7 Wege um den Projektfortschritt effektiv zu verfolgen

7 Wege um den Projektfortschritt effektiv zu verfolgen

Wenn Sie den Projektfortschritt verfolgen, können Sie sicher sein, dass das Team konzentriert bleibt und sich an die vorgegebenen Deadlines hält. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie den Projektfortschritt effektiv verfolgen können.

Was ist die Projektverfolgung?

Unter Projektverfolgung versteht man die Überwachung des Fortschritts aller Aktivitäten und Aufgaben in einem beliebigen Projekt. Mit Hilfe der Projektverfolgung analysieren die Projektleiter, ob die Vorgänge in Bezug auf Zeit und Budget wie geplant vorankommen oder nicht. Die Projektverfolgung sorgt dafür, dass keine unvorhergesehenen Engpässe das Projekt gefährden und seine Durchführung verzögern. Projektleiter können das Budget und die Ressourcen effektiv verwalten, indem sie die Aufgaben ihrer Teammitglieder verfolgen. Außerdem hilft die Projektverfolgung den Projektleitern, den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen oder mehr Zeit zu ermitteln.

Projektmanager können die Daten der Projektverfolgung nutzen, um ihre Vorgesetzten über den Umfang der geleisteten Arbeit und die Nutzung der Ressourcen auf dem Laufenden zu halten. Unternehmen können Projekte auf verschiedene Weise verfolgen, von manuellen Excel-Tabellen und Dashboards bis hin zu Projektmanagement-Software. Die meisten Unternehmen gehen jedoch dazu über, ihre Projekte mit modernen Tools zu verfolgen. Sie wechseln von älteren Systemen zu modernen Tools, wie z. B. Projektmanagement-Softwarepaketen, die automatisch Fortschrittsdaten in Echtzeit liefern. Dieser unmittelbare Überblick über den Projektfortschritt hilft den Projektmanagern, zeitnahe und fundierte Entscheidungen zu treffen, was die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt erhöht.

Wie man den Fortschritt eines Geschäftsprojekts effektiv verfolgt

1. Definieren Sie klare und realistische Ziele

Ohne präzise Ziele können Sie die Leistung und den Fortschritt Ihres Projekts nicht richtig bewerten. Die Festlegung klarer und genau definierter Ziele hilft den Teams, gemeinsam zu arbeiten, sich besser zu konzentrieren und das gewünschte Ergebnis innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erreichen. Allerdings sollten Sie bei der Festlegung von Zielen einige Dinge beachten. Ihre Ziele sollten:

• Klar und auf den Punkt gebracht sein

Sie müssen die Ziele klar definieren, denn unklare Ziele können das Team verwirren, die Projektergebnisse beeinträchtigen und die Kundenzufriedenheit senken. Darüber hinaus muss jedes Teammitglied seine Aufgaben und Verantwortungsbereiche klar kennen.

• Realistisch und realisierbar sein

Die Festlegung unrealistischer Ziele kann das Team mit Arbeit überladen, was zu unnötigem Stress führen kann. Daher sollten Projektmanager und die Führungsebene darauf achten, realistische und erreichbare Ziele zu setzen, die mit dem Zeitplan des Projekts, dem Budget und der Verfügbarkeit angemessener personeller Ressourcen in Einklang stehen.

• Termingebunden sein

Jede Projektaufgabe sollte eine Deadline und einen Starttermin haben. Sie sollten also Zeitvorgaben machen. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Diese Phase sollte zeitnah abgeschlossen werden“, sollten Sie sagen: „Diese Phase muss bis zum 25. April 2023 abgeschlossen sein“. Andernfalls könnte das Team die Motivation verlieren, die Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Teams können sogar Aufgaben zurückstellen, wenn es keine zeitlichen Beschränkungen gibt.

• Relevant sein

Sie sollten projektrelevante Ziele setzen, damit sich die Teammitglieder darüber im Klaren sind, welche Aufgaben sie erledigen müssen, um das Ziel zu erreichen.

2. Effektive Kommunikation ist der Schlüssel

Es ist sinnlos, unverständliche Berichte an die Vorgesetzten weiterzugeben. Andererseits ist es schwierig, genaue Angaben zum Projektstatus zu erhalten, wenn der Projektleiter nicht effektiv mit seinen Teams kommuniziert. Sobald der Projektleiter das Ziel definiert hat, ist eine regelmäßige Kommunikation mit den Vorgesetzten und dem Team für den Aufbau einer positiven Arbeitsbeziehung unerlässlich.

Eine effektive Kommunikation ermöglicht es den Projektmanagern, regelmäßig die bereits geleistete Arbeit am Projekt zu überprüfen. Darüber hinaus hilft eine eindeutige Kommunikation den Projektmanagern, seine Vorgesetzten über die konkreten und potenziellen Vorteile des Projekts zu informieren. Wenn das Projekt aus dem Ruder läuft, können Sie Ihre Teams in Besprechungen informieren und die Probleme angehen, bevor sie ernsthafte Ausmaße annehmen.

3. Führen Sie regelmäßige Projektbesprechungen durch

Ein Projektleiter kann sich jede Woche oder jeden Monat mit seinem Team treffen. Bei diesen Treffen sollte es vor allem darum gehen, sich über den aktuellen Stand der Projektarbeit zu informieren und eventuelle Probleme zu besprechen. Außerdem ist ein kurzes Treffen, bei dem der Projektstatus besprochen wird, sinnvoller als ein langer E-Mail-Verkehr. Solche regelmäßigen Treffen helfen den Projektmanagern dabei, zu beurteilen, ob das Team im Zeitplan liegt, produktiv ist oder vor Herausforderungen steht.

