Die versteckten Kosten bei einem kostenlosen LMS

Die versteckten Kosten bei einem kostenlosen LMS

Viele Lernmanagementsysteme (LMS) sind kostenlos erhältlich, aber das bedeutet noch lange nicht, dass ihr Einsatz im Unternehmen keine zusätzlichen Kosten verursacht. Dieser Artikel weist auf Probleme hin, welche zu unerwarteten Kosten während der Implementierung eines LMS führen können und hilft den Lesern, ihre Kostenabschätzung neu zu bewerten.

Lohnt sich ein kostenloses LMS wirklich?

eLearning in einem Unternehmen einzuführen, erfordert den Einsatz erheblicher Ressourcen. Man braucht einen IT-Support, der sich um technische Fragen kümmert, mindestens einen Administrator, der die Inhalte verwaltet, und entweder ein Instruktionsdesign-Team, das Schulungsmaterialien erstellt, oder einen Koordinator, der die Erstellung der Inhalte extern verwaltet.

eLearning muss bei den Mitarbeitern richtig in Szene gesetzt werden, um sie zu einer positiven Einstellung zu bewegen. Es müssen Leitfäden geschrieben werden, die Mitarbeiter müssen geschult werden und der Helpdesk muss auf Trab gehalten werden. All dies erfordert „Ressourcen“, was letztendlich „Geld“ bedeutet. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen die Gelegenheit nutzen, ihre Ausgaben zu senken, indem sie sich für ein kostenloses, oft als Open-Source verfügbares Lernmanagementsystem (LMS) entscheiden. Aber bedeutet kostenlos auch, dass man nicht dafür bezahlen muss? Schauen wir uns das einmal genauer an.

4 Versteckte Kosten bei einem kostenlosen LMS

1. Unintuitive Benutzererfahrung

Selbstverständlich braucht jeder Mensch eine Einweisung in ein neues Tool. Je nachdem, wie benutzerfreundlich das betreffende Tool ist, muss jedoch unterschiedlich viel Zeit für die Einweisung aufgewendet werden. Während einige LMS-Plattformen so intuitiv sind, dass sie kaum ein Handbuch benötigen, sind für andere möglicherweise Workshops erforderlich, um sich mit ihnen vertraut zu machen. Je schlechter die Benutzererfahrung, desto größer ist der Bedarf an Follow-ups und einer regelmäßigen Auffrischung der Schulung, ganz zu schweigen von der Belastung des Helpdesks.

2. Begrenzte Möglichkeiten bei der Integration

Viele Aktionen im Zusammenhang mit der Benutzerverwaltung, der Erstellung von Inhalten und der Erstellung von Berichten können entweder auf die harte Art (manuell) oder auf die einfache Art (über die Integration) durchgeführt werden. Da viele kostenlose LMS nur begrenzte Integrationsmöglichkeiten bieten, bleibt nur der harte Weg. Ein LMS ermöglicht es Ihnen vielleicht, eine Liste von tausend Benutzern über eine .csv-Liste oder ein Template zu importieren, aber diese müssen oft manuell erstellt oder angepasst werden – und das kostet Zeit. Es kann zwar Leistungsstatistiken zu einzelnen Nutzern präsentieren und die Erstellung von .xls-Berichten ermöglichen, aber die Ergebnisse werden nicht auf magische Weise in Ihrem Personalmanagementsystem erscheinen – das verlangt Handarbeit.

Während die Import-/Exportfunktion bei der Masse der Nutzer Ärger erspart, gibt es immer wieder „Sonderfälle“, die separat bearbeitet werden müssen. Gehen wir mal optimistisch von 1 Sonderfall pro 100 Mitarbeiter in einem Unternehmen aus. Wie viele wären das bei einem Unternehmen mit 180.000 Mitarbeitern? Nehmen Sie diese 1800 Mitarbeiter, wenden Sie für jeden 5 Minuten auf und Sie haben 750 Stunden. Bei einer 40-Stunden-Woche (ohne Mittagspause oder Toilettengang) ergibt das über 18 Wochen oder 4 Monate Arbeit. Jeder weiß, dass es in der Regel mehr Sonderfälle gibt, vor allem, wenn ein wichtiger Termin ansteht.

3. System-Updates

System-Updates sind ein wichtiger Teil der LMS-Wartung. Sie beheben Fehler, verbessern die Sicherheit, fügen zusätzliche Funktionen hinzu oder optimieren die Benutzerfreundlichkeit. Gelegentlich funktionieren sie nicht, verursachen mehr Probleme als sie lösen, erzeugen zusätzlichen Schulungsbedarf und/oder Helpdesk-Stunden und erfordern Wartungspausen, was sich bei einigen auf verpasste Deadlines auswirken kann (siehe oben: Sonderfälle). Noch kostspieliger kann es für ein Unternehmen werden, wenn Updates ausbleiben.

4. Inhalte kuratieren

Manager, Administratoren und Instruktionsdesigner denken alle daran, die neueste Version des Lehrgangs für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz in ein LMS hochzuladen. Aber wer denkt schon daran, ihn wieder zu entfernen, wenn er veraltet ist? Die Kuratierung von Inhalten oder zumindest ein gelegentlicher Frühjahrsputz kann einen Administrator ein paar Stunden/Tage/Wochen Arbeit kosten, aber dieser Aufwand lohnt sich, denn die wachsende Menge an veralteten Materialien kann auf breiterer Ebene zu Problemen führen.

Bei der Suche nach wichtigen Informationen kann Zeit verloren gehen und die Motivation sinken, wenn man sich durch veraltete Inhalte durchwühlen muss. Veraltete Informationen wirken sich auf die Ergebnisse der Mitarbeiter aus und verursachen zusätzliche Stunden für die Vervollständigung aktueller Schulungen. Unorganisierte Inhalte halten die Mitarbeiter davon ab, aus eigenem Antrieb zu lernen.

Sind kostenlose LMS lohnenswert?

Auch wenn kostenlose Learning Management Systeme mit unerwarteten Kosten verbunden sein können, sind sie dennoch eine Überlegung wert. Kosten verursachende Aspekte wie komplexe Schulungen, Helpdesk, halb-manuelle Datenmigration, Wartungspausen und Content-Cleaning gelten vor allem für größere Unternehmen; kleinere Unternehmen sollten in der Lage sein, einen Weg zu finden, sie zu umgehen.

Ein kostenloses LMS ist eine Lösung, die ich kleinen und mittleren Unternehmen empfehlen würde, die mit dem Gedanken spielen, eLearning einzuführen, aber noch nicht von dessen Effektivität überzeugt sind, die ihre Investitionen minimieren oder die Kosten für die eLearning-Implementierung auf mehrere Budgetzeiträume verteilen möchten, sowie denjenigen, die eine Demo-/Basisversion eines Systems ausprobieren möchten, bevor sie in dessen Entwicklung investieren.

Zusammenfassung

Ich hoffe, das dieser Artikel ihnen dabei helfen wird zu entscheiden, ob ein kostenloses LMS ihrem Unternehmen Vorteile bringt oder nicht.

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