5 Tipps für die Verwendung von Team-Hierarchien in Ihrem Mitarbeiterschulungs-LMS

5 Tipps für die Verwendung von Team-Hierarchien in Ihrem Mitarbeiterschulungs-LMS

Mithilfe der Teamhierarchien im LMS können Sie dafür sorgen, dass die HR-Infrastruktur Ihres Systems die echte Hierarchie widerspiegelt. In diesem Artikel finden Sie einige Tipps zur Nutzung dieser Funktion für Ihr Mitarbeiterschulungs-LMS.

So nutzen Sie die LMS-Teamhierarchien für Mitarbeiterschulungen

Bestimmte Teammitglieder haben Zugang zu vertraulichen Geschäftsdaten, die für andere Mitarbeiter nicht zugänglich sind – von Finanzberichten bis hin zu internen Compliance-Audits. Das Gleiche gilt für Ihre LMS-Lehrpläne und -Analysen. Sie benötigen also ein System, das die Benutzer strukturiert und rollenbasierte Zugriffsrechte unterstützt. Manager und Teamleiter sind in der Lage, neue Inhalte hochzuladen und ihre Abteilungen im Auge zu behalten. Die Schulungsteilnehmer haben jedoch weiterhin Zugriff auf relevante Ressourcen und persönliche Leistungsdaten. Entscheidend ist, dass Sie wissen, wie Sie die LMS-Teamhierarchien in Ihrem LMS nutzen können, um Ordnung in Ihre L&D-Strategie zu bringen.

1. Legen Sie Gruppe auf der Grundlage von Position, Rang und Abteilung fest

LMS-Teamhierarchien konzentrieren sich in erster Linie auf Rollen und Ränge. Sie ermöglichen es Ihnen, festzulegen, welche Mitarbeiter des Unternehmens auf verschiedene Bereiche des LMS zugreifen können. Daher müssen Sie Gruppen auf der Grundlage ihrer Position, Abteilung und Aufgaben definieren. Der LMS-Administrator beispielweise hat in der Regel volle Berechtigung, da er die Daten verwalten und pflegen muss. Gleichzeitig kann ein Schulungsteilnehmer nur auf seinen persönlichen Pfad und seine Berichte zugreifen, z. B. auf seine Beurteilungsergebnisse und den Lehrplan seiner Abteilung.

2. Legen Sie fest, welche Gruppen Zugriff auf LMS-Daten haben

Nachdem Sie nun die Gruppen in Ihrem Unternehmen definiert haben, ist es an der Zeit, die Zugriffsrechte zu verteilen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass vertrauliche Daten geschützt sind und die Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass ihre Leistungsbewertungen öffentlich einsehbar sind. Es gibt einige wichtige LMS-Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten, darunter:

Reporting

Die Mitarbeiter sollten nur die LMS-Kennzahlen einsehen können, die sich auf ihre Schulungsleistung und ihre Bewertungsergebnisse beziehen. Ebenso müssen Manager und Vorgesetze in der Lage sein, Berichte für die ihnen unterstellten Mitarbeiter einzusehen, um eventuelle Schwachstellen zu erkennen. Sie erhalten beispielweise wöchentliche E-Mail-Berichte, um Compliance-Risiken zu erkennen. Je höher man in der LMS-Teamhierarchie aufsteigt, desto umfassendere Reporting-Berechtigungen werden gewährt. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht, ohne den Schutz persönlicher Daten zu gefährden.

Inhaltsentwicklung/Lehrplan

Wer kann mit (oder ohne) Genehmigung des Administrators neue Inhalte in das System hochladen? Welche Teammitglieder können den Lehrplan und die persönlichen Schulungspfade aktualisieren und ändern? Dies sind alles Fragen, die mit der LMS-Rollenzuweisung und den Hierarchien zu klären sind. Natürlich müssen Sie sicherstellen, dass die Inhalte korrekt sind und mit Ihrem Unternehmen übereinstimmen. Außerdem sollten nur bestimmte Administratoren oder Manger befugt sein, Schulungspläne zu ändern, um aufkommende Schwachstellen zu beseitigen.

eCommerce-Funktionen

Diese Funktionen ist nur für Unternehmen gedacht, die planen, ihre Inhalte online zu verkaufen. Mit der Funktion für LMS-Teamhierarchien können Sie den eCommerce-Zugang auf LMS-Administratoren, Content-Developer und Marketing-Manager beschränken. So können nur sie Ihre Kurseinnahmen einsehen und Anmeldungen, Werbeaktionen usw. verwalten.

