7 eLearning-Projektmanagement-Tipps für neue Manager

7 eLearning-Projektmanagement-Tipps für neue Manager

Neue Projektmanager sind oft sowohl aufgeregt als auch nervös, wenn sie mit ihrem ersten Projekt beginnen. Mit den folgenden Tipps können Sie einen guten Start hinlegen und Fehler vermeiden.

Neue Projektmanager: Der Schlüssel zum Erfolg ist ein guter Start

Laut einer Studie leiten 59 % der PMs zwischen 2 und 5 Projekte gleichzeitig, und 15 % der PMs leiten sogar mehr als 10 Projekte parallel. Diese Zahlen können Sie verunsichern, wenn Sie gerade erst als Projektmanager in diesem äußerst anspruchsvollen und lukrativen Bereich angefangen haben. Aber keine Sorge, es ist völlig in Ordnung, aufgeregt und nervös zu sein.

Als angehender Projektmanager kann die Leitung Ihres ersten Projekts überwältigend sein. Sie müssen sich nahtlos in ein Team von Personen mit unterschiedlichem Background einfügen und deren gemeinsame Anstrengungen auf das Erreichen gemeinsamer Ziele lenken. Erst jetzt wird Ihnen der große Unterschied zwischen theoretischem Wissen und praktischer Erfahrung bewusst.

All die Informationen, die Sie in Lehrveranstaltungen, Online-Kursen und Büchern erlernt haben, treten angesichts Ihrer ersten praktischen Erfahrung im Projektmanagement in den Hintergrund. Sie freuen sich darauf, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, haben aber weder Erfahrung noch praktische Kenntnisse im Projektmanagement. Wie sollten Sie diese neue Aufgabe möglichst effizient angehen und dabei möglichst wenig Fehler machen?

In diesem Artikel finden Sie Tipps zum Thema Projektmanagement, die neuen Projektmanagern dabei helfen, ihre Projekte effizient und ohne unnötigen Stress und Ängste zu bewältigen.

7 Tipps für Neulinge, die im Projektmanagement erfolgreich sein wollen

1. Geben Sie nicht vor, „Alleswisser“ zu sein

Ein Projektmanager zu sein, bedeutet nicht unbedingt, dass man über diesen riesigen, dynamischen Bereich alles weiß, vor allem, wenn man noch keine Erfahrung aus erster Hand hat. Denken Sie daran, dass Sie nicht alles beim ersten Mal zu 100 % richtig machen können, also zögern Sie nicht, Fragen zu stellen und Ratschläge von anderen anzunehmen.

Es gibt viele Projektleiter, die versuchen, übertrieben selbstbewusst aufzutreten und Dinge zu erzwingen, weil sie denken, sie wüssten schon alles. Dieses ignorante Verhalten führt zu Unzufriedenheit in Ihrem Projektteam. Es liegt also in Ihrem Interesse (und dem des Teams), diese Phase als eine „Lernphase“ zu betrachten, in der Sie andere dazu einladen können, ihr Wissen zu teilen.

2. Definieren Sie den Projektumfang

Neue Projektmanager müssen den Projektumfang von Anfang an festlegen. Ohne konkrete Ziele und einen klar definierten Projektumfang besteht die Gefahr, dass sich das Projekt durch laufende Änderungen oder eine unkontrollierte Ausweitung der Projektleistungen ungewollt vergrößert.

Der Projektumfang sollte unter anderem folgende Angaben enthalten:

• Spezifische Projektziele
• Zu erbringende Leistungen, die erledigt werden müssen
• Deadlines
• Zu erledigende Aufgaben und deren Verantwortliche
• Meilensteine für jedes Projektziel
• Geschätzte Kosten für das Projekt

Viele Projekte scheitern daran, dass der Umfang des Projekts zu groß wird, da das Budget gesprengt wird und die Deadlines aufgrund der sich ständig ändernden Aufgaben nicht eingehalten werden können.

3. Verwenden Sie die optimale Projektmanagement-Software

Dieser Punkt sollte eigentlich klar sein. Neue Projektmanager benötigen in diesem digitalen Zeitalter, das sich durch Schnelligkeit, Effizienz und Flexibilität auszeichnet, eine leistungsstarke und dennoch einfach zu bedienende Software für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit. Dieses Tool hilft ihnen, Projekte zu planen, sie zu organisieren, auszuführen und mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten – von jedem Ort und auf jedem Gerät.

Neuen Projektmanagern wird empfohlen, eine Projektmanagement-Software zu wählen, die eine breite Palette an leistungsstarken Funktionen bietet, damit Sie und Ihr Team verschiedene Aspekte der Arbeit an einem Ort verwalten können. Einige wesentliche Funktionen, die jede Projektmanagement-Software bietet, sind u. a. Online-Korrekturen, Zeiterfassung, wiederkehrende Aufgaben, Formulare, Chat, Dateiverwaltung, Aufgabenverwaltung usw.

