Mitarbeiter-Onboarding richtig verstehen

Mitarbeiter-Onboarding richtig verstehen

Angesichts eines schrumpfenden Bewerberpools und einer steigenden Nachfrage ist die Suche nach neuen Mitarbeitern zu einer der größten Herausforderungen für die Personalabteilung geworden. Allerdings ist es mit dem Finden und Einstellen des richtigen Kandidaten noch nicht getan. Im Gegenteil, jetzt beginnt erst das Bemühen, sie langfristig an das Unternehmen zu binden.

Was Sie über das Onboarding neuer Mitarbeiter wissen müssen

Es ist eine enorme Verschwendung von Ressourcen, wenn man einen Mitarbeiter einstellt und ihn dann nach ein paar Wochen an einen Konkurrenten verliert. Um genau das zu vermeiden, versuchen Unternehmen aktiv, ihren Onboarding-Prozess zu optimieren, damit neue Mitarbeiter schnell zu wertvollen und engagierten Mitgliedern ihres Unternehmens werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen – von der Definition des Begriffs Onboarding bis hin zu den Vorteilen und Tipps, wie Sie das Onboarding für Ihr Unternehmen optimal nutzen können.

Was ist Onboarding?

Was bedeutet Onboarding? Im Gegensatz zum allgemeinen Glauben ist Onboarding viel mehr als das Ausfüllen von Papierkram am ersten Tag im Büro. In Wirklichkeit bezieht sich dieser Begriff auf einen langwierigen Prozess, in dem neue Mitarbeiter in ihr Arbeitsumfeld eingeführt und integriert werden. Während dieser Zeit erwerben die Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Ressourcen, die sie für eine produktive Tätigkeit in ihrer Position benötigen. Darüber hinaus ist der Onboarding-Prozess die Zeit, in der die Mitarbeiter die Werte, Ziele und die Unternehmenskultur des Unternehmens kennen lernen und erfahren, wie ihre Arbeit zum Erreichen der Gesamtziele beitragen kann.

Die Dauer des Onboarding-Prozesses kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, ebenso wie die einzelnen Schritte, die das HR-Team unternimmt. In manchen Unternehmen dauert er nur ein paar Tage, während er in anderen bis zu einem Jahr oder länger dauern kann. In jedem Fall gilt als Faustregel, dass das Onboarding von dem Moment an beginnt, in dem Sie ihm ein entsprechendes Jobangebot machen, bis der Mitarbeiter in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten und in seiner Rolle wirklich produktiv zu sein. Wenn Sie die Aufmerksamkeit eines Bewerbers wecken, noch bevor er das Büro betritt, können Sie ihm die Werte Ihres Unternehmens nahebringen, was sich sehr positiv auf sein künftiges Engagement auswirken kann.

Onboarding vs. Orientierung

Häufig werden diese beiden Begriffe in Unternehmen gleichbedeutend verwendet. Diese Vorgehensweise könnte sich jedoch negativ auf den Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters auswirken. Wie bereits erwähnt, bezieht sich Onboarding auf eine lange Reihe von Maßnahmen, die den Mitarbeitern helfen, das notwendige Wissen, die Ressourcen, die Fähigkeiten und die Einblicke in ihre Rolle zu erlangen, damit sie schnell selbstständig und produktiv arbeiten können. Im Gegensatz dazu dauert die Orientierung in der Regel ein oder zwei Tage und bezieht sich auf die erste Phase, in der die Mitarbeiter im Unternehmen aufgenommen werden. Sie umfasst in der Regel das Kennenlernen neuer Mitarbeiter, eine Einführung in die Grundwerte und den Leitgedanken des Unternehmens sowie die Ausfüllung des erforderlichen Papierkrams.

Es ist daher leicht zu erkennen, dass die Orientierung nicht dasselbe ist wie das Onboarding, sondern eher ein Teil davon. Beide Phasen sind für einen reibungslosen Übergang in die neue Rolle sehr wichtig. Wer sie genau verstanden hat, kann ein angenehmes Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter schaffen.

Warum ist Onboarding wichtig?

Es wird immer wieder betont, wie wichtig Onboarding für den Erfolg und die Effizienz eines Unternehmens ist. Aber was macht es so wichtig? Nachdem Sie nun die Bedeutung von Onboarding kennengelernt haben, sollten Sie sich einige der Vorteile ansehen, die ein effektives Onboarding-Programm für Ihr Unternehmen haben kann.