3. Ermöglichen Sie den Führungskräften den Zugriff auf die Schulungsinformationen ihres Teams

Manager sollten nicht nur Zugriff auf die Berichte im System haben. Sie müssen auch in der Lage sein, ihrem Team auf der Grundlage von Leistungsschwachstellen und Compliance-Risiken einen Lehrplan zuzuweisen. So können sie beispielweise ihre neuen Mitarbeiter in einen Zertifizierungskurs einschreiben, wenn sie feststellen, dass sie Schwierigkeiten haben und zusätzliche Anleitung benötigen. Sie können sie nicht im Dunkeln stehen lassen und erwarten, dass sie das Team kontinuierlich unterstützen. Achten Sie darauf, Rollen und Zugriffsrechte regelmäßig zu aktualisieren, damit die Führungskräfte jederzeit die Schulungsinformationen einsehen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen können. Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass Mitarbeiter, die nicht mehr im Unternehmen tätig sind, aus dem System entfernt werden.

4. Führen Sie unterschiedliche LMS-Regeln für Admins und Publisher ein

LMS-Administratoren sind eine Klasse für sich. Mit der Funktion der LMS-Rollenzuweisung können Sie ihnen einen Backstage-Pass erteilen. Sie können Berichte übergreifend einsehen, Inhalte überarbeiten und den Lehrplan aktualisieren. Auch Publisher müssen die Möglichkeit habe, hinter die Kulissen zu schauen, um neue Inhalte hochzuladen und entsprechende Änderungen vorzunehmen. Gleiches gilt für alle Backend-Benutzer. Von SMEs bis zu IDs. Denken Sie daran, dass heutzutage viele Aufgaben im Bereich der Schulungsentwicklung outgesourct werden. Geben Sie ihnen daher vorübergehend Zugang zu den entsprechend Bereichen im System und legen Sie strengere Regeln fest. Zum Beispiel können sie keine Geschäfts- oder Schulungsberichte einsehen. Sie können aber Inhalte zur Überprüfung einreichen oder das Grafikdesign verbessern.

5. Benutzer sollten nur Zugriffsrechte für einschlägige Schulungsinhalte haben

Die unterste Stufe in der Hierarchie ist der „Benutzer“, d. h. Ihre Schulungsteilnehmer. Idealerweise sollten die Benutzer nur Zugang zu Schulungskursen und Support-Tools haben, die mit ihren Aufgaben oder Schulungsplänen zusammenhängen. Transparenz ist wichtig, aber nicht so sehr, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Daten gefährdet sind. Eine weitere Regel gilt für befristet oder temporär eingestellte Mitarbeiter, die nicht auf Dauer in Ihrem Unternehmen bleiben werden. Legen Sie fest, wie lange sie innerhalb der LMS-Teamhierarchien über Zugriffsrechte verfügen, und beschränken Sie ihren Zugriff auf vertrauliche Bereiche.

Zusammenfassung

LMS-Teamhierarchien müssen, wie jeder andere Teil des Systems auch, gepflegte werden. Vergewissern Sie sich daher regelmäßig, dass neue Benutzer je nach ihrem Rang und ihren beruflichen Anforderungen über geeignete Zugriffsrechte verfügen. Außerdem sollten Sie sich angewöhnen, die hierarchische Struktur monatlich zu überprüfen, um sicherstellen, dass die Teamleiter Zugriff auf die ihnen unterstellten Berichte haben.

Ebenso sollten Sie die Freigaben und Zugriffsrechet für Ihre Abteilungen regelmäßig kontrollieren. Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter durch ein Missgeschick bei der Rollenzuweisung im LMS versehentlich über die Berichte ihrer Kollegen stolpern. Zu guter Letzt sollten Sie bedenken, dass Lernmanagementsysteme heutzutage sehr viel komplexer sind. Sie sind nicht nur für Schulungszwecke gedacht, sondern bieten oft auch Geschäftsberichte, CRM-Integrationen usw. Jede dieser einzelnen Funktionen erfordert eine Teamhierarchie und dazugehörige Rollen, um die Daten zu schützen.

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