Globales Onboarding: Bedeutung und Best Practices

Globales Onboarding: Bedeutung und Best Practices

Wenn Sie sich bewusst sind, wie wichtig das globale Onboarding ist, kann es für Ihre internationalen Mitarbeiter einen großen Unterschied machen. In diesem Artikel erfahren Sie, mit welchen Strategien Sie ihnen dabei helfen können, sich reibungslos einzuarbeiten und sich in ihrem neuen Umfeld wie zu Hause zu fühlen.

Was ist globales Onboarding?

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Büro vor Ort ist an sich schon ein komplexer Prozess; stellen Sie sich vor, dies für jemanden auf der anderen Seite der Welt zu tun. Dieser Prozess wird als Global Onboarding bezeichnet und beinhaltet die Aufnahme neuer Mitarbeiter aus der ganzen Welt in einem einzigen Unternehmen. Sie müssen diese neuen Mitarbeiter in die Unternehmenskultur einführen, sie mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen und ihnen die für den Erfolg erforderlichen Tools an die Hand geben. Doch wenn Sie über Grenzen hinweg arbeiten, haben Sie es mit unterschiedlichen Kulturen, Sprachen, Zeitzonen und sogar Rechtssystemen zu tun. Mit der Zunahme der Remote-Arbeit sind globale Teams keine Seltenheit mehr. Da das Onboarding jedoch idealerweise eine maßgeschneiderte Erfahrung sein sollte, bringt das globale Onboarding einige neue Herausforderungen mit sich.

Der Grund? Weil die Grundlagen des Onboarding-Prozesses zwar dieselben sein mögen, Sie aber auch kulturelle Besonderheiten, Remote-Setups und Compliance berücksichtigen müssen. Ganz zu schweigen von Sprachbarrieren und unterschiedlichen Zeitzonen. Die vielleicht größte Herausforderung besteht jedoch darin, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu vermitteln, dass sie tatsächlich zum Team gehören, selbst wenn sie weit weg sind. Lassen Sie uns also ohne Umschweife herausfinden, warum sich das globale Onboarding lohnt und wie Sie es erfolgreich umsetzen können.

Die Bedeutung von Global Onboarding für internationale Mitarbeiter

Kulturelle Integration

Ein erfolgreicher globaler Onboarding-Plan ist der Schlüssel dazu, dass sich ausländische Mitarbeiter wirklich als Teil des Teams fühlen. Die Unternehmenskultur ist es, die dafür sorgt, dass sich alle einbezogen fühlen, und da internationale Mitarbeiter nicht die Möglichkeit haben, sie persönlich zu erleben, muss das Onboarding einen doppelten Beitrag leisten, um ein Gefühl der Verbundenheit aufzubauen. Wenn das Onboarding abgeschlossen ist, sollten die Mitarbeiter beispielsweise die Werte des Unternehmens kennen und verstehen, warum ihr Team Siege feiert, warum Feedback jederzeit willkommen ist oder warum Inklusivität eine Priorität ist. Hilfreich sind Online-Meetings, Sitzungen über die Unternehmensziele oder sogar virtuelle Teambuilding-Übungen.

Mitarbeiterengagement

Zum Onboarding internationaler Mitarbeiter gehört weit mehr als nur die Bereitstellung von Ausrüstung und das Versenden einer E-Mail mit einer Präsentation über die Unternehmensrichtlinien. Es geht darum, dafür zu sorgen, dass sie sich unabhängig von ihrem Aufenthaltsort willkommen und verbunden fühlen und bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen. Warum das so wichtig ist? Weil der erste Eindruck, den ein Unternehmen beim Onboarding hinterlässt, entscheidend ist.

Ein fundiertes globales Onboarding-Programm trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an zugehörig fühlen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie sich für ihre Arbeit begeistern und langfristig im Unternehmen bleiben. Außerdem setzt ein gutes Onboarding-Erlebnis den Maßstab dafür, was die Mitarbeiter erwarten können. Ein Unternehmen, das Wert auf Kommunikation legt und die kulturellen Hintergründe seiner Mitarbeiter respektiert, ist deren Zeit definitiv wert.