1. Verbessertes Arbeitsklima

Die hohe Nachfrage nach Fachkräften bedeutet, dass es den Mitarbeitern nicht an Chancen mangelt. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein suboptimales Arbeitsumfeld bieten, werden sie das Unternehmen schnell wieder verlassen. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess, der sich mit der Unternehmenskultur, den Karrieremöglichkeiten und der gegenseitigen Kommunikation befasst, zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie in ihre Entwicklung investieren und sie auch über die ersten Monate hinaus unterstützen werden.

2. Geringere Fluktuationsrate

Die Mitarbeiterfluktuation ist für Unternehmen eine kostspielige Herausforderung, vor allem, wenn die Mitarbeiter nicht lange bleiben und Sie sich in einem ständigen Rekrutierungsprozess befinden. Glücklicherweise sind Schulungen eines der nützlichsten Tools zur Bekämpfung der Fluktuation. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre berufliche Entwicklung von ihrem Arbeitsumfeld unterstützt wird, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie ihrem Unternehmen treu bleiben. Wenn sie in der Lage sind, ihre Arbeit effizient zu erledigen und ihre Kenntnisse und Fähigkeiten zu erweitern, bleiben sie zufrieden und produktiv.

3. Verbesserte Personalgewinnung

Wir alle wissen, dass es sich herumspricht, wenn ein Unternehmen ein negatives Arbeitsumfeld bietet. Das Gleiche gilt auch für das Gegenteil. Wenn Sie sich bemühen, eine ansprechende Onboarding-Strategie zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingeht, werden Sie nicht nur eine bessere Mitarbeiterbindung erreichen, sondern auch Ihr Unternehmensimage aufpolieren. Moderne Mitarbeiter sind sehr an der Unternehmenskultur und an Weiterbildungsmöglichkeiten interessiert und werden die Chance nutzen, mit Ihnen zu arbeiten. Ganz zu schweigen davon, dass diese Methode schneller und kostengünstiger ist als ein herkömmlicher Rekrutierungsprozess.

4. Erhöhte Produktivität

Es dauert in der Regel einige Zeit, bis neue Mitarbeiter einen echten Mehrwert für das Unternehmen erbringen. Außerdem versuchen sie in den ersten Monaten, Fuß zu fassen und herauszufinden, wie sie ihre täglichen Aufgaben am besten erledigen können. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess kann die Eingewöhnungszeit erheblich verkürzen und den Mitarbeitern helfen, sich schneller zurechtzufinden. Um dies zu erreichen, sollten Sie häufig mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, Ziele festlegen, Ihre Erwartungen definieren und einen Plan zur Leistungsoptimierung erstellen. Auf diese Weise unterstützen Sie sie dabei, ihre Fähigkeiten eher früher als später voll auszuschöpfen.

5. Starke Unternehmenskultur

Es ist natürlich wichtig, dass Ihre Bewerber über die richtigen Fähigkeiten für die von Ihnen angebotene Stelle verfügen. Noch wichtiger ist jedoch, dass ihre Persönlichkeit zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Wenn Sie Ihre Grundwerte in den Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter gewinnen und einstellen. Im Laufe des Onboarding-Prozesses werden diese neuen Mitarbeiter schnell Teil des Teams und stolze Repräsentanten Ihrer Unternehmenswerte.

5 Schritte für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter

Sie kennen nun die Definition von Onboarding und wissen, warum Ihr Unternehmen ein Onboarding-System benötigt. Aber wie können Sie all die beschriebenen Vorteile nutzen? Im Folgenden finden Sie 5 Schritte, die Sie befolgen können, um ein effektives Onboarding-Programm für Ihre Mitarbeiter zu entwickeln.

1. Zeigen Sie Ihre Unternehmensrichtlinien und Vorteile auf

Kein Unternehmen ist wie das andere, und deshalb müssen neue Mitarbeiter von Anfang an wissen, was das Besondere an Ihrem Unternehmen ist. Informieren Sie bereits in der Anfangsphase des Rekrutierungsprozesses über die Vorteile, Boni und Anreize, die man bei der Arbeit in Ihrem Unternehmen erhält. Auf diese Weise sind Sie der Konkurrenz voraus und gewinnen mehr Bewerber. Wichtig ist auch, dass das Onboarding-Material die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit, Compliance, Best Practices usw. abdeckt, um Fehler aufgrund von Unwissenheit zu vermeiden.

