Die vergessene Phase des Onboardings

Die vergessene Phase des Onboardings

Die Schulung ist abgeschlossen – doch der entscheidende Moment kommt erst danach: wenn Mitarbeiter neue Systeme im Arbeitsalltag selbstständig nutzen müssen. Entdecken Sie, warum klassisches Onboarding diese Phase oft nicht ausreichend unterstützt und wie Digital Adoption Platforms die Lücke zwischen Lernen und Anwendung schließen.

Wie Digital Adoption Platforms die Lücke zwischen Lernen und Arbeitsalltag schließen

Die Schulung ist abgeschlossen, die Präsentationen sind vorbei, Prozesse wurden erklärt und Systeme vorgestellt. Doch genau jetzt beginnt die eigentliche Herausforderung: die Anwendung im Arbeitsalltag.

Denn in dem Moment, in dem ein neuer Mitarbeiter ein System zum ersten Mal selbstständig nutzt, zeigt sich, ob Mitarbeiter das Gelernte tatsächlich sicher anwenden können. Häufig ist das Wissen aus der Schulung dann bereits nicht mehr vollständig verfügbar.

Die Herausforderung liegt dabei nicht in der Qualität der Onboarding-Programme. Inhalte sind relevant, Trainingskonzepte sind durchdacht und Trainer vermitteln wichtige Grundlagen. Die entscheidende Lücke entsteht zwischen Lernen und Anwenden: zwischen dem Zeitpunkt, an dem Wissen vermittelt wird, und dem Moment, in dem Mitarbeiter dieses Wissen unter realen Arbeitsbedingungen benötigen.

Genau hier setzen Digital Adoption Platforms an. Sie unterstützen Mitarbeiter direkt im Arbeitsprozess und stellen Wissen dort bereit, wo es gebraucht wird: innerhalb der Anwendung und im richtigen Kontext.

Die Vergessenskurve: Warum der eigentliche Lernprozess erst nach der Schulung beginnt

Bereits im 19. Jahrhundert untersuchte Hermann Ebbinghaus, wie schnell Menschen neu erlernte Informationen wieder vergessen, wenn diese nicht wiederholt oder angewendet werden. Seine Erkenntnisse zeigen bis heute ein grundlegendes Prinzip des Lernens: Wissen bleibt besser verfügbar, wenn es regelmäßig wiederholt und praktisch angewendet wird.

Unternehmen begegnen diesem Problem seit Jahren mit zusätzlichen Schulungen, Wiederholungen, Dokumentationen und Auffrischungstrainings. Diese Maßnahmen sind sinnvoll, lösen aber nicht die entscheidende Herausforderung: den Moment der tatsächlichen Anwendung.

Ein Mitarbeiter kann in einer Schulung lernen, wie ein Prozess in einer Software funktioniert. Einige Wochen später steht er jedoch vor einer realen Aufgabe, sucht nach der richtigen Funktion oder ist unsicher, welcher Schritt als Nächstes notwendig ist. Genau in diesem Moment entscheidet sich, ob Wissen verfügbar ist oder ob Unterstützung benötigt wird.

Klassische Schulungen bereiten Mitarbeiter auf die Nutzung eines Systems vor. Digital Adoption Platforms unterstützen sie während der tatsächlichen Nutzung.

Software-Onboarding: Die entscheidende Phase nach dem Go-live

Die Einführung neuer Software ist für Unternehmen häufig mit erheblichen Investitionen verbunden. Der tatsächliche Nutzen entsteht jedoch erst dann, wenn Mitarbeiter die Anwendung sicher, effizient und vollständig nutzen.

In der Praxis zeigen sich dabei typische Herausforderungen:

• Neue Mitarbeiter benötigen häufig mehrere Monate, um in komplexen digitalen Arbeitsumgebungen vollständig produktiv zu werden.
• Leistungsfähige Funktionen bleiben teilweise ungenutzt, weil Mitarbeiter sie nicht kennen oder ihren Nutzen im Arbeitsalltag nicht erkennen.
• Nach der Einführung neuer Systeme steigt der Unterstützungsbedarf häufig an, weil Mitarbeiter bei konkreten Aufgaben zusätzliche Hilfe benötigen.

Diese Herausforderungen entstehen nicht zwangsläufig durch fehlende Akzeptanz. Oft fehlt schlicht die Unterstützung genau in dem Moment, in dem sie benötigt wird.

Viele Unternehmen investieren umfangreich in Kommunikation, Trainings und Dokumentationen vor dem Systemstart. Doch erfolgreiche Software-Adoption entscheidet sich nicht nur bei der Einführung, sondern vor allem bei der täglichen Nutzung danach.

Warum wertvolle Software-Funktionen ungenutzt bleiben

Unternehmen investieren in leistungsfähige Anwendungen, doch ein Teil des verfügbaren Potenzials bleibt häufig ungenutzt.

Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Funktionen wurden in der ursprünglichen Schulung nicht behandelt.
• Neue Möglichkeiten wurden erst nach dem Training eingeführt.
• Funktionen sind innerhalb komplexer Benutzeroberflächen schwer auffindbar.
• Mitarbeiter erkennen nicht, wann eine Funktion für ihre konkrete Aufgabe relevant ist.

Das Ergebnis: Unternehmen schöpfen den Wert ihrer Software-Investitionen nicht vollständig aus, während Mitarbeiter möglicherweise mehr Aufwand für Aufgaben benötigen, die durch vorhandene Funktionen einfacher erledigt werden könnten.

Erfolgreiche Digital Adoption bedeutet deshalb nicht nur, Informationen bereitzustellen. Entscheidend ist, Unterstützung genau dann verfügbar zu machen, wenn sie im Arbeitsprozess benötigt wird.

Performance Support: Unterstützung genau im richtigen Moment

Die Idee hinter Performance Support ist nicht neu. Bereits in den 1990er-Jahren entstanden Konzepte wie Electronic Performance Support Systems (EPSS), deren Ziel es war, Mitarbeitern Informationen direkt während ihrer Arbeit bereitzustellen.

Der Grundgedanke ist bis heute relevant: Menschen benötigen Unterstützung nicht nur vor einer Aufgabe, sondern häufig während einer Aufgabe.

Digital Adoption Platforms setzen dieses Prinzip heute technisch um. Sie werden über bestehende Unternehmensanwendungen integriert und bieten kontextbezogene Unterstützung direkt innerhalb der Software.

Typische Elemente sind:

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen
• Tooltips und Hinweise
• Prozess-Checklisten
• Unterstützung bei neuen Funktionen
• integrierte Hilfestellungen innerhalb der Anwendung

Der entscheidende Unterschied liegt nicht darin, dass neue Informationen geschaffen werden. Der Unterschied liegt darin, wann und wo diese Informationen verfügbar sind.

Statt eine Dokumentation zu durchsuchen oder ein Support-Ticket zu erstellen, erhalten Mitarbeiter Unterstützung direkt an der Stelle, an der sie eine Aufgabe ausführen.

Die Rolle von Digital Adoption Platforms im Lernprozess

Digital Adoption Platforms ersetzen keine Schulungen. Sie erweitern deren Wirkung.

Eine Schulung vermittelt Grundlagen, Zusammenhänge und notwendiges Wissen. Eine Digital Adoption Platform unterstützt Mitarbeiter dabei, dieses Wissen in konkreten Arbeitssituationen anzuwenden.

Damit schließen sie eine Lücke, die in vielen Lernprozessen bisher schwer abzudecken war: die Phase zwischen Training und sicherer Anwendung.

Der Erfolg von Lernmaßnahmen lässt sich dadurch umfassender bewerten. Neben klassischen Kennzahlen wie Teilnahmequoten, Abschlussraten oder Wissenstests werden auch praktische Nutzungsergebnisse relevant:

• Werden wichtige Funktionen tatsächlich genutzt?
• Können Mitarbeiter Aufgaben selbstständig erledigen?
• Reduziert sich der Supportaufwand?
• Verkürzt sich die Zeit bis zur sicheren Nutzung eines Systems?

Diese Perspektive zeigt, ob Mitarbeiter das Gelernte im Arbeitsalltag tatsächlich anwenden können.

Warum Change Management und Digital Adoption zusammengehören

Change Management bleibt ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Transformation. Mitarbeiter müssen verstehen, warum eine Veränderung stattfindet, welche Ziele damit verbunden sind und welchen Nutzen neue Systeme für ihre tägliche Arbeit bieten.

Doch Verständnis allein führt noch nicht automatisch zu einer sicheren Anwendung. Während Change Management das Verständnis für die Veränderung schafft, unterstützt Digital Adoption Mitarbeiter dabei, die neuen Systeme im Arbeitsalltag sicher und selbstständig zu nutzen.

Die Herausforderung für Unternehmen liegt darin, beide Perspektiven zusammenzubringen. Eine Veränderung kann noch so gut kommuniziert und vorbereitet sein – wenn Mitarbeiter bei der täglichen Nutzung eines Systems auf Hindernisse stoßen, entsteht schnell Unsicherheit und zusätzlicher Unterstützungsbedarf. Genau deshalb ist die Verbindung aus Change Management und Digital Adoption entscheidend: Sie begleitet Mitarbeiter sowohl durch die Veränderung als auch bei der konkreten Anwendung.

Zusammenfassung

Die eigentliche Bewährungsprobe beginnt nicht mit der letzten Schulungsfolie, sondern mit der ersten echten Aufgabe im neuen System. Denn erst in der täglichen Anwendung zeigt sich, ob aus gelerntem Wissen sichere Handlung wird.

Digital Adoption Platforms setzen genau an diesem Punkt an: Sie geben Mitarbeitern Unterstützung direkt dort, wo sie gebraucht wird – im Arbeitsprozess und im richtigen Moment. So schließen Unternehmen die Lücke zwischen Lernen und Anwenden und stellen sicher, dass ihre digitalen Investitionen nicht nur eingeführt, sondern auch genutzt werden.

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