Compliance-Schulung: Aussagekräftige Beweise, Maßnahmen und Ergebnisse
Vielleicht unterstützen Ihre hochrangige Führungskräfte Ihr Compliance-Schulungsprogramm, aber verfügen Sie über die Informationen und Ressourcen, die Sie für die Umsetzung eines sinnvollen Programms benötigen?
Laut einer von Deloitte und Compliance Week durchgeführten Umfrage haben viele Unternehmen die Möglichkeit, die verfügbaren Daten besser zu nutzen, um die Effektivität ihres Compliance-Programms zu messen.
Dies ist für Sie vielleicht nichts Neues. Vielleicht haben Sie sogar mit einer größeren Herausforderungen zu tun, nämlich herauszufinden, welche Daten – oder Beweise – zeigen, dass Ihr Compliance-Schulungsprogramm funktioniert.
In diesem Beitrag geht es darum, wie aussagekräftige Nachweise aussehen, wie man sie messen und wie sie zur Information Ihres Compliance-Schulungsprogramms verwenden kann.
Bevor wir zu diesem Thema kommen, haben wir in unserem vorherigen Beitrag in dieser Reihe erläutert, warum der Abschluss eines Schulungskurses nicht ausreicht, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Der Abschluss als Messgröße spiegelt weder die Qualität einer Schulungserfahrung (wie angemessen und wertvoll der Inhalt ist) noch ihre Wirksamkeit (wie viel die Mitarbeiter tatsächlich lernen und in die Praxis umsetzten) wider.
Wie sieht ein aussagekräftiger Nachweis aus?
Einige Unternehmen haben Hunderte – sogar Tausende – von Seiten mit Richtlinien und Verfahren. Die Aufsichtsbehörden verlangen von einigen, dass sie interne Kontrollprogramme einführen, um Risiken zu reduzieren und die Compliance-Ziele zu erreichen. Diese Programme umfassen in der Regel obligatorische Schulungen für Mitarbeiter.
Von einigen dieser Unternehmen wird auch erwartet, dass sie diese Kontrollen testen oder Prüfungen durchführen. Auf Verlangen einer Aufsichsbehörde müssen diese Unternehmen aussagekräftige Beweise vorlegen, die belegen, dass sie diese Richtlinien, Verfahren und Kontrollen getestet haben. Und dieser Nachweis muss belegen, dass die Schutzmaßnahmen funktionieren.
Aber stellen der Abschluss von Schulungen und die Prüfung von Kontrollen einen aussagekräftigen Beweis für konformes Verhalten dar? Wenn man dies aus der Perspektive der Leistungsverbesserung betrachtet, lautet die Antwort nein. Beweise sind nur dann aussagekräftig, wenn sie einem bestimmten Ergebnis entsprechen.
Wenn Mitarbeiter eine Schulung abschließen, ist dies ein Beweis für ihre Fähigkeit, auf ein eLearning-Modul zuzugreifen und ein Pressespiel zu spielen. Das Durchklicken durch Folien zeigt kein konformes Verhalten.
Wenn Mitarbeiter ein Quiz bestehen, mit dem bewertet werden soll, wie viel von den eLearning-Inhalten sie sich erinnern, misst dies ihre Wissen über eine Richtlinie. Dies mag zwar ein führender Indikator für regelkonformes Verhalten sein, ist aber kein aussagekräftiges Maß dafür, ob das Verhalten eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz regelkonform ist.
Wenn ein Verantwortlicher für die Einhaltung von Richtlinien Kontrollen durchführt, erbringt dies den Nachweis, dass der, wenn ein bestimmter Prozess befolgt wird, die mit der zu testenden Kontrolle verbundene Dokumentation erstellt. Sie liefert keinen Beweis dafür, dass die Mitarbeiter diese Schutzvorkehrungen, d.h. einen Beweis für regelkonformes Verhalten.
Eine warnende Geschichte
Erinnern Sie sich an die Geschichte von Garth Peterson? Er ist der Angestellte von Morgan Stanley, der sich der Verschwörung schuldig bekennt, sich den vom Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) vorgeschriebenen internen Buchführungskontrollen des Unternehmens zu entziehen.
Peterson absolvierte sieben Mal eine Schulung über Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften und Anti-Korruptionsgesetze, dennoch verstieß er immer noch gegen das Gesetz. Offensichtlich war Morgan Stanleys Beweis für ein wirksames Einhaltungsprogramm – seine internen Kontrolltests und Daten über den Abschluss der Schulung – nicht aussagekräftig.
Morgan Stanley hatte sich zwar buchstabengetreu an das Gesetz gehalten, aber nicht den Geist des Gesetzes erreicht. Mit der Verordnung sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die Regeln kennen und wissen, wie sie sie befolgen müssen, damit sie die Regeln nicht brechen. Nach Abschluss der Schulung brach Garth Peterson die Regeln.
Was passiert, wenn Aufsichtsbehörden darum bitten, die Daten einzusehen?
Vielleicht arbeiten Sie für ein Unternehmen, dass über ein internes Programm zum Schutz von Hinweisgebern oder HIPPA-Regelungen verfügt. Diese Firma legt den Auditoren wahrscheinlich eine Dokumentation ihres Programms zur Einhaltung der Regeln vor. Dies wird wahrscheinlich von elegant aufbereiteten Beweisen für die Prüfung dieses Programms begleitet. Sie ist hübsch gebrandet und vielleicht sogar von einem Compliance Officer unterzeichnet.
Was passiert, wenn eine Aufsichtsbehörde darum bitten, die Daten einzusehen, aus denen hervorgeht, ob – oder wie stark – die Mitarbeiter das Programm nutzen? Was zeigen Sie ihnen?