Wie oft diese Besprechungen stattfinden, kann von der Deadline abhängen. Wenn die Projektfrist beispielsweise vier Monate beträgt, können Sie solche Besprechungen in den ersten zwei Monaten alle zwei Wochen einplanen. Später können Sie die Anzahl auf einmal pro Woche erhöhen. Die Projektleiter können bei solchen Treffen auch konstruktives Feedback geben, um den Teammitgliedern zu helfen, ihre Leistung zu verbessern.

4. Setzen Sie klare Deadlines und Meilensteine

Manche Projekte brauchen Monate oder sogar Jahre, um abgeschlossen zu werden. Daher können Projektmanager ein solches Großprojekt in Meilensteine unterteilen, um zu beurteilen, ob das Projekt im Zeitplan liegt oder nicht. Wenn ein Projekt beispielsweise eine Deadline von vier Monaten hat, fühlen sich die Teams möglicherweise weniger motiviert, ihren Arbeitsrückstand aufzuholen. Eine Aufteilung in kleine Meilensteine oder Deadlines verringert jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass die Arbeit nachlässt. So können Projektleiter beispielsweise eine zweiwöchige Deadline für die Aufgaben eines langen Projekts festlegen, die das Team zu einem gleichmäßigen Arbeitstempo motiviert. Außerdem kann der Projektleiter den Projektfortschritt bewerten, indem er prüft, ob das Team die Meilensteine erreicht hat oder nicht.

5. Ermitteln Sie mit Hilfe des Kundenfeedbacks den qualitativen Fortschritt

Projekte, die sich über Monate oder sogar Jahre erstrecken, können einer Qualitätsanalyse unterzogen werden. Mit der quantitativen zeitbasierten Analyse können die Manager die Geschwindigkeit des Projekts verfolgen. Die Qualitätsanalyse hingegen hilft den Projektmanagern dabei, herauszufinden, ob das Projekt den Erwartungen des Kunden entspricht oder nicht. Die Projektmanager können die Kunden bitten, die abgeschlossene Arbeit zu bewerten. Zu diesem Zweck können sie ein monatliches Treffen mit dem Kunden anberaumen, um den Fortschritt und die Qualität der Arbeit anhand einer kurzen Umfrage zu bewerten.

6. Benutzen Sie Checklisten

Projektmanager sollten ein neues Projekt in Phasen unterteilen, wobei jede Phase bestimmte Aufgaben hat. So umfasst der Projektlebenszyklus in der Regel fünf Phasen: Onboarding des Kunden, Projektplanung, Projektdurchführung, Projektabgabe und Endkontrolle. Projektmanager können diese Phasen weiter in entsprechende Aufgaben unterteilen und für jede Aufgabe eine Checkliste erstellen. Auf diese Weise können sie den Projektfortschritt im Auge behalten, z. B. wie viele Aufgaben abgeschlossen sind und in welchem Stadium sich das Projekt derzeit befindet.

7. Nutzen Sie praktische Tools für die Fortschrittskontrolle

Das Gantt-Diagramm ist das bekannteste Werkzeug mit einem balkenartigen Layout, das dabei hilft, den gegenwärtigen Status eines Projekts im Vergleich zum ursprünglichen Plan zu bewerten. Dieses Tool bietet eine visuelle Echtzeitdarstellung des Fortschritts der Aufgaben und Teilaufgaben. Projektmanager können den Fortschritt ihrer Teams anhand des Balkendiagramms, das das Start- und Enddatum jeder Aufgabe miteinander verbindet, abschätzen. Ist der Zeitbalken stärker schattiert, nähert sich die Aufgabe ihrem Abschluss. Einige Unternehmen verwenden auch Kanban-Tafeln als Alternative zum Gantt-Diagramm.

Heutzutage sind Projektmanagement-Tools bequemer als andere Methoden und machen die Projektverfolgung müheloser und problemloser. Diese Software automatisiert die Aufgabe der Projektverfolgung und bietet einen Überblick über den Gesamtfortschritt des Projekts in Echtzeit. Der Projektleiter kann mit diesem Tool auch Berichte erstellen, um den aktuellen Fortschritt mit dem zu erwartenden Stand zu vergleichen.

Projektmanager können auch Vorlagen für den Projektplan nutzen, die alle wichtigen projektbezogenen Daten auf Knopfdruck bereitstellen. Diese Vorlagen geben einen Überblick über alle relevanten Details, die Projektmanager benötigen, um den Projektfortschritt zu kennen. Außerdem sind diese Vorlagen anpassbar. So kann ein Projektmanager für jedes Projekt eine eigene Vorlage für die Projektverfolgung erstellen, die seinen Bedürfnissen entspricht.

Zusammenfassung

Die Verfolgung des Projektfortschritts hilft Projektmanagern, den Überblick über ihre Ergebnisse zu behalten. Die Projektverfolgung gibt ihnen auch einen Überblick über die verwendeten Ressourcen und die ausgeführten Aufgaben. Unternehmen können Projektmanagement-Software und -Vorlagen nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren und eine nahtlose und fehlerfreie Verfolgung zu garantieren.

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