6 Onboarding-Tipps mit denen Sie Ihre Remote-Mitarbeiter herzlich willkommen heißen können

6 Onboarding-Tipps mit denen Sie Ihre Remote-Mitarbeiter herzlich willkommen heißen können

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern bringt einige Herausforderungen mit sich. Doch ein guter Onboarding-Prozess ist der Schlüssel dazu, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an produktiv und zufrieden sind. Mit ein wenig Planung und den richtigen Tools können Sie diesen Vorgang so gestalten, dass sich die Mitarbeiter willkommen fühlen und erfolgreich arbeiten können.

Wie man neue Remote-Mitarbeiter einarbeitet

Durch die Zunahme der Telearbeit gehen immer mehr Unternehmen dazu über, neue Mitarbeiter komplett unabhängig vom Standort einzustellen und einzuarbeiten. Wo auch immer sich Ihre Mitarbeiter befinden, ein gutes Onboarding-Erlebnis ist der Schlüssel zum Erfolg in Ihrem Unternehmen

Eine gutes Onboarding hilft ihnen, sich schnell zurechtzufinden. Außerdem schafft sie vom ersten Tag an ein positives Arbeitsklima, was zu einer höheren Produktivität und einer besseren Mitarbeiterbindung führt.

Remote Onboarding kann genauso effektiv sein wie ein persönliches Gespräch. Doch damit dies gelingt, müssen Sie mehr tun, als nur Ihren bestehenden Prozess online zu übertragen. Sie müssen Ihren Onboarding-Prozess überarbeiten und neu gestalten, um den Herausforderungen gerecht zu werden, denen sich Remote-Mitarbeiter stellen müssen.

In diesem Artikel werden einige der Herausforderungen beim Onboarding von Remote-Mitarbeitern beleuchtet. Außerdem finden Sie Tipps für ein erfolgreiches Remote-Onboarding-Programm.

Wie sich das Remote Onboarding von anderen unterscheidet

Ein guter Onboarding-Prozess sollte zwei Ziele verfolgen:

1. Die Mitarbeiter möglichst schnell einzuarbeiten, damit sie so schnell wie möglich ihren Beitrag im Unternehmen leisten können.
2. Die Grundlage für eine zufriedenstellende Mitarbeitererfahrung und langfristigen Erfolg zu schaffen.

Um diese Ziele zu erreichen, sollte Ihr Prozess informativ genug sein, um den Mitarbeitern den Übergang in ihre neue Rolle zu erleichtern. Gleichzeitig sollte er ein Willkommensgefühl vermitteln und dazu beitragen, dass sich die neuen Mitarbeiter in Ihrer Unternehmenskultur wohlfühlen.

Oft ist dies nicht einfach, wenn Sie sich nicht persönlich mit den neuen Mitarbeitern treffen können. Vielleicht verwenden Sie bereits Online-Tools für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Aber dieser Standard lässt sich nicht direkt auf Remote-Mitarbeiter übertragen.

Die Herausforderungen des Remote Onboarding

Wenn Mitarbeiter nach einem wahrscheinlich vollständig Online durchgehführten Vorstellungsgespräch und Auswahlverfahren eine neue Stellen antreten, fühlen sie sich oft allein gelassen. Ein Onboarding ohne menschliche Interaktion kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter, die sich nicht vor Ort befinden, nicht wissen, wo sie die Informationen und die Hilfe finden, die sie brauchen, um loszulegen.

Wenn Sie Ihre Schulungen und Dokumente online anbieten und alles per E-Mail abwickeln, gestaltet sich der Prozess effizient und leicht zu handhaben. Aber diese Herausforderungen werden dadurch nicht unbedingt gelöst.

Die Lösungen

Da niemand da sein wird, der sofort Antworten und Unterstützung bietet, müssen Sie die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter im Voraus erkennen und sie nach Möglichkeit in Ihr Onboarding-Programm integrieren.

Überlegen Sie, was sie für den Einstieg brauchen und was ihnen helfen wird, ihre Aufgaben schnell zu erfassen. Stellen Sie dann alle erforderlichen Informationen und Ressourcen zur Verfügung.

Außerdem müssen Sie Ihren Prozess so gestalten, dass er ein persönliches Erlebnis bietet, damit sich die Mitarbeiter wohl fühlen und sich in Ihre Unternehmenskultur einfügen können. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie diese beiden Probleme angehen können.

