8 Onboarding-Checklisten – So gestalten Sie den Einstieg für neue Mitarbeiter

8 Onboarding-Checklisten – So gestalten Sie den Einstieg für neue Mitarbeiter

Möchten Sie Ihren Onboarding-Prozess optimieren? Mit Hilfe der im Artikel vorgestellten Onboarding-Checkliste können Sie Ihr Onboarding erfolgreich verändern!

Wie Sie eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter erstellen

Heute ist ein großer Tag für Ihr Unternehmen. Nach einem langen Auswahlprozess und Gesprächen mit möglichen Kandidaten sind Sie endlich bereit, ein oder mehrere neue Teammitglieder im Büro zu begrüßen. Der erste Eindruck, den Sie ihnen vermitteln, ist von entscheidender Bedeutung, da er ihre berufliche Laufbahn in Ihrem Unternehmen stark beeinflussen kann. Eine positive Onboarding-Erfahrung hilft neuen Mitarbeitern, die anfängliche Nervosität zu überwinden und schnell produktiv zu werden. Scheitert das Onboarding hingegen, werden Sie wahrscheinlich eher früher als später einen weiteren Einstellungsprozess durchführen müssen. Um einen reibungslosen und erfolgreichen Einstieg zu gewährleisten, sollten Sie die erforderlichen Schritte mit Hilfe einer Onboarding-Checkliste strukturieren.

Was sollte in einer Onboarding-Checkliste stehen?

Eine Onboarding-Checkliste kann je nach Rolle des neuen Mitarbeiters und den Anforderungen Ihres Unternehmens verschiedene Formen annehmen. Die folgenden Schritte sollten jedoch immer Teil des Onboarding-Prozesses sein:

• Einstellungsprozess
• Willkommenspaket
• Arbeitsplatz einrichten
• Kennenlernen des Teams
• Aufgaben innerhalb der neuen Rolle klären
• Ziele festlegen
• Rollenbezogene Mitarbeiterschulung
• Einführung in die Unternehmenskultur
• Regelmäßige Besprechungen
• Verfolgung der Fortschritte
• Feedback austauschen

8 Onboarding-Checklisten für jeden Bedarf

Lassen Sie uns nun ein wenig tiefer in die verschiedenen Onboarding-Checklisten eintauchen, die Sie je nach Position, Arbeitsbedingungen oder Phase des Onboardings verwenden können.

1. Pre-Onboarding Checkliste

Diese Onboarding-Checkliste wird von Unternehmen in der Regel nicht beachtet, da sie den Zeitraum zwischen dem Tag des Stellenangebots und dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters abdeckt. Studien haben jedoch gezeigt, dass Unternehmen, die sich darum bemühen, bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn eine Beziehung zu ihren Mitarbeitern aufzubauen, eine höhere Mitarbeiterbindung aufweisen.

Das Pre-Onboarding beginnt in der Regel mit einer Willkommens-E-Mail. Die Nachricht, die Sie Ihrem neuen Mitarbeiter schicken, muss einladend sein, um ihn für seinen ersten Tag einzustimmen. Achten Sie darauf, dass sie alle wichtigen Informationen enthält, wie z. B. das genaue Startdatum, die Uhrzeit des Arbeitsbeginns, die Büroadresse oder alle Unterlagen, die der neue Mitarbeiter einreichen muss. Außerdem können Sie ihnen einen kurzen Überblick über die Unternehmensrichtlinien geben, z. B. über den Verhaltenskodex und die Arbeitsbedingungen im Büro, damit sie wissen, was auf sie zukommt.

Vergessen Sie nicht, auch intern Vorbereitungen zu treffen, indem Sie Ihr derzeitiges Team über den Neuankömmling informieren. Erzählen Sie ein paar interessante Fakten, die in den ersten Tagen als Eisbrecher dienen können, und ermutigen Sie sie, dafür zu sorgen, dass sich ihr neu eingestellter Kollege bei Ihnen wohl fühlt.

2. Checkliste für den ersten Tag

Der erste Tag ist endlich da, und der offizielle Onboarding-Prozess kann beginnen. Sie sollten auf jeden Fall mit einem Rundgang durch das Büro beginnen, damit sie sich mit den verschiedenen Räumlichkeiten vertraut machen und ihre neuen Kollegen kennenlernen können. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, kann ein virtueller Rundgang durch die verschiedenen Abteilungen dem neuen Mitarbeiter Kollegen, Führungskräfte und sein unmittelbares Team vorstellen.

