8 Fragen, die Ihnen helfen, Videokonferenzdienste zu bewerten

8 Fragen, die Ihnen helfen, Videokonferenzdienste zu bewerten

Sie haben sicher viele Fragen bezüglich Videokonferenzdiensten, aber diese 8 geben Ihnen alle Informationen, um die richtige Wahl zu treffen.

Wichtige Fragen, die Ihnen helfen, Videokonferenzdienste zu beurteilen

Bei der Auswahl von Videokonferenzdiensten ist eine Menge zu beachten, von der Erstellung eines erfolgreichen Business Case und der Festlegung eines realistischen Budgets bis hin zur Qualifikation von Anbietern und der Einreichung von Ausschreibungen. In der Tat hat jede Abteilung ihre eigenen Herausforderungen, Erwartungen und Funktionen im Sinn, was die Erstellung von Bewertungskriterien noch schwieriger macht. Woher wissen Sie, welche Verkaufsargumente das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten? Gibt es eine Möglichkeit, die Funktionalität vor dem Kauf auszuprobieren und zu beurteilen? Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Im Folgenden finden Sie 8 entscheidende Fragen, die Ihnen helfen, Videokonferenzdienste zu bewerten und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

8 wichtige Fragen für die Beurteilung von Videokonferenzdiensten

1. Was ist der ideale Preispunkt?

Verschiedene Videokonferenzsysteme haben unterschiedliche Preismodelle. Daher müssen Sie Ihr Budget kalkulieren und sich auf Lösungen in Ihrer Preisklasse konzentrieren. Wie viel können Sie also für die optimale Videokonferenzsoftware ausgeben? Einige Anbieter bieten monatliche Abonnements und Preisklassen an. Allerdings gibt es keine Garantie, dass die Gebühren nicht steigen. Eine weitere beliebte Option ist die einmalige Lizenzierung, mit der Sie sich auf einen bestimmten Preis festlegen. Der Nachteil ist, dass Sie die Software im Voraus bezahlen müssen, anstatt sie über einen längeren Zeitraum aufzuteilen.

2. Wie viel Support wünschen Sie sich?

Alle Anbieter von Videokonferenzdiensten bieten ein gewisses Maß an Support, auch wenn es sich nur um eine Online-FAQ und E-Mail-Kontakt handelt. Aber Ihr Team braucht vielleicht mehr als das. Ermitteln Sie die Vorlieben und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter, um das ideale Maß an Support für sie zu finden. Brauchen sie Live-Chats oder telefonische Unterstützung? Wie wäre es mit einer Online-Wissensdatenbank, die Demos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen enthält? Einige Anbieter haben sogar Experten, die Ihnen bei der Einrichtung des Tools helfen und Ihnen bei der Implementierung behilflich sind.

3. Welche Features stehen ganz oben auf Ihrer Liste?

Wahrscheinlich haben Sie bereits eine allgemeine Vorstellung davon, welche Features Sie brauchen und warum. Am besten ist es jedoch, eine detaillierte Liste zu erstellen, die das Wesentliche und vielleicht sogar einige „Luxus“-Elemente umfasst. So können Sie sich auf Plattformen beschränken, die die wichtigsten Features in einem Paket bieten, anstatt in mehrere Systeme zu investieren. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, einen Vorsprung bei der Ausschreibung zu bekommen, da Sie diese „Feature-Wunschliste“ einfach in Ihre Vorlage einfügen können, zusammen mit den zusätzlichen Kaufkriterien.

4. Verfügt der Anbieter über einen verifizierten Social Proof?

Jeder Anbieter sollte über eine Online-Präsenz verfügen, selbst wenn es sich nur um eine Social-Media-Seite handelt, auf der Sie weitere Informationen finden und sehen können, wie er mit Kunden interagiert. Rezensionen und Bewertungen sind ebenfalls wichtig, da sie Ihnen helfen festzustellen, ob das Produkt erprobt und getestet ist und wie es sich in der Praxis im Vergleich zum Papier (oder Bildschirm) verhält. Der Social Proof muss jedoch Gewicht haben. Glänzende Bewertungen bedeuten nichts, wenn sie gesponsert sind. Zum Beispiel müssen sich die Nutzer für eine Bewertung anmelden, was das Risiko von Betrug erheblich reduziert.

