8 Tipps, mit denen Teamleiter effektives Feedback geben können

8 Tipps, mit denen Teamleiter effektives Feedback geben können

Mitarbeiter, die sich um ihre berufliche Entwicklung bemühen und nicht genügend Feedback erhalten, neigen eher dazu, ihren aktuellen Job zu kündigen und sich nach etwas Besserem umzusehen. Dies beweist, dass die Führungskräfte in ihren Wochenplänen das Thema Feedback intensivieren müssen, damit sich die Mitarbeiter optimal entwickeln können.

Was ist Feedback, und warum ist es so wichtig?

Feedback wird in der Regel in zwei Kategorien unterteilt: konstruktiv und positiv. In der ersten Kategorie erörtern die Führungskräfte verbesserungswürdige Bereiche, während sie in der zweiten Kategorie den Schwerpunkt auf persönliche Leistungen legen und Lob und Anerkennung für eine gut geleistete Arbeit aussprechen. 68 % der Arbeitnehmer wünschen sich von ihren Vorgesetzten ein effektiveres Feedback, da es sie anspornt und ihre Produktivität erhöht.

Darüber hinaus berichten Mitarbeiter, die einmal pro Woche ein Feedback erhalten, davon, dass ihre Motivation gestiegen ist, während die Fluktuation um 15 % gesunken ist. Manche Manager empfinden es als stressig und schwierig, über negative Aspekte zu sprechen, und verschieben es auf die Leistungsbeurteilung. Das Aufschieben dieses Prozesses kann jedoch die Entwicklung und Leistung der Mitarbeiter behindern und dem Unternehmenserfolg schaden.

8 Tipps, mit denen Manager effektives Feedback geben können

1. Seien Sie präzise

Um ein wirksames Feedback zu geben, sollten sich Führungskräfte auf bestimmte Ereignisse und Verhaltensweisen konzentrieren, an denen ein Mitarbeiter arbeiten muss. Ihr Feedback sollte nicht vage sein und beispielsweise lauten: „Ich bin mit Ihrer Leistung nicht zufrieden. Sie müssen sich verbessern.“ Die Mitarbeiter werden sich durch solche Aussagen wahrscheinlich verwirrt fühlen und nicht wissen, wie sie weiter vorgehen sollen.

Stattdessen sollten die Führungskräfte über konkrete Ereignisse sprechen und ein sinnvolles Gespräch darüber führen. Sie sollten auch unbedingt Verallgemeinerungen vermeiden, die die Mitarbeiter höchstwahrscheinlich in einen Verteidigungsmodus versetzen würden. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Sie kommen immer zu spät“, können sie sagen: „Sie waren in den letzten beiden Sitzungen zu spät“. Für jedes korrigierende Feedback, das sie geben, sollten die Führungskräfte auch eine Lösung parat haben und nicht zulassen, dass sich die Mitarbeiter entmutigt oder im Stich gelassen fühlen. Beispiele zu geben und eine wachstumsorientierte Haltung einzunehmen, wird den Mitarbeitern helfen, ihre Fehler als Entwicklungsschritte und nicht als Hürden zu sehen.

2. Handeln Sie zeitnah

Probleme und Fehlverhalten treten täglich auf, und Führungskräfte sollten sie umgehend mit ihren Mitarbeitern besprechen. Das bedeutet, dass sie mit der Leistungsbeurteilung nicht bis zum Ende des Monats oder des Jahres warten dürfen. Stattdessen sollten sie täglich oder wöchentlich ihr konstruktives Feedback geben und die Dinge hervorheben, die verbessert werden müssen, oder die Leistungen eines Mitarbeiters loben.

Es ist völlig irrelevant, im Oktober über etwas zu sprechen, das im Juli passiert ist. Jeder kann sich nur schlecht an die Ereignisse erinnern, und es kann zu Missverständnissen kommen. Außerdem werden durch rechtzeitiges Feedback Fehler und Verhaltensweisen an der Wurzel gepackt und der Dominoeffekt von wiederkehrenden Problemen vermieden. Infolgedessen haben die Mitarbeiter Zeit und die Gelegenheit, sich zu verbessern und sich beruflich weiterzuentwickeln.