2. Schaffen Sie Klarheit über die Rolle

Häufig vermitteln die Stellenbeschreibungen, die die Bewerber während des Einstellungsverfahrens einsehen, ein sehr grobes Bild davon, was sie in Bezug auf die Aufgaben ihrer neuen Rolle zu erwarten haben. Es liegt daher an Ihnen, Ihren neuen Mitarbeitern Klarheit über ihre Rolle zu verschaffen, damit sie sich sicher und bereit fühlen, ihre Aufgaben zu übernehmen. Dazu können Sie in den ersten Tagen und Wochen allgemeine Aufgaben, Ziele und Zuständigkeiten besprechen und erläutern, wie diese zu den übergreifenden Zielen des Unternehmens beitragen. Vergessen Sie nicht, ihnen Zugang zu allen Ressourcen zu geben, die sie zur optimalen Ausführung ihrer Aufgaben benötigen.

3. Fördern Sie Schulungen

Während sich die Mitarbeiter an ihr neues Arbeitsumfeld gewöhnen, entscheidet eine angemessene Anleitung und Unterstützung über ihre künftige Produktivität und ihre Bindung an das Unternehmen. Daher muss die Schulung während des Onboardings Ihre oberste Priorität sein. Achten Sie darauf, dass Sie einen persönlichen Zeitplan erstellen, in dem neue Mitarbeiter nachsehen können, was sie erwartet. Bieten Sie eine Vielzahl von Schulungsmethoden an, um den Lernbedürfnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Und schließlich sollten Sie sich regelmäßig bei ihnen melden, um ihre Schulungsfortschritte zu verfolgen und ihnen zu zeigen, dass Sie immer zur Verfügung stehen, um Pläne oder Probleme zu besprechen.

4. Führen Sie die Mitarbeiter in die Unternehmenskultur ein

Es kommt häufig vor, dass Unternehmen die Unternehmenskultur nicht in ihre Schulungen einbeziehen, da sie glauben, dass die Mitarbeiter dies im Laufe der Zeit selbst herausfinden werden. Das stimmt zwar, aber es ist dennoch ratsam, den Mitarbeitern einen Anstoß in die richtige Richtung zu geben. Erläutern Sie in den Onboarding-Gesprächen das Leitbild und die Werte Ihres Unternehmens, die Richtlinien, die Sie befolgen, und die Art und Weise, wie Sie miteinander umgehen. Auf diese Weise fällt es ihnen leichter, sich in ihrem Arbeitsumfeld zurechtzufinden und engere Beziehungen zu Kollegen und Kunden aufzubauen.

5. Fördern Sie soziale Kontakte mit Kollegen

Wenn man der Neue (oder die Neue) in einem Unternehmen ist, in dem die Leute schon lange zusammenarbeiten, kann man sich schnell sehr einsam fühlen. Um soziale Isolation zu vermeiden, insbesondere in einer Zeit, in der Remote-Arbeit immer beliebter wird, sollten Sie soziale Interaktionen zu einem Teil Ihres Onboarding-Prozesses machen. Stellen Sie Ihrem neuen Teammitglied einen Partner zur Seite, der ihn durch die Prozesse führt, Fragen beantwortet und ihn mit den anderen Kollegen und der Unternehmenskultur vertraut macht.

Best Practices für ein effektives Onboarding von Mitarbeitern

Die oben beschriebenen Onboarding-Schritte sind ein allgemeiner Leitfaden, den Sie verwenden können, um die Karriere Ihres Mitarbeiters auf positive Weise zu beginnen. Bevor Sie jedoch loslegen, sollten Sie einen Blick auf diese 7 Best Practices werfen, die Ihrem Mitarbeiter ein besseres Onboarding-Erlebnis und Ihrem Unternehmen bessere Ergebnisse bescheren werden.

Stimmen Sie die Stellenbeschreibung auf die Stelle ab

Die Aufgabe eines Personalverantwortlichen ist es, die Stellenbeschreibungen so zu gestalten, dass sie für die Bewerber ansprechend klingen. Sie müssen jedoch darauf achten, dass sie so nah wie möglich an der Realität bleiben. Wenn ein neuer Mitarbeiter feststellt, dass seine tatsächliche Position nichts mit dem zu tun hat, was ihm angeboten wurde, ist es möglich, dass er schnell wieder geht.

