Die fünf Gesichter der Software-Adoption

Die fünf Gesichter der Software-Adoption

Warum reicht eine gute Schulung nicht aus, damit neue Software wirklich genutzt wird? Die Antwort liegt in der Adoptionskurve – und in fünf sehr unterschiedlichen Arten, mit Veränderung umzugehen.

Wenn neue Software nicht richtig ankommt

Der Go-Live ist geschafft, die Schulung ist abgeschlossen – und trotzdem wird die neue Software nicht so genutzt, wie sie sollte. Genau hier zeigt sich eine oft unterschätzte Lücke: Für die Schulung gibt es einen klaren Plan, für die erfolgreiche Nutzung im Arbeitsalltag dagegen häufig nicht. Denn erst nach dem Go-Live zeigt sich, ob Mitarbeiter die Software tatsächlich in ihre täglichen Abläufe integrieren und ihr Potenzial ausschöpfen.

Nutzer gehen sehr unterschiedlich mit neuer Software um. Manche probieren selbstständig aus, was möglich ist. Andere wollen vor allem verstehen, wie sie die Software konkret für ihre Arbeit einsetzen können. Wieder andere brauchen Unterstützung erst dann, wenn sie im Arbeitsalltag nicht weiterkommen.

Wer diese Unterschiede ignoriert und alle Nutzer mit derselben Schulung erreichen will, erreicht deshalb vor allem diejenigen, die ohnehin schnell zurechtkommen. Die Schulungsquoten sind hoch, doch wichtige Funktionen bleiben ungenutzt und beim Helpdesk landen noch Monate nach dem Go-Live dieselben Fragen.

Das Problem ist dabei nicht unbedingt eine schlechte Schulung. Sie erreicht schlicht nicht alle Nutzer mit der richtigen Unterstützung zur richtigen Zeit.

Was die Adoptionskurve wirklich zeigt

Die Adoptionskurve beschreibt fünf unterschiedliche Nutzergruppen und damit fünf verschiedene Wege, wie Menschen neue Technologien annehmen. Die Gruppen unterscheiden sich darin, wie offen sie gegenüber Veränderungen sind, wie viel Unsicherheit sie akzeptieren und welche Art von Unterstützung sie benötigen.

1. Innovatoren

Innovatoren probieren neue Technologien freiwillig aus, testen Funktionen auf eigene Faust und finden sich häufig selbstständig in neuen Systemen zurecht. Für sie reichen selbstgesteuerte Schulungen, Dokumentationen oder der freie Zugang zum System oft bereits aus.

2. Frühe Anwender

Frühe Anwender stehen neuen Technologien grundsätzlich offen gegenüber. Sie wollen sich aber nicht unbedingt mit jeder Funktion beschäftigen, sondern suchen vor allem nach Möglichkeiten, wie die Software ihre Arbeit verbessern kann. Konkrete Anwendungsfälle und praxisnahe Beispiele sind für diese Gruppe deshalb wichtiger als eine vollständige Übersicht über das System.

3. Frühe Mehrheit

Die frühe Mehrheit geht pragmatisch an neue Software heran. Sie möchte wissen, was die neue Lösung für die eigene Arbeit bringt und wie sich konkrete Aufgaben damit erledigen lassen. Klare Workflows und anwendungsnahe Anleitungen sind deshalb hilfreicher als eine umfassende Einführung in sämtliche Funktionen.

4. Späte Mehrheit

Die späte Mehrheit steht neuen Systemen zunächst häufig skeptisch gegenüber und steigt meist dann ein, wenn die Nutzung im Arbeitsalltag etabliert ist. Eine einmalige Schulung vor dem Go-Live reicht hier oft nicht aus. Diese Nutzer brauchen einfache, wiederholte Unterstützung – idealerweise direkt in der Anwendung und genau dann, wenn eine Frage auftaucht.

5. Nachzügler

Nachzügler stehen Veränderungen besonders zurückhaltend gegenüber und übernehmen neue Systeme häufig erst, wenn der Veränderungsdruck steigt. Eine Schulung allein reicht hier meist nicht aus. Führungskräfte und das Unternehmen müssen den Veränderungsprozess aktiv begleiten und klar vermitteln, warum die Veränderung notwendig ist.