3. Setzen Sie den Schwerpunkt auf das Verhalten, nicht auf die Persönlichkeit

Jeder Mitarbeiter bringt bestimmte Persönlichkeitsmerkmale mit, die sich auf die Qualität seiner Arbeit auswirken. Kritisiert man jedoch den Charakter des Mitarbeiters und nicht seine Arbeit, zwingt man ihn dazu, sich zu verteidigen, und lenkt sowohl ihn als auch seine Vorgesetzten vom eigentlichen Thema ab.

Wenn jemand zum Beispiel arrogant ist, sollten die Vorgesetzten ihm dieses Verhalten nicht zum Vorwurf machen, sondern sich stattdessen auf bestimmte Momente konzentrieren, in denen seine Arroganz zum Vorschein kam. Sachlich zu bleiben hilft den Führungskräften, ihren Standpunkt effizienter zu kommunizieren, und die Mitarbeiter werden dies auf konstruktive Weise aufnehmen und nicht als persönliche Stichelei. Es zeigt auch, dass sich die Führungskraft um den Mitarbeiter und seine Entwicklung kümmert und keine persönliche Kritik übt. Zu guter Letzt muss der Vorgesetzte erklären, wie sich ein solches Verhalten auf den Unternehmenserfolg auswirkt und warum die Mitarbeiter ihre Fehler korrigieren müssen, damit das Unternehmen sein Markenimage verbessern kann.

4. Führen Sie eine fruchtbare Konversation

Einer der wichtigsten Schritte für ein wirksames Feedback besteht darin, den Mitarbeitern zuzuhören und ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Meinung frei zu äußern. Wer seine Leistung einfach nur kritisiert und sie nicht zu Wort kommen lässt, drängt sie in die Isolation und gibt ihnen das Gefühl, dass ihr Vorgesetzter sich nicht wirklich für sie interessiert. Deshalb sollten Führungskräfte genau zuhören, und vielleicht erkennen sie dann, dass es einen Grund für die schlechte Leistung eines Mitarbeiters gibt oder ein ernsteres Problem dahinter steckt.

Wenn die Mitarbeiter wissen, dass es sich bei einem Feedbackgespräch um ein entspanntes Gespräch handelt, sind sie eher bereit, sich genauer zu erklären und sich zu bemühen, ihre Leistung am Arbeitsplatz zu verbessern. Sie fühlen sich als Mitarbeiter und als Menschen respektiert. Die Förderung eines solchen verständnisvollen Umfelds ermöglicht es den Mitarbeitern, Teil der Lösung zu sein, anstatt nur gesagt zu bekommen, was sie tun sollen.

5. Seien Sie empathisch

Eine Führungskraft muss über emotionale Intelligenz verfügen, d. h. sie muss die Gefühle ihrer Mitarbeiter verstehen und sich in sie hineinversetzen können. Wenn Führungskräfte Feedback geben, werden sie oft von der anderen Seite des Tisches in die Defensive gedrängt. Dies geschieht, wenn sich die Mitarbeiter nicht sicher fühlen oder das Gefühl haben, dass ihre Persönlichkeit angegriffen wurde. Deshalb sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitern zeigen, dass ihnen ihre Probleme wirklich am Herzen liegen und dass sie sich ihre Sicht der Dinge anhören werden. Vielleicht ist die Leistung eines Mitarbeiters aufgrund schwerer persönlicher Probleme gesunken.

Manager, die eine verständnisvolle Haltung einnehmen, sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen und bereit sind, sich zu verbessern. Sie werden sich weniger gestresst fühlen, was ihre Leistung angeht, und sich sowohl auf ihre persönlichen Angelegenheiten als auch auf ihre beruflichen Ziele konzentrieren. Außerdem wird sich die Kommunikation zwischen den beiden Seiten verbessern, und die Beziehung zwischen ihnen wird aufblühen.