Schnelle Produktivität

Lassen Sie uns über Produktivität sprechen. Stellen Sie sich vor, Sie fangen einen neuen Job an, aber Sie müssen sich auf der anderen Seite der Welt alleine zurechtfinden. Global Onboarding hilft den Mitarbeitern bei all dieser Verwirrung und führt dazu, dass sie sofort produktiv sein können. Wenn das Global Onboarding richtig gemacht wird, bereitet es die Neuankömmlinge auf alle möglichen Szenarien vor. Wenn die erste Woche des neuen Mitarbeiters vorbei ist, weiß er genau, mit wem er sprechen muss, welche Tools er benutzen muss und was von ihm erwartet wird. Wenn die Mitarbeiter zu Beginn ihrer Tätigkeit gut vorbereitet sind, arbeiten sie schneller, erledigen ihre Aufgaben selbstbewusst und steigern so ihre Produktivität.

Rechtliches und Compliance-Bewusstsein

Wenn es um ein effektives globales Onboarding geht, sollten Compliance und Risikomanagement ganz oben auf der Prioritätenliste stehen. Und warum? Weil es eine Menge Papierkram gibt. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze, und der Umgang mit diesen kann schwierig sein; ein einziger Fehler kann zu einer hohen Geldstrafe führen. Mit einem effektiven Onboarding können Sie diese Probleme vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter die lokalen Gesetze von Anfang an verstehen. Es ist wichtig, dass Ihre neuen Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und was sie von Ihnen erwarten können – angefangen bei den Arbeitsgesetzen bis hin zu den Steuervorschriften. Auf diese Weise schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen, sondern helfen auch Ihren Mitarbeitern dabei, erfolgreich zu sein.

Bindung und Loyalität

Es ist schwer, Spitzenkräfte zu finden, vor allem, wenn man sie auf der ganzen Welt einstellt. Noch schwieriger ist es jedoch, sie zu halten. Daher brauchen Sie ein effektives globales Onboarding-Programm, um von Anfang an einen guten Eindruck zu hinterlassen. Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeitern zeigen, dass Sie sich um ihre Erfahrungen kümmern, egal wo sie sich befinden, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie bei Ihnen bleiben. Ein umfassendes Onboarding vermittelt ihnen ein klares Gefühl für ihre Rolle, bringt sie mit Kollegen auf der ganzen Welt in Kontakt und lässt sie die Werte, Aufgaben und Ziele Ihres Unternehmens besser verstehen.

Risikominimierung

Bei einem effektiven globalen Onboarding geht es nicht nur darum, dass sich die Mitarbeiter willkommen fühlen. Es ist auch eine Strategie, um Ihr Unternehmen vor Problemen zu bewahren. Überlegen Sie, was alles schief gehen kann, wenn Mitarbeiter nicht richtig eingearbeitet werden. Erstens werden sie, wenn sie die Prozesse oder Tools nicht kennen, langsam arbeiten oder Fehler machen, was wiederum zu Kosten führt. Und dann ist da noch das Reputationsrisiko. Verwirrte oder nicht unterstützte internationale Mitarbeiter können dazu führen, dass sie schlechte Erfahrungen machen und dies weiterverbreiten. Sie könnten sich sogar der Konkurrenz anschließen, weil sie dort bessere Arbeitsbedingungen vorfinden.

Aufbau globaler Teams

Der Aufbau globaler Teams hilft, Barrieren zwischen Standorten, Kulturen und sogar Arbeitsstilen zu überwinden. Es geht darum, dass sich niemand wie ein Neuling fühlt, sondern vom ersten Tag an ein geschätztes Mitglied des Teams ist. Wenn das globale Onboarding richtig gemacht wird, entstehen Bindungen zwischen den Teams und sogar über Ländergrenzen hinweg, was die perfekte Umgebung für eine globale Zusammenarbeit schafft. Das Ergebnis sind eng zusammengeschweißte und engagierte Teams, die hart arbeiten und sich einsetzen.

