Videokonferenz-Software: So finden Sie das richtige Preismodell für Ihr Budget

Videokonferenz-Software: So finden Sie das richtige Preismodell für Ihr Budget

Aufgrund der hohen Kosten scheiden einige Videokonferenzsoftware-Tools möglicherweise aus dem Rennen aus. Hier erfahren Sie, wie Sie das richtige Preismodell für Ihr Budget finden.

Wie Sie die optimale Videokonferenz-Software in Ihrer Preisklasse finden

Jedes Unternehmen hat ein begrenztes Budget für Videokonferenz-Software. Selbst globale Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern müssen die Kosten kalkulieren und eine Obergrenze für die Ausgaben festlegen. Ihre Preisvorstellungen sind jedoch nur ein Teil des Puzzles. Sie müssen sich auch über die Preismodelle und Pläne der Anbieter informieren. Auf diese Weise können Sie eine Videokonferenz-App finden, die den finanziellen Rahmen nicht sprengt und alle Beteiligten an einen Tisch bringt. Werfen wir also einen Blick auf einige der beliebtesten Preismodelle, gefolgt von Tipps für die Auswahl des optimalen Anbieters.

Beliebte Preismodelle für Videokonferenzsoftware

Einmalige Lizenzierung

Sie zahlen eine einmalige Gebühr für den Erwerb der Softwarelizenz, d. h. Sie müssen sich nicht um eventuelle Preisveränderungen sorgen. Der Nachteil ist, dass Sie die Kosten im Voraus tragen müssen. Außerdem müssen Sie möglicherweise Upgrades oder neue Versionen des Tools kaufen, um mit der Technik Schritt zu halten. Andererseits beinhalten abonnementbasierte Dienste in der Regel kostenlose Updates für zahlende Kunden.

Monatliches Abonnement

Diese Videokonferenzsysteme werden nach Bedarf abonniert. Sie erfordern eine monatliche Gebühr, und in der Regel gibt es verschiedene Preismodelle. Die erste Stufe deckt beispielsweise bis zu 25 Benutzer ab und Sie erhalten 100 Stunden Aufzeichnungszeit, während das höchste Paket für 500 Benutzer gilt und unbegrenzte Aufzeichnung bietet. Der größte Nachteil ist, dass die Preise mit der Zeit steigen können. Sie beginnen mit einem Paket, das Ihrem Budget entspricht, aber in einem Jahr verdoppeln sich die Gebühren und Sie müssen sich nach einem neuen Tool umsehen.

Kostenlos oder Freemium

Bei kostenlosen Videokonferenzsystemen fallen keine Softwaregebühren an, während bei Freemium-Systemen die Grundfunktionen enthalten sind und Sie für die Freischaltung fortgeschrittener Funktionen bezahlen müssen. Kostenlose Plattformen sind die beliebtesten Optionen für die private Nutzung. Sie sind jedoch möglicherweise nicht die beste Wahl für Unternehmen, bei denen die Zusammenarbeit im Team verbessert werden soll.

Ein kurzer Überblick der verschiedenen Bereitstellungsarten für Videokonferenzanwendungen

Die gängigsten Bereitstellungsarten sind lokal installiert (oder selbst gehostet) und cloudbasiert. Cloud-basierte Webkonferenzplattformen sind oft mit monatlichen Abonnements verbunden. Es gibt jedoch auch einige Tools mit einmaliger Lizenzierung, die über die Cloud zugänglich sind. Daher müssen Sie die Bereitstellungsoptionen mit dem Anbieter in Ihrer Ausschreibung klären. Erkundigen Sie sich nach dem Anmeldeverfahren, den technischen Daten und der Unterstützung für mobile Geräte.

Tipps für die Auswahl der optimalen Videokonferenz-Software für Ihr Budget

1. Prüfen Sie die Vorabkosten

Auch monatliche Abonnements sind mit Vorabkosten verbunden. Ihr Team braucht zum Beispiel eine Woche, um sich an das Tool zu gewöhnen. Das erfordert Personal und möglicherweise sogar IT-Experten, die Ihnen bei der Anpassung der Einstellungen und der Nutzung der neuen Funktionen helfen, vor allem, wenn der Anbieter nur begrenzte Kundenschulungsressourcen anbietet, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Eine weitere Vorleistung, die Sie berücksichtigen müssen, sind alle mit der Videokonferenz verbundenen Aufgaben, von der Vermarktung Ihrer Live-Veranstaltungen bis hin zur Einbindung Ihrer Markenelemente. All diese Aufgaben kosten Zeit und Geld, damit Sie das Beste aus Ihrer Investition in die Videokonferenzsoftware herausholen können.

2. Schätzen Sie den zukünftigen Bedarf an Videokonferenzen

Vielleicht haben Sie jetzt 20 Mitarbeiter, aber wie sieht die Zukunft für Ihr Unternehmen aus? Welche Funktionen benötigen Sie jetzt und in der Zukunft? Suchen Sie am besten nach einer Videokonferenzanwendung, die mit Ihnen wächst, anstatt im nächsten Jahr, wenn Sie größere Veranstaltungen durchführen müssen, erneut eine Runde der Anbietersuche durchlaufen zu müssen. Oder vielleicht benötigen Sie mehr Funktionen, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Für Ihr Budget eignet sich am besten ein Tool, das leicht zu skalieren und einfach zu bedienen ist.

3. Zusätzliche Kosten einkalkulieren

Neben den Implementierungs- und Wartungskosten müssen Sie noch weitere Softwarekosten in Ihr Budget einkalkulieren. Einige Anbieter berechnen beispielsweise zusätzliche Gebühren für erweiterten Support, wie Live-Chat oder Telefon, oder für die Anzeige von Analysen für Veranstaltungen und Vertriebsintegrationen. Diese Kosten fallen zusätzlich zu Ihrer Lizenzgebühr oder Ihrem monatlichen Abonnement an. Dies ist ein weiterer Grund, warum RFPs so wichtig sind. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihren Bedarf zu spezifizieren, so dass der Anbieter genaue Kostenvoranschläge erstellen kann, und zeigen zusätzliche Funktionen auf, die das Preis-Leistungs-Verhältnis verbessern.

4. Berechnen Sie die Kosten für kostenlose Videokonferenzsoftware

Das Problem bei kostenlosen Videokonferenzsystemen ist, dass sie selten kostenlos sind. Natürlich müssen Sie nicht für das Herunterladen der Software bezahlen und sie kann eine begrenzte Anzahl von Benutzern fassen. Allerdings erhalten Sie in der Regel nicht die gleichen Funktionen wie bei kostenpflichtigen Plattformen. Außerdem müssen Sie möglicherweise für Add-Ons und Erweiterungen zahlen, um den Funktionsumfang zu erhöhen. So bietet das Tool beispielsweise keine Aufzeichnung oder Bildschirmfreigabe und Sie müssen für diese Funktionen extra bezahlen.

5. Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Recherchieren Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle auf der Grundlage Ihrer L&D-Ziele und Geschäftsanforderungen. Es gibt zahlreiche Online-Leitfäden, die Ihnen dabei helfen, die Kosten und versteckten Gebühren zu bewerten, damit Sie das richtige Preismodell für Ihr Unternehmen auswählen können. Eine weitere wichtige Ressource sind Bewertungen und Rezensionen, da Benutzer oft unerwartete Kosten und Probleme erwähnen, die sich negativ auf den ROI auswirken – achten Sie aber darauf, dass sie von einer seriösen Quelle stammen.

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