9 wichtige Funktionen, die Ihr neues Videokonferenzsystem haben muss.

9 wichtige Funktionen, die Ihr neues Videokonferenzsystem haben muss.

Jedes Videokonferenzsystem bietet etwas Einzigartiges. Trotzdem gibt es 9 wichtige Funktionen, die alle führenden Plattformen gemeinsam haben.

Worauf Sie bei einem Videokonferenzsystem achten sollten

Sie sind bereit, den Schritt zu wagen und ein neues Videokonferenzsystem für Ihr Unternehmen anzuschaffen. Aber wo fangen Sie überhaupt an? Sie haben sicherlich die Qual der Wahl, was den Auswahlprozess noch schwieriger macht, da so viele Plattformen zur Auswahl stehen und so wenig Zeit bleibt, sie alle gründlich zu testen. Zum Glück gibt es eine Frage, die Ihre Suche beschleunigen und Sie in die richtige Richtung lenken kann. Wodurch hebt sich die beste Videokonferenzsoftware vom Rest ab? In erster Linie brauchen Sie ein Tool, das die Erwartungen Ihres Teams erfüllt. Hier sind 9 wichtige Funktionen, die Ihre neue Videokonferenzsoftware bieten muss, damit sich Ihre Investition lohnt.

Must-Have-Funktionen für Ihr Videokonferenzsystem

1. HD-Video

HD ist ein Muss, um die Immersion zu verbessern und das Mitarbeiterengagement zu steigern. Sie erwarten klare, scharfe Bilder und keine pixeligen Flecken, die eigentlich ihre Kollegen oder Online-Lehrer darstellen sollen. Allerdings kann eine langsame Internetverbindung die Bildqualität beeinträchtigen. Geben Sie daher im Vorfeld der Veranstaltung einige Anweisungen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer das beste Nutzungserlebnis haben, und nennen Sie beispielsweise die technischen Mindestanforderungen wie unterstützte Geräte sowie die ideale Internetbandbreite.

2. Bildschirmfreigabe

Mit der Funktion zur gemeinsamen Nutzung des Bildschirms können die Teilnehmer alles, was auf ihrem Bildschirm zu sehen ist, in Echtzeit übertragen, was sich ideal für die Besprechung von Aufgaben und die Fehlerbehebung im Team eignet. Sie können auch auf Dokumente verweisen, um Beiträge von anderen Teilnehmern zu erhalten. So kann z. B. Ihr L&D-Grafikdesigner seine laufenden Arbeiten mit anderen teilen und sie um Korrekturhinweise bitten. Sie können diese Funktion auch während Live-Veranstaltungen nutzen, um Mitarbeitern den Zugriff auf Online-Schulungsressourcen oder neue Toolfunktionen zu vermitteln.

3. Aufzeichnungen

Vielleicht kann ein Mitarbeiter nicht an der Besprechung teilnehmen, oder Sie möchten Ihre Online-Schulungsbibliothek schnell und kostengünstig erweitern. Diese Funktion der Videokonferenz-App bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung aufzuzeichnen und den Nutzern den Link zu schicken. Sie können das Filmmaterial auch bearbeiten und in Form eines Webinars in Ihr Repository hochladen. Eine weitere Option ist die Aufteilung in kleinere Module für den JIT-Support. Stellen Sie nur sicher, dass die neue Software mit Ihren Rapid-Authoring-Tools kompatibel ist. Auf diese Weise können Sie Übergänge und visuelle Elemente hinzufügen, bevor Sie das Material in Ihre Bibliothek hochladen.

4. Markenintegration

Viele moderne Videokonferenzsysteme ermöglichen es Ihnen, Ihre eigenen Branding-Elemente wie Ihr Logo und Ihr Farbschema einzubinden. So können Sie Webinare und Workshops entwickeln, die zu Ihrem Image passen. Aber auch Ihre Sitzungen mit Kunden und externen Partnern werden dadurch professioneller. Erkundigen Sie sich im Vorfeld bei den Anbietern nach White Labeling und Anpassungsmöglichkeiten. Noch besser ist es, wenn Sie diese Funktion in Ihre Ausschreibung aufnehmen.

