Die Finanzierungslücke überwinden: Kleine Unternehmen und eLearning-Management

Mitarbeiterschulung mit einer personalisierten Lernplattform optimieren: 3 Dinge, die Sie beachten sollten

Die Flexibilität Ihres Fortbildungsprogramms für Mitarbeiter ist besonders wichtig für die Geschäftskontinuität und die Einhaltung von Vorschriften während der Pandemie, so dass Systeme zur Bereitstellung von Schulungen für kleine Unternehmen weiterhin höchste Priorität haben müssen.

Investieren Sie die Zeit, um Ihre LMS-Anforderungen wirklich zu verstehen

Für kleine Unternehmen ist die Investition in ein Learning Management System (LMS) eine wichtige Entscheidung, unabhängig davon, ob es sich um eine Erstanschaffung oder den Ersatz einer bestehenden Lösung handelt. Es gibt viele Faktoren und Optionen, die zu berücksichtigen sind, und bei über 800 Anbietern auf dem Markt kann es schon überwältigend sein zu wissen, wo man anfangen soll.

Bei den ohnehin schon knappen Unternehmensbudgets mag es verlockend sein, auf eine Investition zu verzichten und sich weiterhin mit einem arbeitsaufwändigen Fortbildungsprogramm zu begnügen oder bei einem LMS zu bleiben, dass nicht mehr Ihren Anforderungen entspricht. Doch in diesem wie im letzten Jahr ist die Flexibilität Ihres Fortbildungsprogramms besonders wichtig für die Geschäftskontinuität und die Einbehaltung von Vorschriften. Effektive Mitarbeiterschulungen müssen weiterhin oberste Priorität haben.

Wenn Sie damit kämpfen, Ihren Wunsch nach einem neuen LMS mit Budgetbeschränkungen in Einklang zu bringen, finden Sie hier 5 Überlegungen, wie Sie das benötigte Learning Management System zu einem angemessenen Preis erhalten.

1. Prioritäten Sie Ihre Bedürfnisse für die nächsten 1-3 Jahre

Es ist leicht, einer langen Liste von Funktionen zum Opfer zu fallen. Suchen Sie stattdessen nach Lösungen, die auf Ihre Bedürfnisse für die nächsten 1-3 ausgerichtet sind. Beginnen Sie damit, Ihre Schwachstellen zu identifizieren. Welche Probleme müssen Sie mit einem LMS lösen? Ist es Ihr größtes Problem, den Überblick über die erforderlichen Schulungen zu behalten? Oder ist es die Bereitstellung von aktuellen Inhalten?

Wie werden Sie die Plattform nutzen? Listen Sie Ihre erwarteten Anwendungsfälle auf und vergleichen Sie diese mit den angebotenen Funktionen. Wenn die meisten Ihrer Schulungen für vorgeschriebene Sicherheitsverfahren und/oder vorgeschriebene Lizenzen und Zertifizierungen sind, benötigen Sie ein LMS, das die Verwaltung von Kursinhalten und erforderlichen Aktualisierungen, Lernplänen, Fristen und Berichten erleichtert. Gamification zur Motivation der Mitarbeiterbeteiligung ist nicht notwendig.

Denken Sie daran, dass sich Ihre Anforderungen ändern können, daher ist Skalierbarkeit wichtig. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Ihre Schulungsbedürfnisse entwickeln, sollten Sie etwas haben, das ein stetiges Wachstum unterstützt, ohne das Budget für das nächste Jahr zu sprengen.

2. Verstehen Sie den Lösungsumfang

Sobald Sie wissen, was Sie brauchen, können Sie die Auswahl auf ein passendes LMS eingrenzen. Die verfügbaren Plattformen können sich in ihrem Funktionsumfang stark unterscheiden, und nicht alle sind gleich. Einige sind nur für die grundlegenden Schulungsverwaltung ausgelegt, d.h. für die Verwaltung von Schulungen und die Nachverfolgung der Kursabschlüsse.

Andere bieten umfassendere Dienste wie Inhaltsbibliotheken, Funktionen zum Erstellen von Kursen und die Flexibilität von Echtzeit-Modulen, um die Inhalte aktuell zu halten. Für ein kleines Unternehmen können diese zusätzliche Funktionen dazu beitragen, den Aufwand für die Erstellung eigener Inhalte zu minimieren, so dass Sie sich auf andere Aspekte des Geschäftsbetriebs konzentrieren können.