Schlüsselelemente des globalen Onboarding-Prozesses

Eignung und grundlegende Details

Die Eignung bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass neue Mitarbeiter rechtlich in der Lage sind, an ihrem Standort zu arbeiten, und dass alle erforderlichen Papiere in Ordnung sind. Bei globalen Teams haben Sie es mit verschiedenen Ländern zu tun, von denen jedes seine eigenen Gesetze, Steuervorschriften und Visabestimmungen hat. Sie wollen nicht versehentlich jemanden einstellen, der in diesem Land nicht arbeiten darf. Außerdem müssen Sie wichtige persönliche Informationen sammeln, z. B. Angaben zu Bankkonten, Kontaktpersonen für Notfälle und alle relevanten Ausweisnummern. Jedes Land kann hierfür besondere Anforderungen stellen, so dass es wichtig ist, die Formulare entsprechend anzupassen.

Vergütung

Einer der wichtigsten Aspekte beim Onboarding internationaler Mitarbeiter ist die Vergütung. Erstens ändern sich die Wechselkurse ständig. So kann es vorkommen, dass Sie ein großartiges Angebot machen, die Währung aber plötzlich an Wert verliert. Sie brauchen also eine Vergütungsstruktur, die die Wechselkurse berücksichtigt, um gravierende Auswirkungen auf die Mitarbeiter zu vermeiden. Dann gibt es noch unterschiedliche Standards. Was in Deutschland ein gutes Gehalt ist, reicht in Japan vielleicht nicht aus. Deshalb müssen die Unternehmen die lokalen Marktpreise und die Lebenshaltungskosten in jeder Region kennen.

Compliance und Versicherung

Jedes Land hat seine eigenen Arbeitsgesetze, Versicherungsanforderungen und Vorschriften. Der erste Schritt besteht darin, die Regeln zu kennen. Die Compliance hilft Ihnen dabei, rechtliche Probleme zu vermeiden, wie z. B. die falsche Einstufung von Arbeitnehmern, die Nichteinhaltung obligatorischer Leistungen oder die Nichteinhaltung lokaler Beschäftigungsstandards, die zu Geldstrafen, Klagen oder einem Verbot führen können. Was die Versicherung betrifft, so sind in verschiedenen Ländern bestimmte Versicherungen wie Kranken- oder Unfallversicherungen vorgeschrieben, und die Arbeitnehmer erwarten sie. Die Nichtberücksichtigung dieser Anforderungen kann sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Unternehmen gefährden.

Arbeitsvertrag

In einem Arbeitsvertrag legen Sie die Regeln fest, formulieren die Erwartungen und schützen sowohl das Unternehmen als auch den Arbeitnehmer vor künftigen Ereignissen. Jedes Land hat seine eigenen rechtlichen Anforderungen, daher können Sie nicht einfach irgendeinen Arbeitsvertrag anbieten, sondern müssen sicherstellen, dass er regionalspezifisch ist. So gibt es beispielsweise in einigen Ländern obligatorische Klauseln zu Überstunden, Urlaubstagen und Sozialleistungen. Sie müssen auch die Sprache berücksichtigen. Wenn Deutsch die Hauptsprache Ihres Unternehmens ist, empfiehlt es sich, wichtige Teile oder den gesamten Vertrag entweder ins Englische oder in die Muttersprache ihres neuen Mitarbeiters zu übersetzen.