5. VoIP (IP-Telefonie)

Mit VoIP können die Teilnehmer ohne Verzögerung zwischen Audioanrufen und Videokonferenzen wechseln. Die Sitzungen werden online gehostet, wodurch auch die Zugänglichkeit verbessert wird. Die Mitarbeiter melden sich zum Beispiel mit ihrem mobilen Gerät bei der Plattform an. Nach der Hälfte des Sprachchats müssen sie ihren Bildschirm freigeben. Also aktivieren sie die Webcam und geben ihren Kollegen eine kurze Präsentation. Die anderen Teilnehmer können je nach ihren persönlichen Vorlieben entscheiden, ob sie die Videofunktion einschalten oder bei der Audioübertragung bleiben wollen.

6. Live-Chat

Ob sie nun Ressourcenlinks austauschen oder mit anderen Teilnehmern kommunizieren müssen (ohne Mikrofone), Live-Chat-Funktionen sind ein Muss. Dies ist auch ideal für große Gruppensitzungen, da jeder seinen Beitrag leisten kann, ohne dass ein Chaos entsteht, z. B. wenn alle gleichzeitig zu sprechen versuchen und sich gegenseitig übertönen. In manchen Fällen kann der Lehrer oder Moderator auch das Mikrofon aller anderen stumm schalten, damit sie sich auf das Thema konzentrieren können, und Live-Chats geben ihnen die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen.

7. Benutzerfreundliches Interface

Die Mitarbeiter sollten nicht stundenlang damit beschäftigt sein, sich an die neue Videokonferenzsoftware zu gewöhnen. Vielmehr muss Ihr neues System benutzerfreundlich und intuitiv sein, d. h. übersichtliche Beschriftungen/Schaltflächen und eine optimierte Benutzeroberfläche aufweisen. So können sie beispielsweise schnell zwischen Audio und Video wechseln oder ihre Mikrofone mitten in einer Besprechung ausschalten. In erster Linie sollte die Software über jeden Browser oder jedes mobile Gerät zugänglich sein.

8. Breakout-Räume

Breakout-Räume ermöglichen es den Nutzern, individuelle Sitzungen abseits des Online-Publikums abzuhalten. Sie können sich beispielsweise nach der Live-Veranstaltung in Peer-Coaching-Gruppen aufteilen oder während eines Online-Schulungsworkshops an Gruppenaktivitäten arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist die Personalisierung. Die Mitarbeiter können in einem privateren Raum wichtige Themen besprechen und sich auf individuelle Defizite konzentrieren, anstatt zu versuchen, vertrauliche Themen während der Hauptveranstaltung anzusprechen, bei der 150 Personen zuhören.

9. Erstklassiger Support

Der Support des Anbieters hat zwei Ebenen. Zum einen gibt es den direkten Support für Kunden wie Telefon, E-Mail und Live-Chat. Zum anderen gibt es Online-Schulungsressourcen, die Ihnen helfen, Probleme selbst zu lösen, z. B. Tutorials und Videodemos, die in der Online-Wissensdatenbank zur Verfügung stehen. Einige Unternehmen verfügen sogar über Benutzer-Communities, in denen Sie Fragen stellen und das Archiv durchsuchen können. Jede hochwertige Videokonferenz-Anwendung sollte über Support-Dienste verfügen, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Sie suchen zum Beispiel ein Tool mit Telefonsupport während der Geschäftszeiten, damit Sie sofortige Unterstützung erhalten und sich sicher sein können, dass die Anbieter immer da sind, um Einblicke und technisches Fachwissen zu bieten.

Zusammenfassung

Mit all diesen Funktionen lassen sich die Funktionalität und der ROI eines Videokonferenzsystems optimieren, aber Sie sollten sich auch mit Ihrem Team beraten, um diese Liste zu ergänzen. So können Sie auch das richtige Maß an Unterstützung auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen ermitteln. Anschließend können Sie das Online-Verzeichnis nutzen, um die beste Videokonferenzsoftware im Rahmen Ihres Budgets auszuwählen. Jedes Verzeichnis enthält eine detaillierte Liste der Plattformfunktionen und Supportleistungen, so dass Sie nicht lange suchen müssen, um Anbieter zu prüfen und herauszufinden, welches System das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

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