4. Fördern Sie eine klare und wirksame Kommunikation

Können Sie sich vorstellen, ein Projekt ohne klare Kommunikation zu leiten?

Im Projektmanagement müssen Sie häufig mit Ihren Teammitgliedern und Kunden kommunizieren. Einem Bericht zufolge verbringen Projektmanager 75-90 % ihrer Zeit mit der Kommunikation. Es ist wichtig, dass Informationen zur richtigen Zeit und über die richtigen Kanäle an die entsprechenden Personen übermittelt werden.

Je nach Art der zu übermittelnden Informationen sollten neue Projektmanager verschiedene Kommunikationsformen wie Chat, Echtzeit-Updates, Videokonferenzen, E-Mail usw. geschickt einsetzen.

5. Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammen

Ein optimales Team besteht aus Menschen mit unterschiedlichem Background, verschiedenen Fähigkeiten und – was noch wichtiger ist – unterschiedlichen Sichtweisen. Auf diese Weise lassen sich Gruppendenken und Alleingänge vermeiden, da alle Teammitglieder einzigartige Ideen einbringen.

Mit den folgenden Tipps können neue Projektmanager eine ideales Team aus verschiedenen Persönlichkeiten und Fähigkeiten zusammenstellen, sodass ein optimales Arbeitsergebnis und geringe Probleme gewährleistet sind:

• Bewerten Sie die Soft Skills jedes potenziellen Teammitglieds, um festzustellen, wie gut sie mit anderen zusammenarbeiten können.
• Sie sollten über Grundkenntnisse der Agile- und Waterfall-Projektmanagement-Methoden verfügen.
• Wählen Sie Mitarbeiter aus, die mit Ihren Projektanforderungen und Unternehmenszielen harmonieren.
• Die Mitarbeiter sollten von ihrer Arbeit begeistert sein und wissen, wie sie zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen können.

6. Vermeiden Sie Multitasking

Viele Manager sind von ihrer neuen Aufgabe so begeistert, dass sie gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten. Sie versuchen in kürzester Zeit so viele Aufgaben wie möglich zu erledigen. Allerdings merken Sie meistens erst zu spät, dass Multitasking die Qualität Ihrer Arbeit mindert und Sie nur noch mehr stresst.

Wie Studien gezeigt haben, führt der Wechsel von einer Aufgabe zur anderen zu einem Verlust an Produktivität, Aufmerksamkeit und Konzentration. Natürlich möchten Sie sich nicht in einer solchen Situation wiederfinden, wenn Sie gerade versuchen, einen guten Start in Ihre Karriere als neuer Projektmanager hinzulegen. Denken Sie daran: Multitasking bringt nichts.

Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor, widmen Sie ihr Ihre volle Zeit und Aufmerksamkeit, erledigen Sie sie wie geplant (hohe Qualität, minimale Fehler), und nehmen Sie sich dann eine andere Aufgabe vor.

7. Führen Sie einen AAR (After-Action Review) durch

Ja, ich weiß, Sie wollen unbedingt zum nächsten Projekt übergehen, sobald Sie mit Ihrem Ersten fertig sind, aber Sie müssen Geduld zeigen. Ein neuer Projektmanager muss wissen, dass es wichtig ist, nach Abschluss eines jeden Projekts einen Projekt-AAR (After-Action-Review) oder eine Projekt-Post-Mortem durchzuführen.

Diese Übung ermöglicht es Ihnen herauszufinden, was bei Ihrem Projekt gut gelaufen ist und was nicht, und wie Sie aus diesen Fehlern lernen können, um die Leistung Ihres Teams im nächsten Projekt zu verbessern.

Eine AAR stellt Fragen wie:

• Wurde das Projekt wie geplant abgeschlossen? Falls nicht, woran lag es dann?
• Was hat gut funktioniert und was hat nicht funktioniert? Und warum?
• Was würden Sie genauso machen und was würden Sie anders machen?

Ein effektiver Projekt-AAR hat zwei Komponenten – individuelle Antworten und Gruppenantworten. Individuelle Antworten können durch Umfragen, Fragebögen oder Interviews erfasst werden. In einer Gruppensitzung kann jedes Teammitglied seine Meinung äußern und auf die Bemerkungen der anderen antworten.

Zusammenfassung

Sie kommen nicht drum herum. Ihr erstes Projekt wird Ihnen wahrscheinlich schlaflose Nächte bereiten, da Sie ohne praktische Erfahrung vor verschiedenen Herausforderungen stehen. Das passiert jedoch bei jedem Projektmanager.

Das Wichtigste ist, dass Sie es sich nicht zu kompliziert machen. Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Grundlagen und wenden Sie die oben genannten Tipps an, damit Sie die anfänglichen Schwierigkeiten überwinden und sich in diesem Berufsfeld einen Namen machen können.

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