Bürobedarf und Arbeitsmittel

Wenn Sie ein globales Team einarbeiten, ist die Ausstattung mit Büroartikeln und Arbeitsmitteln der erste Schritt, um sicherzustellen, dass es arbeitsfähig ist. Jeder neue Mitarbeiter braucht einen Arbeitsplatz, d. h. Computer, Monitore, Software und alle erforderlichen Geräte. Bei internationalen Mitarbeitern müssen Sie jedoch berücksichtigen, was in ihrer Region funktioniert, z. B. Steckeradapter, Tastaturen, die ihre Sprache unterstützen, und sogar einen auf ihre Zeitzone zugeschnittenen Softwarezugang. Vergessen Sie auch nicht den Zugang zu den Arbeitsressourcen. Neue Mitarbeiter sollten einen reibungslosen, sofortigen Zugang zu allen Tools haben, die sie verwenden werden und bei Bedarf auch Zugang zu technischem Support.

Global Onboarding Best Practices

Beginnen Sie noch vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters

Wenn Sie noch vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters mit dem Onboarding beginnen, fühlen sich die neuen Mitarbeiter besonders wohl und heben Ihr Unternehmen auch von der Konkurrenz ab. Sie können den Prozess beginnen, indem Sie eine Willkommens-E-Mail verschicken, die einige interessante Fakten über das Team, Informationen über die Unternehmenskultur und vielleicht sogar ein paar lokale Tipps enthält, falls der neue Mitarbeiter aus einem anderen Land kommt. Als Nächstes sollten Sie die Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag mit der notwendigen Ausrüstung ausstatten und die Anmeldedaten einrichten, damit sie sofort produktiv arbeiten können. Außerdem können Sie so zeigen, dass Sie auf sie vorbereitet sind und sich auf ihre Ankunft freuen.

Berücksichtigen Sie verschiedene Zeitzonen

Ihr globales Onboarding-Programm mag noch so gut sein, aber Besprechungen um 4 Uhr morgens für Ihre neuen Teammitglieder zu planen, wird nicht funktionieren. Wenn Sie einen guten Eindruck hinterlassen und Ihre internationalen Mitarbeiter von Anfang an einbinden wollen, müssen Sie die Zeitzonen berücksichtigen. Wie Sie dies tun können? Indem Sie asynchrone Kommunikation einführen. Das bedeutet, dass Sie Onboarding-Materialien wie Videos, Tutorials und Leitfäden erstellen, die neue Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten können. Wenn Live-Interaktionen erforderlich sind, planen Sie Meetings, die zwischen den Zeitzonen rotieren, oder wählen Sie bei einer großen, internationalen Gruppe eine Zeit, die für alle Zonen geeignet ist. Vergessen Sie aber nicht, die Meetings immer aufzuzeichnen. Auf diese Weise können alle, die nicht dabei sein konnten, später daran teilnehmen.

Erstellen Sie verschiedene Onboarding-Formen

Für ein globales Onboarding benötigen Sie unterschiedliche Materialien. Abgesehen von den Kerninhalten, wie der Mission, den Werten, den Richtlinien und den Abläufen des Unternehmens, müssen Sie auch den Rest lokalisieren. Wenn Sie internationale Mitarbeiter haben, müssen Sie Dokumente übersetzen, Beispiele anpassen und die kulturellen Unterschiede berücksichtigen. Niemand möchte sich ausgeschlossen fühlen, also bieten Sie keine irrelevanten Informationen an, nur weil es bequemer ist. Vergewissern Sie sich, dass jeder neue Mitarbeiter das Gefühl hat, dass das Onboarding für ihn konzipiert wurde. Dies gilt auch für die Rolle, die sie einnehmen, also stellen Sie sicher, dass die Inhalte auch rollenspezifisch sind.

Achten Sie auf kulturelle Unterschiede

Wenn Sie internationale Mitarbeiter einarbeiten, müssen Sie deren einzigartige Perspektiven und kulturellen Hintergrund respektieren. Bei der kulturellen Sensibilität geht es darum, zu verstehen, was den Menschen wichtig ist. In einigen Kulturen ist der Umgang am Arbeitsplatz sehr formell, in anderen ist er eher leger. Erwarten Sie also nicht, dass sich jeder am Arbeitsplatz gleich verhält. Beginnen Sie damit, Ihr Schulungsmaterial anzupassen. Denken Sie an die unterschiedlichen Sprachen und Zeitzonen. Seien Sie auch vorsichtig mit Firmentraditionen oder Witzen. Ein einfacher Scherz kann von jemandem, der mit dem Kontext nicht vertraut ist, als unangemessen empfunden werden.

