Remote Onboarding Prozess: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Remote Onboarding Prozess: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

In einer Welt, in der immer mehr Arbeitnehmer Fernarbeit in Anspruch nehmen, benötigen Arbeitgeber Onboarding-Prozesse, die diesen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig einen hochwertigen und effizienten Prozess gewährleisten. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, bei der Planung eines solchen Programms keine Schritte zu verpassen.

Remote Onboarding ist zur neuen Normalität geworden

Remote Onboarding hat den Nachteil, dass es für den neuen Mitarbeiter schwieriger ist, sich als Teil des Teams zu fühlen. Bevor Sie überhaupt mit dem Onboarding-Prozess beginnen, müssen Sie den neuen Mitarbeitern gegenüber den richtigen Ton treffen, indem Sie sie wissen lassen, dass Sie sich über ihre Anwesenheit freuen. Wenn sie sich in der neuen Umgebung wohlfühlen, werden sie auch mehr Energie und Moral aufbringen, um sich richtig einzuarbeiten.

Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter

Hier können Sie kreativ vorgehen. Viele Unternehmen haben damit begonnen, neuen Mitarbeitern Willkommenspakete mit Firmenartikeln oder anderen kleinen Geschenken zu schicken. Diese Art von aufmerksamer Geste gibt dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, am richtigen Platz zu sein. Sie könnten den Mitarbeitern auch Hardware wie Computer und Monitore zur Verfügung stellen.

Das Willkommenspaket sollte reichlich gefüllt sein. Begrüßen Sie Ihre Mitarbeiter am ersten Tag mit einer persönlichen E-Mail. Schon ein einfaches Kennenlerngespräch mit den wichtigsten Teammitgliedern kann den ersten Eindruck der Mitarbeiter entscheidend beeinflussen.

Zielvorgaben festlegen

Onboarding-Prozesse, die eine chaotische Aneinanderreihung von E-Mails beinhalten, machen es schwierig, den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu behalten und zu verstehen, wie viel Zeit für die ordnungsgemäße Durchführung der Schulung eingeplant werden muss.

Neue Mitarbeiter sollten wissen, wie viele Schulungsstunden sie zu absolvieren haben und welche Deadlines für die verschiedenen Aufgaben gelten. Auf diese Weise können sie der Schulung wirklich Zeit widmen, anstatt sie in letzter Minute erledigen. Die Mitarbeiter sollten auch über den Grund für alle Schulungsaufgaben informiert werden. Dies fördert das Engagement; viele Mitarbeiter fragen sich: „Muss ich das wirklich wissen?“, wenn sie vor einer Wand von Schulungsaufgaben stehen. Es kann den Mitarbeitern auch dabei helfen, je nach ihren persönlichen Prioritäten oder Vorkenntnissen auszuwählen, worauf sie den größten Teil ihrer Bemühungen richten wollen.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Schulung ein

Wenn Sie sich ausreichend Zeit für die Schulung nehmen – idealerweise in verschiedenen Zeitabständen, um zu vermeiden, dass die Teilnehmer überfordert sind -, können Sie sicherstellen, dass die Schulung rechtzeitig abgeschlossen wird. Wenn Willkommensgeschenke einen guten ersten Eindruck hinterlassen, dann ist dies auch ein guter zweiter Eindruck. Es zeigt, dass sich das Unternehmen um die Zeit und Energie der Mitarbeiter kümmert und nicht gewillt ist, ihnen unangemessene Lasten aufzubürden, die sie bei ihren Aufgaben behindern. Dies gibt auch der Remote-Schulung ein Gefühl von Struktur. Ohne einen eigenen Schulungsraum fühlen sich die Mitarbeiter vielleicht ein wenig verloren, wenn sie versuchen herauszufinden, wie sie ihre Zeit mit ihrer neuen Arbeitslast einteilen sollen. Sie werden dankbar sein für eine Struktur, die ihren Tagen eine Form gibt.

Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit Ihrer speziellen Lernkombination vertraut (und damit, wo sie Hilfe bekommen können)

Jedes Unternehmen wird ein Onboarding-Programm mit einer einzigartigen Mischung aus Lernmodulen und Software entwickeln. In der Welt des Remote-Onboarding werden verschiedene Schulungsarten immer beliebter, darunter szenariobasierte Schulungen und Gamification

Damit die Mitarbeiter die Schulungen erfolgreich absolvieren können, müssen sie wissen, wie sie sich im LMS oder LXP Ihres Unternehmens zurechtfinden und wie sie am besten mit den verschiedenen Inhalten umgehen. Stellen Sie sicher, dass sie mit den Ressourcen arbeiten, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Dazu können unter anderem gehören:

• Leitfäden, Handbücher und Anleitungsvideos.
• Live-Schulungen für den technischen Support (besonders nützlich bei der Einarbeitung einer großen Gruppe).
• Ein schnelles technisches Supportteam (per E-Mail, Telefon und/oder Messenger).
• Die Namen der wichtigsten Teammitglieder, die Fragen zum Inhalt oder zur Arbeitsweise des Unternehmens beantworten können.

Bieten Sie Einzelgespräche an

Da Chefs nicht die Möglichkeit haben, neue Remote-Mitarbeiter im Vorbeigehen auf dem Flur fragen: „Wie geht es Ihnen?“, ist es notwendig, aktiv auf die Mitarbeiter zuzugehen. Das sollten immer der Fall sein, aber es ist besonders wichtig, sich während des Onboarding-Prozesses zu vergewissern, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Dabei geht es nicht darum, Händchen zu halten, sondern darum, sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen. Bei diesen Kontrollen können Sie zum Beispiel die Bedeutung einer bestimmten Richtlinie hervorheben oder prüfen, ob das Onboarding einige der erhofften Ergebnisse erzielt.

Wenn sich ein Mitarbeiter während des ersten Teils des Onboardings willkommen gefühlt hat, haben Sie hier die Gelegenheit zu zeigen, dass dies nicht nur eine Show war.

Diese Rückmeldung kann per Telefon oder Video-Chat erfolgen. Es ist nicht empfehlenswert, dies per E-Mail zu tun, da es sich eher um ein Gespräch handeln sollte. Es kann hilfreich sein, einen Plan erstellen, wann die Rückmeldungen stattfinden sollen, damit sie nicht verpasst werden. Diese sollten an wichtigen Meilensteinen wiederholt werden – ein Monat, 90 Tage, 6 Monate und ein Jahr.

Feedback einholen

Der Onboarding-Prozess ist erst dann abgeschlossen, wenn Sie Feedback für künftige Wiederholungen eingeholt haben. Fragen Sie die Mitarbeiter, z.B. bei der Besprechung nach sechs Monaten, wie der Onboarding-Prozess sie auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen vorbereitet hat. In einem größeren Unternehmen können Sie dies systematisch durchführen, indem Sie standardisierte Umfragen erstellen, die automatisch nach 6 Monaten verschickt werden.

Erfolgreiches Remote Onboarding ist der Schlüssel zum Erfolg

Beim Remote Onboarding geht es weniger darum, den Mitarbeitern zu sagen, wo sie am besten zu Mittag essen und wo sich die Toilette befindet, sondern vielmehr darum, die Isolierung der Remote-Arbeit zu überwinden. Die Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, Teil eines echten Teams zu sein, damit sie sich für ihre Arbeit begeistern können.

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