3. Zu berücksichtigende Funktionen

Zusätzlich zu den spezifischen Funktionen sollten Sie nach einer LMS-Plattform Ausschau halten, die Unterstützung bietet, um eine erfolgreiche Einführung und problemlose Handhabung durch die Mitarbeiter zu ermöglichen. Zum Beispiel:

• Einrichtung/Inbetriebnahme: Je nach Anbieter können die ersten Schritte von einer vollständigen Selbstbedienung über eine unterstützte Bereitstellung bis hin zu einer Full-Service-Implementierung reichen. Seien Sie ehrlich zu sich selbst, was Ihr technisches Wissen angeht, und entscheiden Sie, welches Maß an Unterstützung Sie benötigen. Natürlich zahlen Sie mehr für einen umfassenden Service, aber das kann es wert sein, wenn es eine schnellere Einführung, schnellere Aufnahme und Nutzung bedeutet.
• Kompatibilität mit HR-Systemen: Wenn Sie bereits ein HR-System verwenden, können LMS-Integration Ihnen eine Menge Zeit und Arbeit ersparen, wenn Sie wissen wollen, wer welches Schulungsprogramm für das Einarbeiten, den Wechsel der Jobrolle, Weiterbildungen und Zertifizierungen benötigt. Eine Plattform, die mit Ihrem HRIS (Human Resource Infromation System) integriert ist, kann auch eine isolierte Aufzeichnung vermeiden, die Ihnen nur noch mehr Arbeit aufbürdet und das Risiko beinhaltet, wichtige Lernmöglichkeiten zu verpassen.
• Multi-Format-Fähgikeiten: Nicht alle Lernenden lernen das Gleiche. Manche Menschen nehmen den Stoff besser durch ein Video auf, andere durch Folien und Vorträge und wieder andere durch interaktive Programme. Für ein optimales Lernerlebnis sollten Sie sich für ein LMS entscheiden, das alle Lernstile berücksichtigt, um sicherzustellen, dass jeder von dem Material profitiert.
• Flexible Technologie für einfachen mobilen Zugriff: Unabhängig von Ihrer Branche oder Umgebung sorgt es für eine bessere Beteiligung, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, zu lernen, wann und wo es ihnen am besten passt, und zwar auf dem Gerät, das sie verwenden. Plattformen, die eine reibungslose und nahtlose mobile Erfahrung bieten, geben den Mitarbeitern maximale Flexibilität, so dass die Beteiligung erhöht wird.
• Cloud-basiert vs. On-Premises: Speziell für das Fernlernen bieten Cloud-Lösungen mehr Flexibilität und Zugänglichkeit als herkömmliche On-Premises-Systeme, sowie integrierte Datensicherheit und automatische Updates mit wenig bis gar keinem Wartungsaufwand. Cloud-Plattformen bieten in der Regel auch niedrigere Einstiegskosten mit modularen Komponenten, die Sie bei veränderten Anforderungen hinzufügen können.
• Unterstützung: Angemessener Kundensupport ist von entscheidender Bedeutung, und die Optionen für LMS-Plattformen reichen von kostenlos/inklusive für umfassende Lösungen bis hin zu kostenpflichtigen Tools, die nur ein Minimum an Funktionalität bieten. Sie wollen einen Anbieter, der über Mittel verfügt, damit Mitarbeiter auch nachts um 3 Uhr nach Schichtende asynchrone Schulungen durchführen können. Viele bieten Möglichkeiten zur Selbsthilfe, wie z. B. eine Wissensdatenbank, Benutzerforen, FAQs, Hilfsdokumente und automatisierte Chats/Fehlerbehebungen, andere wiederum bieten erweiterte Optionen wie telefonischen Support auf Abruf.
• Analyse: Die Verfolgung des Kursabschlusses ist wichtig, aber Sie möchten vielleicht darüber hinausgehen, um die Erfahrung der Lernenden zu analysieren und zu optimieren. Haben die Lernenden Probleme mit dem Inhalt? Oder brauchen sie zu lange, um den Kurs durchzuarbeiten und geben auf? Ein LMS, das das Verhalten der Lernenden in Echtzeit verfolgt, kann Ihnen helfen, den Inhalt und die Bereitstellung zu verbessern, um so die Effektivität der Schulung zu maximieren.