Automatisieren und personalisieren Sie den Onboarding-Prozess

Wenn Sie darüber nachdenken, den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter zu optimieren, dann ist ein Learning Management System die beste Investition, die Sie tätigen können. Mit einem LMS können Sie viele Onboarding-Schritte automatisieren, spezielle Standards festlegen und den Fortschritt leicht nachverfolgen. Darüber hinaus erleichtert es die Personalisierung, da Sie mit den verschiedenen Tools vielseitige Onboarding-Kurse je nach den Interessen Ihrer Mitarbeiter erstellen können.

Erstellen Sie einen detaillierten Onboarding-Zeitplan und halten Sie sich an diesen

Wenn es um Onboarding geht, ist es immer besser, einen konkreten Plan zu haben. Die Mitarbeiter müssen wissen, was sie in den ersten Monaten ihrer neuen Tätigkeit zu erwarten haben, damit sie ihre Fortschritte selbst einschätzen können. Ein Zeitplan ist auch für Ihr Unternehmen von Vorteil, da er Ihnen ermöglicht, den Prozess zu verfolgen und alle notwendigen Schritte einzuleiten. Schließlich sorgt ein Plan dafür, dass alle neuen Mitarbeiter die gleiche Schulung erhalten.

Priorisieren Sie den Informationsfluss

Der Start in einem neuen Unternehmen ist eine stressige Situation. Es gibt so viel zu lernen und so viele Menschen kennen zu lernen. Bedenken Sie jedoch, dass Sie den Informationsfluss, den Ihr neuer Mitarbeiter erhält, kontrollieren müssen. Obwohl es wichtig ist, den gesamten Unternehmensplan für das nächste Jahr zu kennen, sollten Sie vielleicht mit der Uhrzeit beginnen, zu der er zur Arbeit erscheinen muss, oder damit, wie er seinen Urlaub beantragen kann.

Führen Sie ein Kennenlerntreffen durch

Bei einem Kennenlerntreffen werden die Bewerber ihren potenziellen Kollegen vorgestellt, damit Sie einschätzen können, ob sie gut zu den anderen Teammitgliedern passen und ob sie sich in die Unternehmenskultur integrieren können. Später, in den ersten Wochen nach der Einstellung, werden diese Treffen genutzt, um Beziehungen zwischen dem neuen Mitarbeiter und den Personen aufzubauen, mit denen er in Zukunft zusammenarbeiten wird. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, das Angebot solcher Treffen anzunehmen, um die Teamarbeit und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu stärken.

Vermeiden Sie eine isolierende Onboarding-Erfahrung

Wie bereits erwähnt, kann ein neuer Arbeitsplatz für viele eine ziemlich stressige Situation darstellen. Obwohl die Automatisierung des Prozesses notwendig ist, sollten Sie Ihren Mitarbeiter in dieser Zeit nicht ganz allein lassen. Planen Sie häufige Meetings, um ihre Fortschritte zu besprechen und ihnen Raum zu geben, Fragen zu stellen und über ihre Zukunft im Unternehmen zu sprechen. Auf diese Weise werden sie den anfänglichen Stress schnell überwinden und sich in das Unternehmen einfügen und produktiv werden.

Bewerten Sie die Onboarding-Metriken

Der beste Weg, um sicherzugehen, dass Ihr Onboarding-Prozess effektiv ist, besteht darin, Metriken festzulegen, die Sie regelmäßig analysieren und vergleichen können. Während des Onboardings können Sie eine Menge Daten erfassen, z. B. die An- und Abmeldezeit, den Fortschritt bei der Zielerreichung, die Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird, die Bewertungsergebnisse usw. Nutzen Sie Ihr LMS, um Berichte über die Metriken zu automatisieren, und behalten Sie die Entwicklung Ihrer neuesten Mitarbeiter genau im Auge.

Zusammenfassung

Ein gut geplanter Onboarding-Prozess kann neuen Mitarbeitern die Motivation geben, mit der sie nicht nur langfristige Mitglieder Ihres Unternehmens werden, sondern auch wertvolle Beiträge zum Unternehmenserfolg leisten. Wenn Sie den Teufelskreis aus hoher Fluktuation und Fehleinstellungen stoppen wollen, dann sollten Sie die Ratschläge aus diesem Artikel befolgen und ein Onboarding-Programm entwickeln, das die richtigen Mitarbeiter anzieht und langfristig an Ihr Unternehmen bindet.

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