Onboarding neu gedacht: Wissen allein reicht nicht
Vom ersten Arbeitstag bis zum sicheren Umgang mit den täglichen Aufgaben ist es ein weiter Weg. Gutes Onboarding hilft neuen Mitarbeitern dabei, sich schnell zurechtzufinden, gute Entscheidungen zu treffen und selbstständig zu arbeiten.
Das Onboarding-Dilemma: Hohe Erwartungen, begrenzte Ressourcen
Der erste Eindruck zählt – auch beim Onboarding. Neue Mitarbeiter sollen sich schnell zurechtfinden, ihre Rolle verstehen und möglichst bald selbstständig arbeiten können. Gleichzeitig sollte Onboarding mehr leisten, als Informationen über das Unternehmen zu vermitteln. Es sollte Orientierung geben und zeigen, was in einer Rolle erwartet wird und worauf es im Arbeitsalltag ankommt.
Ideen für ein abwechslungsreiches und praxisnahes Onboarding gibt es viele. Schwieriger wird es, dafür genügend Zeit, Budget und Unterstützung im Unternehmen zu bekommen. Nicht jede gute Idee lässt sich deshalb auch umsetzen.
Umso wichtiger ist es, die verfügbaren Ressourcen gezielt einzusetzen. Im Mittelpunkt sollten dabei zwei Ziele stehen: Neue Mitarbeiter möglichst schnell fit für ihre Aufgaben zu machen und ihnen von Anfang an zu helfen, gute Entscheidungen zu treffen.
Vom Wissen zum Handeln
Beim Onboarding geht es häufig vor allem darum, Informationen zu vermitteln. Neue Mitarbeiter erfahren etwas über das Unternehmen, seine Geschichte, Werte und Prozesse. Doch nur weil sie diese Informationen kennen, heißt das noch lange nicht, dass sie für ihre neue Rolle wirklich gerüstet sind.
Selbst wenn ein neuer Mitarbeiter die Unternehmensgeschichte und das Leitbild kennt, steht er im Arbeitsalltag schnell vor ganz anderen Fragen:
- Darf ich diese Entscheidung selbst treffen?
- Wen sollte ich dabei einbeziehen?
- Welche Regeln oder Vorgaben gelten in dieser Situation?
- Wie läuft die Arbeit hier eigentlich wirklich ab?
Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen Inhalt und Kontext. Inhalte lassen sich vergleichsweise einfach vermitteln. Deutlich schwieriger ist es, den Kontext zu schaffen, der Mitarbeitern hilft, ihr Wissen im richtigen Moment richtig anzuwenden und gute Entscheidungen zu treffen. Genau dieser Kontext ist aber entscheidend.
Ein gutes Onboarding sollte deshalb nicht nur Wissen vermitteln. Es sollte neue Mitarbeiter dabei unterstützen,
- gute Entscheidungen zu treffen,
- ihr Arbeitsumfeld zu verstehen,
- sich in der Unternehmenskultur zurechtzufinden und
- ihr Wissen sicher auf konkrete Situationen anzuwenden.
Die neue Rolle von L&D
Wer Mitarbeiter auf ihren Job vorbereiten will, muss mehr bieten als Informationen. Neue Mitarbeiter müssen wissen, wie sie ihr Wissen im Arbeitsalltag einsetzen, Entscheidungen treffen und mit unterschiedlichen Situationen umgehen.
KI kann dabei helfen, Lernen praxisnäher zu gestalten und mehr Mitarbeiter von der Erfahrung ihrer Kollegen profitieren zu lassen. Dafür braucht es einen klaren Bezug zur jeweiligen Rolle, die Möglichkeit, typische Situationen zu üben, zeitnahes Feedback und Einblicke darin, wie erfahrene Kollegen an Entscheidungen herangehen.
Gerade hier kann KI einen Mehrwert bieten. Statt ausschließlich Inhalte bereitzustellen, lassen sich beispielsweise typische Arbeitssituationen simulieren. Neue Mitarbeiter können Entscheidungen treffen, unterschiedliche Optionen ausprobieren und anschließend Feedback dazu erhalten. So wird Wissen nicht nur vermittelt, sondern direkt in einem realistischen Kontext angewendet.