4. Informieren Sie sich über die zu erwartenden Kosten

Die Kosten für die meisten LMS-Plattformen beinhalten die anfängliche Einrichtung und die jährliche Lizenzgebühr. Für alle Upgrades oder Add-Ons, einschließlich der Bereitstellung von Inhalten oder der Erstellung individueller Inhalte, können zusätzliche Gebühren anfallen. Es gibt unterschiedliche Preismodelle, aber die gängigsten sind pro Lernenden/pro Monat, pro Lernenden/pro Nutzung und eine Pauschale pro Kurs, die am häufigsten bei Compliance- oder Spezialprogrammen anfällt. Auch hier gilt: Ermitteln Sie zunächst Ihren Bedarf, rechnen Sie nach und finden Sie heraus, was für Ihre Situation am besten geeignet ist.

Vergessen Sie nicht, den Gesamtwert zu berücksichtigen. Abgesehen von den Kosten sollten Sie auch die Zeit und den Aufwand berücksichtigen, die Ihnen ein LMS ersparen könnte und was das für Ihr Unternehmen bedeutet. Wenn Sie nicht mehr jede Woche Stunden mit der Verwaltung von Schulungen verbringen müssen, profitieren Sie von einer viel größeren Effizienz, einem geringeren Risiko von Compliance-Verstößen und der Möglichkeit, mit einem zuverlässigeren Fortbildungsprogramm qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten – all das muss in den Kosten berücksichtigt werden. Es geht nicht nur um die Einzelkosten, sondern um den gesamten ROI, und ein erstklassiges LMS kann sich in jeder Unternehmensfunktion auszahlen.

5. Vermeidbare Hindernisse

Wenn Sie die Optionen in Betracht ziehen, gibt es einige Dinge, die Sie unbedingt vermeiden sollten. Hüten Sie sich zum Beispiel vor der Add-on-Falle. Wie beim Kauf eines neuen Autos wird Ihnen der Verkäufer immer zuerst das Modell mit all dem Schnickschnack zeigen, um Sie zum Kauf des Spitzenmodells zu verleiten. Der Preis sieht gut aus, bis Sie herausfinden, dass es sich bei all diesen Funktionen um separate Zusatzausstattungen handelt. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine vollständige, schriftliche Beschreibung dessen erhalten, was im Vertrag enthalten ist, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Ein weiteres Problem, auf das Sie achten sollten, ist das Eigentum an den Inhalten. Einige LMS-Anbieter verpflichten Sie dazu, nur ihre Inhalte oder ihr eigenes Authoring Tool zu verwenden, oder beanspruchen sogar das Eigentum an den von Ihnen erstellten Inhalten und verlangen dann eine Gebühr, wenn Sie zu einer anderen Plattform wechseln möchten. Fragen Sie unbedingt danach, damit Sie nicht am Ende Ihre eigenen Inhalte zurückkaufen müssen.

Kaum zu glauben, aber viele Unternehmen machen den Fehler, die IT-Abteilung nicht in den Beurteilungs- und Entscheidungsprozess einzubeziehen. Wie bei jeder neuen Softwareanschaffung sollte die IT-Abteilung immer mit einbezogen werden, schon allein aus Gründen der Sicherheit und Kompatibilität. Ihr IT-Team kann auch bei der Installation enorm helfen; andernfalls kann es Sie auf lange Sicht viel mehr kosten.

Vergessen Sie schließlich nicht, den Start und die Einführung der Plattform zu planen. Egal wie gut das LMS ist, es bringt nur dann einen Nutzen, wenn Ihr Team es nutzt. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan und ein Budget haben, um das LMS intern zu bewerben und stellen Sie sicher, dass Sie sich auf das „Warum“ für die Mitarbeiter konzentrieren, indem Sie die Vorteile der neuen Plattform mitarbeiterorientiert darstellen. Machen Sie deutlich, was für sie drin ist.

Trotz aller Recherche und sorgfältiger Planung ist der Kauf eines LMS eine große Entscheidung, die Zeit braucht. Aber wenn Sie im Vorfeld Zeit und Energie investieren, um Ihre Anforderungen zu ermitteln und Faktoren zu berücksichtigen, die über den Anschaffungspreis hinausgehen, kann die Investition preiswerter werden und Ihnen letztlich eine Menge Geld sparen.

Unser Team an E-Learning Experten bietet Ihnen zuerst eine umfassende Beratung und konzeptionelle Schritte für Ihre E-Learning-Plattform.

Unser Ziel: Ihnen das beste Resultat zu liefern, von Anfang an.
Ihre Lernenden zu begeistern und zu engagieren. Lösungen zu entwickeln die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen.

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