6. Hängen Sie die Sache nicht an die große Glocke

Damit ein Feedback wirksam ist, müssen die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie von niemandem beurteilt werden. Wenn Manager jemanden in den Mittelpunkt der Diskussion stellen, haben die Mitarbeiter möglicherweise das Gefühl, dass alle Augen auf sie gerichtet sind und ihre Leistung kritisieren. Damit sich die Mitarbeiter sicher fühlen, sind Einzelgespräche vorzuziehen. Außerdem ist es am besten, schriftliches Feedback zu vermeiden, da dieses Format kalt und distanziert wirken und die Botschaft verloren gehen könnte.

Unabhängig davon, ob alle Mitarbeiter ins Büro zurückgekehrt sind oder aus der Ferne arbeiten, sollten Manager immer persönliche Gespräche vereinbaren. Videoanrufe sind ebenso effektiv wie Besprechungen im Büro. Führungskräfte müssen außerdem eine entspannte Atmosphäre schaffen, um ihr Feedback effizient zu vermitteln und die Mitarbeiter dafür empfänglich zu machen. Öffentliche Kritik sollte unter allen Umständen vermieden werden, da sie beide Seiten unter unerträglichen Druck setzt.

7. Setzen Sie den Fokus auf Lösungen

Nachdem die Führungskraft ein wirksames Feedback gegeben hat und die Mitarbeiter dieses verstanden haben, sollten sie gemeinsam Lösungswege erarbeiten. Die Führungskraft sollte zunächst Vorschläge machen und hilfreiche Ratschläge geben. Sie müssen auch die Mitarbeiter nach ihren Standpunkten fragen und wie sie denken, dass sie vorankommen sollten. Außerdem sollten die Führungskräfte die Mitarbeiter fragen, wie sie auf dem Weg dorthin unterstützen können.

Die Mitarbeiter müssen wissen, dass ihre Vorgesetzten ihnen aktiv helfen werden, sich in jeder Hinsicht zu verbessern. Führungskräfte sollten keine Befehle erteilen, sondern gemeinsam mit den Mitarbeitern einen Plan erstellen, der dem Einzelnen und dem Unternehmen am besten dient. Wenn sich die Mitarbeiter an dem Prozess aktiv beteiligen, ist es wahrscheinlicher, dass sie motivierter sind und sich ihre Produktivität verbessert.

8. Vereinbaren Sie Follow-up-Gespräche

Verbesserungen geschehen nicht über Nacht, und ein einziges Feedbackgespräch reicht nicht immer aus, um die Leistung eines Mitarbeiters zu verbessern. Die Vorgesetzten müssen Follow-up-Gespräche mit jedem Mitarbeiter vereinbaren und die Erfolge sowie die Bereiche, die noch verbessert werden müssen, hervorheben. Bevor sie ein neues Feedback geben, sollten sie einen angemessenen Zeitraum verstreichen lassen. Dies wird den Mitarbeitern helfen, an ihrer Leistung zu arbeiten und die Probleme zu lösen, die angegangen werden müssen.

Nicht jeder hat das gleiche Lerntempo, und die Führungskräfte müssen sich der Anforderungen jedes Einzelnen bewusst sein. Wenn keine Verbesserung eingetreten ist, sollten sie von Schuldzuweisungen absehen. Stattdessen sollten sie einen anderen Ansatz versuchen. Feedback sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, der es sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter ermöglicht, Fragen zu stellen und Herausforderungen anzusprechen.

Zusammenfassung

Effektives Feedback zu geben, ist sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter ein unangenehmes Unterfangen, und deshalb wird es häufig ausgelassen oder aufgeschoben. Es ist jedoch ein mächtiges Instrument, das, wenn es effektiv eingesetzt wird, die Kommunikation verbessert und starke und vertrauenswürdige Beziehungen aufbaut. Niemand kann in seiner Karriere vorankommen und sich weiterentwickeln, wenn er nicht lernt, konstruktives Feedback zu erhalten. Führungskräfte, die wissen, wie man am besten Feedback gibt, fördern ein empathisches Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter motiviert fühlen, härter zu arbeiten und Unternehmens- und persönliche Ziele zu erreichen.

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