziellen Ziele festlegen. Das Beste daran ist, dass sich Ihre ausscheidenden Mitarbeiter nicht um den Prozess kümmern müssen, während sie den nächsten Lebensabschnitt durchlaufen, da sie bei jedem Schritt Benachrichtigungen und Updates erhalten.

Herausforderungen, die es zu beachten gilt

Sicherheitsfragen

Es ist wichtig, dass die Daten der Mitarbeiter geschützt und sicher sind. Achten Sie auf Automatisierungssysteme mit zuverlässigen Sicherheitsfunktionen wie End-to-End-Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Und natürlich müssen alle Mitarbeiter im sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit diesen Systemen geschult werden.

Fehlende Ressourcen

Die Kosten für HR-Software können für viele Unternehmen ein erhebliches Hindernis darstellen, weshalb einige vielleicht zögern, in sie zu investieren. Die Wahrheit ist, dass diese Tools dazu beitragen können, Ihren ROI zu erhöhen, indem sie die HR-Prozesse optimieren und das Risiko von Fehlern verringern. Dadurch können Sie Zeit und Geld sparen, was zu einer höheren Produktivität und Rentabilität führt.

Widerstand der Mitarbeiter

Da Sie eine neue Initiative einführen wollen, die die Arbeitsweise Ihres Unternehmens erheblich verändern wird, ist es verständlich, dass Ihre Belegschaft anfangs vielleicht nicht begeistert sein wird. Das können Sie jedoch ändern, indem Sie die Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen und ihr Feedback einholen, um so ihr Vertrauen und ihre Unterstützung zu gewinnen. Außerdem erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse, die Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Initiative erfolgreich ist.

Zusammenfassung

Es ist kein Geheimnis, dass die Technologie die Arbeitsweise der HR-Abteilung verändert hat. Die Automatisierung kann nicht nur das Leben der Personaler erleichtern, sondern auch die Arbeitsbedingungen für Ihre Teams verbessern. Nehmen Sie sich Zeit, um zu bewerten, welche Prozesse oder Aufgaben in Ihrem Unternehmen besonders anspruchsvoll sind, und suchen Sie dann nach Automatisierungstools, die dabei helfen, die Ressourcenzuweisung zu verbessern und die Arbeitsbelastung zu verringern.

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