Ein weiterer wichtiger Schritt, damit sich ein Mitarbeiter willkommen fühlt, ist die Vorbereitung seines Arbeitsplatzes vor seiner Ankunft. Stellen Sie alles Notwendige bereit und helfen Sie dem neuen Mitarbeiter beim Einrichten seiner Geräte. Zeigen Sie ihnen die Arbeitsgeräte, die sie täglich benutzen werden, und vereinbaren Sie für die folgenden Tage Schulungen, damit sie sich so schnell wie möglich zurechtfinden.

Obwohl er einen großen Teil des Tages einnimmt, geht es am ersten Tag nicht nur um das Kennenlernen. Die Mitarbeiter müssen auch den restlichen Papierkram ausfüllen und mit ihren Aufgaben vertraut gemacht werden. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Erwartungen, ihre individuellen und Teamziele sowie einen Schulungsplan für die nahe Zukunft zu besprechen. Stellen Sie ihnen schließlich den Geschäftsführer oder die Führungskraft vor, dem/der sie unterstellt sein werden, damit dieser/diese ein paar begrüßende und ermutigende Worte an sie richten kann.

3. Checkliste für die erste Woche

In der ersten Arbeitswoche gewöhnen sich die neuen Mitarbeiter an ihre Aufgaben und lernen mehr über die Unternehmenskultur und die Arbeitsweise. Deshalb müssen die Ziele und Aufgaben, die Sie in dieser ersten Woche festlegen, so gestaltet sein, dass sie die gewünschten Werte verstärken, die sie erlernen sollen. Sie können zum Beispiel soziale Aktivitäten oder gemeinschaftliche Aufgaben organisieren, um sie zu ermutigen, sich mit der Wichtigkeit von Teamarbeit oder den bevorzugten Kommunikationsmethoden in Ihrem Unternehmen auseinanderzusetzen.

Im Allgemeinen ist die erste Woche jedoch der Schulung von rollenbasierten Fertigkeiten, benutzerdefinierten Tools, Compliance, Büro-Knigge und mehr gewidmet. Entwickeln Sie einen Schulungsplan, bieten Sie ihnen Zugang zu nützlichen Ressourcen und vergessen Sie nicht, sich täglich zu melden, damit Sie Feedback sammeln können, mit dem Sie das Onboarding optimieren können.

4. Checkliste für die ersten Monate

Sobald der Mitarbeiter genügend Vertrauen in die Tools, Aufgaben und Abläufe gewonnen hat, ist es an der Zeit, einen zielgerichteteren Plan zu entwickeln. Eine gute Vorlage hierfür ist der 30-60-90-Plan, mit dem in den ersten 90 Tagen der Beschäftigung ein hohes Produktivitätsniveau erreicht werden kann, indem für jeden Zeitraum spezifische SMART-Ziele entwickelt werden.

In den ersten 30 Tagen geht es vor allem um grundlegende Informationen, wie sie in der Vorlage für die Checkliste der ersten Woche für das Onboarding beschrieben sind. In den Tagen 30-60 wird der neue Mitarbeiter noch stärker in die übergreifenden Ziele des Unternehmens einbezogen. Zu diesem Zeitpunkt übernehmen die Mitarbeiter Aufgaben, die für die Unternehmensziele relevant sind, und haben regelmäßige Besprechungen mit ihren Kollegen und Vorgesetzten. Am 90. Tag ist der Mitarbeiter selbstbewusst und versiert genug, um selbstständig zu arbeiten, die Verantwortung für seine Arbeit zu übernehmen und seine Ziele zu erreichen. Achten Sie darauf, dass Sie in jeder Phase Feedback einholen, damit Sie die Fortschritte verfolgen und sicherstellen können, dass keine Anpassungen vorgenommen werden müssen.

5. Checkliste für Manager

Obwohl sie viele andere Aufgaben zu bewältigen haben, müssen Manager in den Onboarding-Prozess der neuen Mitarbeiter einbezogen werden. Sie müssen ihn sogar koordinieren und seinen Erfolg garantieren. Daher ist es ratsam, eine eigene Checkliste für die Manager zu erstellen, um sicher zu gehen, dass sie keine Schritte auslassen. Darin könnte unter anderem festgehalten werden, welche Hilfsmittel für die Schulung des neuen Mitarbeiters benötigt werden, welche kurz- und langfristigen Ziele er sich setzen soll und welche Ergebnisse bei jedem Meilenstein erwartet werden.