Schaffen Sie Platz für Echtzeitkommunikation

Asynchrone Kommunikation ist, wie bereits erwähnt, großartig, wenn man es mit verschiedenen Zeitzonen zu tun hat, aber Echtzeitkommunikation ist ebenfalls wichtig. Plattformen wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom ermöglichen es neuen Mitarbeitern, Antworten genau dann zu erhalten, wenn sie sie brauchen. Außerdem erhalten die Mitarbeiter so einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur. Organisieren Sie virtuelle Treffen, bei denen internationale Mitarbeiter verschiedene Teammitglieder zwanglos kennenlernen können. Sie können ihnen auch einen Buddy zuweisen, an den sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben.

Vergessen Sie nicht die Barrierefreiheit

Stellen Sie sicher, dass Ihre Onboarding-Materialien für jeden zugänglich sind, unabhängig von seinen Fähigkeiten. Dazu gehören Untertitel für Videos, leicht lesbarer Text und Beschreibungen für Bilder. Barrierefreiheit zeigt, dass Sie sich Gedanken machen und bereit sind, in die Integration Ihres Teams vom ersten Tag an zu investieren. Dies gilt auch für Plattformen. Wenn Ihr Onboarding-Prozess auf Tools beruht, müssen diese mit Bildschirmlesegeräten, Spracherkennung und anderen Hilfsmitteln nutzbar sein.

Planen Sie regelmäßige Check-Ins

Regelmäßige Check-Ins, vor allem in den ersten Monaten, zeigen Ihren neuen Mitarbeitern, dass Sie sich ernsthaft um sie kümmern und ihnen einen reibungslosen Start in ihrer neuen Rolle ermöglichen wollen. Kombinieren Sie Fragen zur Arbeit mit Fragen zu ihren Gefühlen bei der Arbeit. Fragen wie „Wie gefällt Ihnen das Team?“ und „Wie kommen Sie mit dem Projekt zurecht?“ sind ideal, um zu sehen, wie sie sich einleben. Am besten ist es jedoch, wenn Sie es zwanglos halten. Schließlich handelt es sich nicht um eine Leistungsbeurteilung, sondern um einen Raum, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen und ihre Gedanken mitteilen sollten.

Zusammenfassung

Wenn Unternehmen dem Onboarding ihrer Mitarbeiter auf der ganzen Welt Priorität einräumen, schaffen sie die Voraussetzungen für zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter, die sich dem Unternehmen verbunden fühlen, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden. Ein reibungsloses Onboarding trägt dazu bei, dass sich neue Teammitglieder von Anfang an wertgeschätzt fühlen, was die Produktivität steigert und sie langfristig an das Unternehmen bindet. Wenn Sie Ihren globalen Onboarding-Prozess in letzter Zeit nicht auf den Prüfstand gestellt haben, sollten Sie dies jetzt tun. Nutzen Sie die oben genannten Praktiken und Tipps und setzen Sie sie um, um Ihre internationalen Mitarbeiter erfolgreich willkommen zu heißen.

---

Unser Team an E-Learning Experten bietet Ihnen zuerst eine umfassende Beratung und konzeptionelle Schritte für Ihre E-Learning-Plattform.

Unser Ziel: Ihnen das beste Resultat zu liefern, von Anfang an.
Ihre Lernenden zu begeistern und zu engagieren. Lösungen zu entwickeln die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen.

Wir sind Experten für E-Learning Technologie. Wählen Sie uns, um Ihre kundenspezifische LMS Lösungen anzubieten.