Oder was passiert, wenn niemand das Programm in einer bestimmten Berichtsperiode benutzt? Bedeutet das, dass sich alle an die Richtlinien halten? Wie können Sie sicher sein?
Sie würden es nicht wissen. Das würde einen anderen Satz von Metriken erfordern.
Das sind die Metriken, nach denen die Regulierungsbehörden zu fragen beginnen, wenn sie zu einer Prüfung erscheinen.
Wie sieht richlinienkonformes Verhalten aus?
Wenn das Ziel eines Unternehmens darin besteht, festzustellen, ob die Mitarbeiter eine Richtlinie einhalten, müssen sie zunächst definieren, wie Compliance aussieht.
Aus der Perspektive der Leistungsverbesserung bedeutet das, die Handlungen und Verhaltensweisen zu identifizieren, die ein angemessenes Mitarbeiterverhalten ausmachen. Das heißt, richtlinienkonformes Verhalten. Einmal definiert, würde das Unternehmen eine Möglichkeit zur Überwachung dieser Verhaltensweisen und zur Erfassung der damit verbundenen Daten schaffen. Dann würde es diese Informationen analysieren und auf einer Scorecard erfassen.
Umgekehrt könnte das Unternehmen führende Indikatoren für das Fehlverhalten von Mitarbeitern identifizieren und dann einen Plan zur Erkennung, Erfassung, Bewertung und Berichterstattung dieser Daten ausarbeiten.
Das Unternehmen würde diese Scorecard verwenden, um den Regulierungsbehörden zu zeigen, ob – oder wie sehr – die Mitarbeiter die Richtlinien einhalten. Dies würde einen aussagekräftigen Beweis für richtlinienkonformes Verhalten darstellen. Ohne einen solchen Nachweis kann ein Unternehmen die Wirksamkeit von Compliance-Programmen nicht aussagekräftig messen.
Wie kann man aussagekräftige Beweise für Compliance-Schulungen nutzen?
Ein Unternehmen kann solche Nachweise nutzen, um sein Schulungsprogramm auf ein höheres Effektivitätsniveau zu bringen. Sie können sie nutzen, um von der Abdeckung des Was und Warum einer Vorschrift zur Ausrichtung auf das Verhalten der Mitarbeiter zu gelangen, die die Aktivität steuern, die überwacht, analysiert und auf der Scorecard berichtet wird.
Bewertung des Schulungsbedarfs
Dies beginnt mit einer Einschätzung des Schulungsbedarfs. Schulungsexperten nutzen diesen Prozess, um die richtigen zielgerichteten Maßnahmen für die Mitarbeiter, die richtige Strategie für den Lerntransfer und die richtigen Instruktionen zu ermitteln, damit das Lernen haften bleibt.
Beispielweise könnte eine Schulungsbedarfanalyse ergeben, dass die beste Strategie für ein bestimmtes Publikum kontinuierliches Mirkolernen mit Wiederholungsabständen ist.
Mikrolernen
Mikrolernen ist ein Ansatz, der aus kurzen, fokussierten Strategien zum Erlernen einer spezifischen, konkreten Fertigkeit besteht, die in kleinen Lerneinheiten vermittelt wird. Die Einheiten können von einem 30-Sekunden-Video bis zu einem 3-minütigen interaktiven Modul reichen. Dabei kann es sich sogar um Infografiken, Artikel oder einen Podcast handeln.
Abgegrenzte Wiederholung
Abstandswiederholung bedeutet, dass die Lerneinheiten in allmählich zunehmenden Abständen wiederholt werden. Dies ähnelt der Art und Weise, wie Sie vielleicht in der Grundschule mit Lernkarten Addition und Subtraktion gelernt haben. Compliance-Trainer, wie Mathematiklehrer der zweiten Klasse, wissen, dass Handlungen geübt werden müssen, damit man sich im Moment an sie erinnert. So bringt man das Training zum Durchhalten.
Stellen Sie sich vor, Sie würden ein Compliance-Mikrolernprogramm anbieten, in dem die für richtlinienkonformes Verhalten entscheidenden Fähigkeiten monatlich oder vierteljährlich wiederholt werden. Und obendrein können Sie den Erfolg dieses Programms anhand der Kennzahlen auf Ihrer Einhaltungs-Scorecard bewerten.
Stellen Sie sich nur einmal vor, wie anders die Ergebnisse im Vergleich zu einem herkömmlichen jährlichen Eins-zu-Eins-Training zur Einhaltung der Richtlinien wären. Sie wären in der Lage, den Aufsichtsbehörden Nachweise für den Erwerb von Mitarbeiterfähigkeiten zu zeigen, die auf dem tatsächlichen Nachweis beruhen, dass die Mitarbeiter diese Fähigkeiten bei der Arbeit anwenden.
Die Gelegenheit für Compliance-Schulungsprogramme
Die Standards für Compliance-Programme, einschließlich Compliance-Schulungen, ändern sich. Organisationen, die keine aussagekräftigen Effektivitätsmessungen vorlegen können, werden einer behördlichen Prüfung nicht standhalten.
Angesichts der Ressourcen, die für die Ausbildung von Fachleuten zur Verfügung stehen, haben wir die Möglichkeit, Compliance-Schulungen anzubieten, die durch den Einsatz einer Vielzahl von Lernmethoden und Anweisungstaktiken zu sinnvollen Ergebnissen führen.
Indem wir in Schulungen zur Einhaltung von Vorschriften investieren, können wir die Mitarbeiter über die Maßnahmen unterrichten, die für ihre beruflichen Verantwortlichkeiten gelten, und sie mit den richtigen Fähigkeiten ausstatten, um ein gesetzeskonformes Verhalten am Arbeitsplatz zu demonstrieren.
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