Auf der Checkliste sollte auch stehen, wie die Ankunft des neuen Mitarbeiters vorbereitet wird, nämlich durch die Ankündigung im gesamten Unternehmen. Die Ankündigung muss auf mehreren Kanälen erfolgen und wesentliche Informationen über die Rolle des neuen Mitarbeiters und seinen Beitrag zur Unternehmensmission enthalten.

6. Checkliste für Vertriebsteams

Die ersten Phasen des Onboarding sind für alle Mitarbeiter gleich, da das Hauptziel darin besteht, sich an die Arbeitsumgebung und -kultur zu gewöhnen. Nach einer Woche müssen Sie jedoch damit beginnen, Ihre Onboarding-Checklisten an die Rolle Ihres Mitarbeiters anzupassen, z. B. an die des Verkäufers. Vertriebsteams haben eine ganz eigene Arbeitsweise und müssen einen eigenen Schulungsplan befolgen. Sobald Ihr neuer Mitarbeiter ein gewisses Maß an Selbstvertrauen erlangt hat, ist es daher an der Zeit, ihn in den Bereichen Produktwissen, Leadgewinnung und -umwandlung, Verhandlungsgeschick usw. zu schulen. Sie können das Onboarding an die Bedürfnisse und Defizite Ihres Mitarbeiters sowie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

7. Checkliste für Remote-Mitarbeiter

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern kann eine Herausforderung sein, da die Mitarbeiter über einen Computerbildschirm willkommen geheißen werden müssen. Die Punkte auf Ihrer Onboarding-Checkliste bleiben jedoch dieselben. Nur die Art und Weise der Durchführung ändert sich. Anstatt im Büro herumzulaufen, um ihre Kollegen kennenzulernen, nehmen sie beispielsweise an einigen Videokonferenzen teil. Das Wichtigste beim Onboarding eines Remote-Mitarbeiters ist in jedem Fall die kontinuierliche Unterstützung. Geben Sie ihnen die notwendige technische Ausrüstung, Zugang zu Ressourcen (z. B. Kommunikationsrichtlinien und das Mitarbeiter-Handbuch) und die Namen von Personen, die ihnen bei verschiedenen Dingen helfen können. Vereinbaren Sie außerdem regelmäßige Meetings, damit sich Ihr neuer Mitarbeiter nicht allein gelassen fühlt.

8. Checkliste zur Förderung von Lernkulturen

Neue Mitarbeiter in Ihre Unternehmenskultur einzuführen, ist für ihre schnelle Eingliederung und Produktivität äußerst wichtig. Daher sollte Ihre Onboarding-Checkliste einen kulturbezogenen Abschnitt enthalten, der mit dem Pre-Onboarding beginnt. Zu diesem Zeitpunkt können Sie Ihre Werte während der Vorstellungsgespräche und in der Willkommens-E-Mail darlegen. In der ersten Woche findet die eigentliche Einführung statt. Die neuen Mitarbeiter lernen ihre Kollegen kennen, nehmen an gemeinsamen Aktivitäten teil und lesen natürlich Ihr Unternehmenshandbuch, das Ihre Mission, Vision, Ziele und Grundwerte enthält. Besprechen Sie all dies mit den neuen Mitarbeitern, damit Sie ihnen die Gründe für Ihre Unternehmenskultur und den Weg dorthin erläutern können.

Denken Sie jedoch daran, dass Kultur nicht gelehrt werden kann. Alles, was Sie tun können, ist, die Ressourcen bereitzustellen und Gelegenheiten zu schaffen, damit Ihre Mitarbeiter sie aus erster Hand erfahren und sich hoffentlich zu eigen machen können.

Zusammenfassung

Onboarding entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg eines neuen Mitarbeiters. Indem Sie es zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur machen, sorgen Sie dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter wohlfühlen und schneller zu wertvollen und produktiven Mitgliedern des Teams werden. Darüber hinaus trägt ein erfolgreicher Onboarding-Prozess dazu bei, dass Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben und ihr maximales Potenzial ausschöpfen. Befolgen Sie diese Onboarding-Checklisten und verändern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeiter willkommen heißen.

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