5. Ist es für jeden leicht zu bedienen?

Sie sollten keinen Master-Abschluss in Informatik brauchen, um das Videokonferenzsystem zu benutzen. Jeder in Ihrem Team sollte vom ersten Tag an in der Lage sein, es zu benutzen. Zugegeben, es kann eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich sein, um die Features zu testen und kleinere Probleme zu beheben. Wenn der Anbieter kostenlose Testversionen oder Demos anbietet, sollten Sie das Angebot wahrnehmen, denn so haben Sie die Möglichkeit, alle Aspekte der Plattform für Ihren Anwendungsfall zu bewerten. Auch Ihr Team kann das Tool testen und auf der Grundlage seiner Aufgaben und Funktionen Feedback geben.

6. Wie viele Benutzer können teilnehmen?

Viele Videokonferenzsysteme haben eine Höchstzahl von Benutzern. Sie können beispielsweise bis zu 100 Teilnehmer zu jeder Veranstaltung einladen. Ab diesem Punkt müssen Sie möglicherweise auf den nächsthöheren Preisplan umsteigen oder die Sitzung einfach in mehrere Veranstaltungen aufteilen, um alle Teilnehmer unterzubringen. Berücksichtigen Sie die von Ihnen geschätzte Anzahl der Nutzer in Ihrer Anbieteranfrage, damit die Anbieter wissen, welche Abonnementstufe Ihren Anforderungen entspricht, ohne das Budget zu sprengen. Der Anbieter unterstützt beispielsweise 125 Benutzer, aber dieses Paket liegt außerhalb Ihrer Preisspanne.

7. Hält der Anbieter mit den technischen Entwicklungen Schritt?

Sie möchten, dass Ihre Videokonferenz auf dem neuesten Stand der Technik ist, was bedeutet, dass der Anbieter den Trends einen Schritt voraus sein muss. Er sollte auch bereit sein, neue Technologien in seine Software zu integrieren, z. B. neue Features hinzuzufügen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Funktionalität für Ihr Team zu verbessern. Schauen Sie sich die Social-Media-Seiten und die Website des Anbieters an, um zu sehen, ob er technische Spezifikationen erwähnt. Wird über neue Innovationen bei Videokonferenzen gesprochen? Kennt sich das Unternehmen mit Kompatibilitätsproblemen und Integrationen aus?

8. Welche Hardware ist erforderlich?

Was brauchen die Mitarbeiter, um an Meetings und Live-Veranstaltungen teilzunehmen? In den meisten Fällen genügen eine Webcam und ein Mikrofon, die bei mobilen Geräten bereits integriert sind. Einige Systeme haben jedoch höhere technische Anforderungen. So benötigen Sie z. B. Smartboards, um die Whiteboard-Funktion nutzen zu können, oder eine spezielle Videokonferenzkamera mit erweiterten Steuerungsmöglichkeiten. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Software auf Ihren bevorzugten Browsern und Geräten zugänglich ist.

Zusammenfassung

Diese Fragen können Ihnen bei der Auswahl des richtigen Videokonferenzdienstes für Ihre Remote-Mitarbeiter helfen. Sie sind jedoch nur ein Sprungbrett. Sie sollten die Liste je nach Arbeitsweise, technischen Fähigkeiten und Vorlieben Ihrer Mitarbeiter erweitern. Möglicherweise benötigen Ihre Mitarbeiter zusätzlichen Support, um innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit zu sein, oder zusätzliche Features, die ihnen das Leben leichter machen und die Funktionalität des Tools verbessern.

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