Der entscheidende Punkt ist: Nicht jeder Nutzer braucht dieselbe Unterstützung zur selben Zeit. Eine One-Size-Fits-All-Schulung kann diese unterschiedlichen Bedürfnisse deshalb nur begrenzt abdecken.

Wenn Schulungen an der Zielgruppe vorbeigehen

Viele Schulungen für Unternehmenssoftware sind umfassend aufgebaut. Sie erklären das System von Grund auf, decken möglichst viele Funktionen ab und vermitteln die wichtigsten Workflows rund um den Go-Live. Dahinter steht oft die Annahme, dass Nutzer neugierig sind und sich die Zeit nehmen, das System in seiner ganzen Breite zu verstehen.

Für Innovatoren kann das gut funktionieren. Für die Mehrheit der Nutzer ist es dagegen häufig zu viel. Die frühe Mehrheit möchte vor allem wissen, wie sie eine konkrete Aufgabe mit der neuen Software erledigt. Sie muss nicht jede Funktion kennen, um das System sinnvoll nutzen zu können.

Für die späte Mehrheit ist eine solche Schulung noch weniger geeignet. Wer ohnehin skeptisch ist, ob die neue Software den eigenen Arbeitsalltag verbessert, wird sich kaum freiwillig durch einen mehrstündigen Kurs arbeiten, um genau das herauszufinden.

Eine Schulung kann also fachlich hervorragend sein und trotzdem an einem großen Teil der Belegschaft vorbeigehen. Nicht weil sie schlecht gemacht ist, sondern weil sie für Nutzer entwickelt wurde, die neue Software anders angehen als der Großteil der Organisation.

Ungenutzte Funktionen, verschenktes Potenzial

Besonders deutlich zeigt sich die Adoptionskurve bei der Nutzung einzelner Funktionen. Unternehmenssoftware bietet häufig deutlich mehr Möglichkeiten, als im täglichen Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden. Die Nutzung konzentriert sich zunächst auf die grundlegenden Funktionen, während fortgeschrittene Funktionen deutlich seltener zum Einsatz kommen.

Häufig sind es Innovatoren und frühe Anwender, die solche Funktionen entdecken. Sie probieren das System auf eigene Faust aus und suchen nach neuen Möglichkeiten. Die späte Mehrheit kommt dagegen oft gar nicht so weit. Sie lernt gerade genug, um die notwendigen Aufgaben zu erledigen, und belässt es zunächst dabei.

Wenn fortgeschrittene Funktionen trotz abgeschlossener Schulung kaum genutzt werden, liegt das deshalb nicht automatisch an der Qualität der Schulung. Es kann ebenso daran liegen, dass die Nutzer die Funktion zum Zeitpunkt der Schulung noch nicht benötigt haben und erst später Unterstützung dafür brauchen.

Onboarding endet nicht mit dem Go-Live

Beim Software-Rollout endet die Planung häufig mit dem Onboarding – obwohl die eigentliche Nutzung damit erst beginnt. Das Onboarding soll den Einstieg erleichtern und vermitteln, was Mitarbeiter zum Start wissen müssen. Ob eine Software tatsächlich angenommen wird, zeigt sich jedoch erst in den Wochen und Monaten danach.

Dann entstehen Situationen, die eine klassische Schulung nicht vollständig abdecken kann: Ein bestimmter Workflow ist nicht mehr präsent, eine Funktion aus der Einführung wird plötzlich relevant oder ein Mitarbeiter steht bei einer konkreten Aufgabe vor einem Problem.

Genau hier entsteht die Lücke zwischen Training und tatsächlicher Nutzung. Mitarbeiter brauchen Unterstützung nicht nur vor dem Go-Live, sondern auch während der täglichen Arbeit – idealerweise genau dann, wenn eine Frage entsteht, direkt in der Anwendung und ohne erst eine Schulung oder ein separates Lernangebot suchen zu müssen.

Zusammenfassung

Eine Schulung kann den Go-Live vorbereiten. Ob eine Software erfolgreich eingeführt wurde, zeigt sich aber erst danach – im täglichen Umgang damit.

Deshalb braucht es mehr als eine One-Size-Fits-All-Schulung. Mitarbeiter brauchen Hilfe nicht irgendwann, sondern genau in dem Moment, in dem sie im Arbeitsalltag nicht weiterkommen. Denn am Ende zählt nicht, wer die Schulung abgeschlossen hat, sondern wer die Software tatsächlich nutzt.

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