Damit verändert sich auch die Rolle von L&D. Es geht nicht mehr nur darum, Inhalte zu erstellen und Wissen zu vermitteln. Gerade beim Onboarding kommt es darauf an, neue Mitarbeiter gezielt auf die Anforderungen ihres Jobs vorzubereiten und ihnen den Einstieg in den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Was neues Onboarding leisten muss
Die Anforderungen an L&D verändern sich: Es reicht nicht mehr, Mitarbeitern die richtigen Inhalte bereitzustellen. Sie brauchen auch die nötige Orientierung, praktische Erfahrungen und ein Verständnis dafür, wie Entscheidungen in ihrem Arbeitsumfeld getroffen werden.
Nehmen wir die Unternehmensgeschichte: Neue Mitarbeiter müssen in der Regel nicht die Gründungsgeschichte kennen, um ihren Job zu machen. Viel wichtiger ist, zu verstehen, wie die Geschichte die Werte des Unternehmens geprägt hat und wie diese Werte heute den Arbeitsalltag und Entscheidungen beeinflussen.
Dieser Unterschied sollte auch die Gestaltung des Onboardings bestimmen. Erst wenn klar ist, was Mitarbeiter in ihrer konkreten Rolle brauchen, lässt sich entscheiden, welche Lernformate und Tools sinnvoll sind.
Dabei braucht nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Onboarding. Ein gemeinsames Onboarding kann als Grundlage dienen und je nach Rolle und individuellen Anforderungen gezielt ergänzt werden.
Dafür sind vier Fragen entscheidend:
- Was bringt der Mitarbeiter mit?
- In welches Arbeitsumfeld kommt er?
- Welche Regeln und Rahmenbedingungen beeinflussen seine Entscheidungen?
- Ist er bereit, seine Aufgaben selbstständig zu übernehmen?
Was bringt der Mitarbeiter mit?
Nicht jeder neue Mitarbeiter übernimmt dieselbe Rolle oder bringt die gleichen Erfahrungen mit. Deshalb sollte Onboarding berücksichtigen, was ein Mitarbeiter für seine konkrete Aufgabe wissen, üben und verstehen muss.
Dabei geht es nicht darum, für jeden Mitarbeiter ein eigenes Onboarding zu entwickeln. Viel wichtiger ist, was seinen Einstieg beeinflusst: Was wird von ihm in den ersten Monaten erwartet? Welche Entscheidungen muss er treffen? Mit welchen Prozessen, Tools und Ansprechpartnern wird er arbeiten?
Auch das Vorwissen spielt eine Rolle. Ein erfahrener Softwareentwickler muss beispielsweise nicht erst lernen, wie man programmiert. Er muss verstehen, welche Standards im Unternehmen gelten, wie der Deployment-Prozess funktioniert und was beim Einsatz von KI-Tools erwartet wird.
Ein Mitarbeiter, der intern in ein anderes Team wechselt, kennt dagegen bereits viele Abläufe und die Unternehmenskultur. Er muss sich vor allem mit den Arbeitsweisen und Entscheidungswegen seines neuen Teams vertraut machen.
Nicht jeder Mitarbeiter braucht denselben Lernpfad. Das Onboarding sollte an seinen Erfahrungen anknüpfen und gezielt das vermitteln, was er für seine konkrete Rolle noch braucht.
In welches Arbeitsumfeld kommt er?
Das Arbeitsumfeld besteht aus mehr als dem Arbeitsplatz und den verwendeten Tools. Dazu gehören auch Kollegen, Abläufe, Kommunikationswege, Erwartungen von Kunden und viele ungeschriebene Regeln. Vieles davon steht nicht in Richtlinien oder Lernmodulen, sondern wird erst im Arbeitsalltag sichtbar.
Ein Organigramm zeigt zwar, wer mit wem zusammenarbeitet, aber nicht unbedingt, wen ein Mitarbeiter vor einer wichtigen Entscheidung einbeziehen sollte. Auch ein Onboarding-Modul kann erklären, dass Zusammenarbeit wichtig ist. Es zeigt aber nicht automatisch, welche Teams bei bestimmten Aufgaben zusammenarbeiten oder wie mit unterschiedlichen Einschätzungen umgegangen wird.
Genau solche Situationen sollten neue Mitarbeiter im Onboarding erleben. Statt nur Informationen über Abläufe zu vermitteln, können sie beispielsweise ein konkretes Kundenproblem lösen, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind. Dabei müssen sie relevante Informationen finden, die richtigen Ansprechpartner kennenlernen und herausfinden, wer für welchen Teil des Problems zuständig ist.