6 Tipps für ein erfolgreiches Remote Onboarding

Ihr Onboarding-Prozess ist eine Chance, einige der typischen Probleme von Remote-Mitarbeitern zu lösen. Im Folgenden finden Sie 6 Punkte, die Sie bei der Gestaltung Ihres Remote Onboarding-Prozesses berücksichtigen sollten, damit Ihre Mitarbeiter erfolgreich arbeiten können und sich wie zu Hause fühlen, auch wenn sie Ihr Büro nie betreten haben.

1. Stellen Sie im Vorfeld einen klaren Plan auf

Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter sich wohlfühlen, indem Sie eine klare Checkliste für das Onboarding erstellen und weitergeben. Versenden Sie einen Reiseplan, der jeden Teil des Onboarding-Prozesses enthält, von Besprechungen über Schulungen bis hin zu den erforderlichen Unterlagen.

Laden Sie die erforderlichen Leitfäden und Richtlinien hoch, und fügen Sie in jedem Schritt des Prozesses Links zu geplanten Sitzungen und Online-Schulungen ein.

Wenn sie alle Informationen zur Hand haben, wissen die neuen Mitarbeiter, was sie erwartet, und sie wissen, dass Sie sich für ihren Erfolg einsetzen.

2. Technische Ausrüstung rechtzeitig bereitstellen und versenden

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter von ihrem ersten Arbeitstag alle benötigten Geräte zur Verfügung haben, damit sie sofort loslegen können. Versenden Sie Computer, Telefone und andere Geräte, die sie benötigen, so dass sie noch vor Beginn des Onboardings eintreffen.

Erleichtern Sie das Einloggen, indem Sie Software auf die Geräte herunterladen und installieren, bevor Sie sie versenden. Richten Sie, wenn möglich, alle Konten, auf die sie Zugriff benötigen, im Voraus ein und authentifizieren Sie sie.

Schließlich sollten Sie ihnen Ressourcen zur Verfügung stellen, damit sie schnell loslegen können. Erstellen Sie kurze Schulungsvideos oder planen Sie einen Videoanruf, um sie durch die Einrichtung ihrer Geräte und die Anmeldung zu führen.

3. Finden Sie Wege, um Beziehungen zum Team aufzubauen

Vermeiden Sie von Anfang an ein Gefühl der Isolation, indem Sie den neuen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich mit denjenigen auszutauschen, mit denen sie zusammenzuarbeiten werden. Beschränken Sie ihre Interaktionen nicht auf die Personalabteilung. Bringen Sie sie sofort mit ihren Führungskräften und Teamkollegen zusammen. Zum Beispiel:

• Begrüßen Sie sie persönlich

Schicken Sie dem neuen Mitarbeiter eine Willkommensnachricht oder rufen Sie ihn an. Diese Art von individueller Aufmerksamkeit lässt die Mitarbeiter wissen, dass sie gesehen und geschätzt werden. Außerdem werden sie sich dadurch wohler fühlen, wenn sie sich bei Bedarf an die Führung wenden wollen.

• Stellen Sie sie dem Team vor

Richten Sie frühzeitig eine Videokonferenz mit dem gesamten Team ein, damit der Mitarbeiter alle Teamkollegen „von Angesicht zu Angesicht“ kennenlernt. So bekommt er ein Gefühl für die Dynamik des Teams. Sie können die Teammitglieder auch bitten, sich für persönliche „Kaffeepausen“ mit Ihrem neuen Mitarbeiter anzumelden, um sich vorzustellen und Fragen zu beantworten. Wenn sie in der Lage sind, den Menschen, mit denen sie täglich zu tun haben, Gesichter und Persönlichkeiten zuzuordnen, wird es für sie leichter sein, zusammenzuarbeiten.

• Stellen Sie einen Mentor zur Verfügung

Weisen Sie jemanden aus dem Team zu, der sich in den ersten ein bis zwei Wochen regelmäßig (täglich oder jeden zweiten Tag) mit dem neuen Mitarbeiter trifft. Auf diese Weise haben sie jemanden, an den sie sich wenden können, um Rat und Hilfe zu erhalten, der nicht zum Management gehört. Außerdem entsteht so schon früh eine Bindung innerhalb des Teams.