Neue Mitarbeiter müssen dabei nicht jede mögliche Situation kennenlernen. Sie brauchen aber eine gute Orientierung im Arbeitsumfeld und ein Verständnis dafür, wie Menschen, Informationen und Prozesse zusammenspielen. So können sie auch in unklaren Situationen einschätzen, an wen sie sich wenden können und was sie bei ihren Entscheidungen beachten müssen.
Welche Regeln und Rahmenbedingungen beeinflussen seine Entscheidungen?
Klare Regeln können auf den ersten Blick wie Einschränkungen wirken. Tatsächlich geben sie neuen Mitarbeitern Orientierung und Sicherheit. Sie machen deutlich, welche Entscheidungen sie selbst treffen können, welche Vorgaben sie beachten müssen und wann sie Unterstützung oder eine Freigabe brauchen.
Im Arbeitsalltag zeigt sich schnell, warum solche Regeln wichtig sind. Ein neuer Mitarbeiter kann wissen, wo er Informationen findet und wen er einbeziehen muss – und trotzdem nicht wissen, was er selbst entscheiden darf. Darf er beispielsweise eine Rückerstattung anbieten? Welche Kundeninformationen darf er in ein KI-Tool eingeben? Und wann muss eine Ausnahme von einem Vorgesetzten freigegeben werden?
Solche Fragen lassen sich nicht allein durch Richtlinien oder einzelne Onboarding-Module klären. Neue Mitarbeiter müssen die Möglichkeit bekommen, solche Regeln in realistischen Situationen anzuwenden. Sie könnten beispielsweise eine von einer KI erstellte Antwort auf eine Kundenanfrage prüfen und entscheiden, ob sie sie direkt versenden, anpassen oder zur Freigabe weitergeben müssen.
Dabei geht es nicht darum, jede mögliche Regel im Onboarding abzudecken. Im Mittelpunkt stehen die Vorgaben, die für die ersten Aufgaben und Entscheidungen eines neuen Mitarbeiters relevant sind. Klare Regeln geben Mitarbeitern Orientierung und helfen ihnen, auch bei neuen Situationen sicher zu entscheiden.
Ist der Mitarbeiter bereit für den Job?
Onboarding wird häufig daran gemessen, wie viele Mitarbeiter die vorgesehenen Module abgeschlossen haben und wie zufrieden sie mit dem Programm waren. Wenn es aber darum geht, Mitarbeiter schnell fit für ihren Job zu machen, sagen diese Werte nur wenig darüber aus.
Aussagekräftiger ist, ob neue Mitarbeiter bereits in der Lage sind, ihre ersten Aufgaben selbstständig zu übernehmen, bei Entscheidungen die geltenden Vorgaben zu berücksichtigen und ihren Vorgesetzten zu zeigen, dass sie für ihre täglichen Aufgaben gut vorbereitet sind.
Ein Check-in nach 30 oder 60 Tagen kann dabei helfen, den Fortschritt einzuschätzen. Erste Arbeitsergebnisse können gemeinsam betrachtet und offene Fragen besprochen werden. Führungskräfte können sagen, wo noch Unterstützung nötig ist. Neue Mitarbeiter können schildern, welche Situationen ihnen noch schwerfallen und welche Unterstützung oder Werkzeuge ihnen dabei helfen würden.
Abschlussquoten können weiterhin eine Rolle spielen. Sie zeigen allerdings nur, ob ein Mitarbeiter das Onboarding abgeschlossen hat. Aussagekräftiger ist, ob er das Gelernte im Arbeitsalltag tatsächlich anwenden und seine Aufgaben selbstständig bewältigen kann.
Zusammenfassung
Ein gutes Onboarding muss nicht mehr Inhalte vermitteln, sondern näher an die Realität des Jobs rücken. Denn die entscheidende Frage ist nicht, ob neue Mitarbeiter eine Regel kennen, sondern ob sie wissen, wie sie in einer konkreten Situation damit umgehen.
Genau hier sollte Onboarding ansetzen: bei den Entscheidungen und Herausforderungen, die Mitarbeiter in ihrer Rolle tatsächlich erwarten. Denn wer im Onboarding lernt, wie die Arbeit wirklich funktioniert, ist besser darauf vorbereitet, sie später selbstständig zu bewältigen.
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