4. Sorgen Sie für eine unkomplizierte und ansprechende Schulung

Onboarding-Schulungen können sehr anstrengend sein, wenn man stundelang allein vor einem Bildschirm sitzt. Gestalten Sie die Schulung ansprechend und interaktiv, damit sie nicht zu anstrengend wird. Nutzen Sie Best Practices, um die Aufmerksamkeit der Lernenden aufrechtzuerhalten und sie mit den Inhalten und dem Unternehmen zu verbinden. Dazu gehören:

• Die Verwendung der richtigen Software

Die Verwendung eines LMS für das Onboarding macht es einfach, die Schulungen zu automatisieren. Außerdem hilft es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, deren Fortschritte zu verfolgen, und stellt sicher, dass sie eine gleichbleibend effektive Schulungserfahrung machen.

• Integration verschiedener Medien

Menschen lernen auf unterschiedliche Weise, also wechseln Sie die Medien, damit es interessant bleibt. Ersetzen Sie zum Beispiel große Textblöcke durch hochwertige Videos und Grafiken.

• Einbindung interaktiver Elemente

Bringen Sie die Teilnehmer dazu, sich direkt mit ihrer Schulung zu beschäftigen. Lockern Sie das Lernen auf, indem Sie z. B. Multiple-Choice-Tests und Umfragen anbieten, die eine durchdachte Antwort erfordern.

• Gespräche ermöglichen

Fördern Sie die soziale Interaktion, indem Sie gelegentlich eine Diskussion oder Gruppenübung einbauen. Wenn Sie eine Gruppe von Personen gleichzeitig einschulen, nutzen Sie Gruppenräume, um ihnen die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig kennem zu lernen.

5. Klare Kommunikationswege einrichten

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich bei Fragen oder Problemen während des Onboardings oder in den ersten Wochen ihrer Tätigkeit an sie zu wenden.

Dies kann formelle Kommunikation beinalten, wie z. B. regelmäßig geplante persönliche Treffen mit den Führungskräften. Sie sollten auch direkte Telefonnummern und E-Mail-Adressen für IT- oder HR-Hilfe zur Verfügung stellen (achten Sie darauf, dass immer jemand verfügbar ist, der diese Anfragen schnell beantworten kann).

Sie können auch informelle Kanäle einrichten, um die Mitarbeiter regelmäßiger mit dem Unternehmen in Verbindung zu halten. Richten Sie zum Beispiel Slack- oder Social-Media-Gruppen ein, in denen sie sich mit ihren Teammitgliedern austauschen können, um Hilfe zu erhalten oder Erklärungen zu ihrer Arbeit zu erhalten.

6. Bitten Sie um Feedback

Bemühen Sie sich kontinuierlich um die Verbesserung Ihres Onboarding-Prozesses, indem Sie Feedback von denjenigen, die ihn durchlaufen haben. Befragen Sie die neuen Mitarbeiter zu ihren Erfahrungen, einschließlich der Frage, was hilfreich war, welche Ressourcen sie sich gewünscht hätten und welche Informationen sie danach noch benötigen.

Bitten Sie sie um eine ehrliche Antwort. Nutzen Sie dann das Feedback, um einen Prozess zu entwickeln, der dafür sorgt, dass die neuen Mitarbeiter von Anfang an begeistert und produktiv sind.

Machen Sie das Remote-Onboarding zu einer persönlichen und nachhaltigen Erfahrung

Das Onboarding ist die erste Erfahrung eines Mitarbeiters mit Ihrem Unternehmen, und Sie möchten, dass diese Erfahrung positiv verläuft. Gestalten Sie sie persönlich, indem Sie Teammitglieder einbeziehen und alle Hindernisse vorwegnehmen, auf die ein neuer Mitarbeiter stoßen könnte.

Gestalten Sie den Prozess durch Automatisierung der einzelnen Schritte (z. B. Unterzeichnung von Unterlagen und Anmeldungen zu Schulungen) so reibungslos wie möglich, um den Ablauf zu verbessern.

Wenn Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um sich auf den Einzelnen und seine Bedürfnisse zu konzentrieren, können Sie einen reibungslosen und nachhaltigen Prozess anbieten, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.

Zusammenfassung

Ich hoffe, dass dieser Artikel ihnen dabei helfen wird, ihren neuen Remote-Mitarbeitern ein gutes Onboarding-Erlebnis zu bieten.

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